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Alles zum Thema Dokumente digitalisieren
Sie möchten Ihre Dokumente digitalisieren lassen und suchen dafür den richtigen Anbieter? Mit Gryps erhalten Sie kostenlos und unverbindlich Offerten. Füllen Sie dazu einfach unseren Fragebogen aus.
Hier erfahren Sie zudem mehr darüber, wie Sie Ihre physischen Dokumente digitalisieren und in ein DMS integrieren können.
Wie werden physische Dokumente ins DMS integriert?
Während digitale Dokumente bereits während der Erstellung bzw. der Verarbeitung vom Dokumentenmanagementsystem erkannt und erfasst werden, müssen physische Dokumente – also Akten, Pläne, Fotokopien und andere Ausdrucke – zuerst digitalisiert werden.
Wenn Sie ganz neu mit DMS anfangen: Lassen Sie zuerst Ihr DMS konfigurieren, bevor Sie daran gehen, Ihr ganzes Archiv zu digitalisieren. So werden die digitalisierten Dokumente von Anfang an am richtigen Ort abgelegt.
Wie lassen sich physische Dokumente digitalisieren?
Physische Dokumente können Sie über einen Scanner ins Dokumentenmanagementsystem einlesen, beispielsweise in Form von Adobe PDF. Wenn die entsprechende Software vorhanden ist, wird das Dokument dabei gleich klassifiziert und für die Volltextsuche indexiert. Je nach Schnittstelle läuft dabei die Erfassung im DMS automatisch oder muss manuell gemacht werden.
Profi-Scanner im eigenen Betrieb
Ist die Papierflut in Ihrem KMU mit dem gewöhnlichen Scanner nicht mehr zu bewältigen, lohnt sich die Investition in einen professionellen Scanner. Einige Systeme sind in der Lage, mehrseitige Dokumente zu erkennen und automatisch zusammenzuführen. So wird die Dokumentendigitalisierung stark vereinfacht und läuft effizienter ab. Die Anbindung ans DMS erfolgt in der Regel automatisch.
Scanning-Services
Bei kleineren Volumen lohnt sich die Anschaffung eines Scanners mitunter nicht. Verschiedene Anbieter führen daher einen Scanning-Service: Dokumente werden bequem für Sie eingescannt und ins DMS übertragen. So entfallen bei der DMS-Digitalisierung die Kosten für die Anschaffung eines Profi-Scanners und für die Wartung des Geräts. Sinnvoll ist dies vor allem bei Dokumenten, die nicht dringend rasch ins DMS erfasst werden müssen. Denn der «Umweg» über einen externen Scanning-Service nimmt meist etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Firmenverzeichnis
Hier gehts zum Anbieterverzeichnis mit mehr als 4'900 Einträgen.
Fakten und Zahlen zu Gryps
- 50'000 KMU-Kunden
- 4'900 geprüfte Anbieter aus der Schweiz
- 110 Produkte und Dienstleistungen
- 14 Jahre Markterfahrung
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Sandro Weber
Leiter Kundenberatung