Dokumente digitalisieren

Dokumente digitalisieren via DMS

Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) kategorisiert alle erfassten Dokumente und ermöglicht die einfache Verwaltung dieser Dokumente. Nicht nur die elektronische Dokumentenerfassung wird so vereinfacht, beziehungsweise erst ermöglicht. Auch die Erfassung von physischen Dokumenten kann mithilfe des passenden Systems inkl. Scanner effizient durchgeführt werden. DMS Erfassung und Dokumentenverwaltung sind Aufgaben, die kumuliert viel Zeit kosten können. Daher ist es wichtig, dass Sie eine massgeschneiderte Lösung für den effizienten Umgang mit Dokumenten erhalten. Die DMS Lösung wird vom Dienstleister auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt.
 

Digitalisierung DMS – Physische Dokumente digitalisieren

Über einen Scanner können Sie physische Dokumente in das DMS zur Dokumentendigitalisierung einlesen. Wenn die entsprechende Software vorhanden ist, wird dabei auch gleich das Dokument klassifiziert und für die Volltextsuche indexiert.
Ist die Papierflut in Ihrem KMU mit dem gewöhnlichen Scanner nicht mehr zu bewältigen, lohnt sich die Investition in ein spezialisiertes Gerät. Einige Systeme sind in der Lage, mehrseitige Dokumente zu erkennen und automatisch zusammenzuführen. So wird die Dokumentendigitalisierung stark vereinfacht und effizienter gestaltet.
Gewisse Anbieter bieten auch einen Scanning Service an: Dokumente werden bequem für Sie eingescannt und ins DMS übertragen. Bei kleineren Volumen und nicht dringend zu erfassenden physischen Dokumenten kann sich ein Scanning Service durchaus lohnen. So entfallen bei der DMS Digitalisierung die Kosten für einen Profi-Scanner und für die Wartung des Geräts.
 

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Dokumentendigitalisierung von elektronischen Dokumenten

Das Einlesen von Mails und anderen elektronischen Dokumenten erfolgt sowohl manuell als auch automatisch.
Mailings, z.B. mit gewissen Betreffzeilen oder Absendern, können dank einer Schnittstelle direkt ins Dokumentenmanagementsystem eingelesen und verwaltet werden. Das vereinfacht die Dokumentenerfassung und Dokumentenverwaltung. Bei DMS Lösungen gibt es sehr viele individuelle Aspekte, die Ihr Anbieter berücksichtigen sollte. Sprechen Sie mit Ihrem Anbieter über Ihre Anforderungen, denn meist findet sich eine einfachere und kostengünstigere Lösung als angenommen.

Erstellen elektronischer Dokumente – Erfassung DMS

Viele häufig verwendeten Dokumenttypen werden ganz einfach innerhalb der DMS Software erstellt. Dadurch können Sie das Dokument mit anderen Nutzern teilen und den Bearbeitungsverlauf des Dokuments speichern. Ausserdem lässt sich das Dokument gleich katalogisieren. Man kann das Dokument zusätzlich mit verknüpften Usern teilen und dessen Änderungsvorschläge entgegen nehmen. Mit einer massgeschneiderten Versionierung gehen Sie zudem sicher, dass frühere Versionen Ihren Anforderungen entsprechend erhalten bleiben.

Beispiele von Offertenanfragen – Dokumente digitalisieren

Consulting

Eine GmbH im Consultingbereich sucht ein einfaches Dokumentenmanagementsystem für die Dokumenten Erfassung / Verwaltung. Bisher sind die Dokumente im Filemanager abgelegt und sollen nun auf dem NAS mit einem DMS organisiert werden. Man benötigt nur eine Adminlizenz. Als zusätzliche Funktionen benötigt man die Volltextsuche und eine Nachverfolgung.

Liegenschaftsverwaltung

Eine Liegenschaftsverwaltung möchte eine DMS Lösung evaluieren. Bisher wurde alles mit Papier verwaltet und archiviert. Als Immobiliensoftware setzt man Rimo ein und eine Schnittstelle wäre wünschenswert. 10 Mitarbeiter benötigten Zugriff auf die DMS Software. Zu folgenden Funktionen wünscht man eine Beratung: 

• Archivierung
• Volltextsuche
• Nachverfolgung
• Automatisierter Workflow

Es wird auch darüber nachgedacht, einen Scanning Service zu beziehen.