Digitalisierung von Dokumenten

Alles zum Thema Dokumente digitalisieren

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Hier erfahren Sie zudem mehr darüber, wie Sie Ihre physischen Dokumente digitalisieren und in ein DMS integrieren können.

Wie werden physische Dokumente ins DMS integriert?

Während digitale Dokumente bereits während der Erstellung bzw. der Verarbeitung vom Dokumenten­management­system erkannt und erfasst werden, müssen physische Dokumente – also Akten, Pläne, Fotokopien und andere Ausdrucke – zuerst digitalisiert werden.

Wie lassen sich physische Dokumente digitalisieren?

Physische Dokumente können Sie über einen Scanner ins Dokumenten­management­system einlesen, beispielsweise in Form von Adobe PDF. Wenn die entsprechende Software vorhanden ist, wird das Dokument dabei gleich klassifiziert und für die Volltextsuche indexiert. Je nach Schnittstelle läuft dabei die Erfassung im DMS automatisch oder muss manuell gemacht werden.

Profi-Scanner im eigenen Betrieb

Ist die Papierflut in Ihrem KMU mit dem gewöhnlichen Scanner nicht mehr zu bewältigen, lohnt sich die Investition in einen professionellen Scanner. Einige Systeme sind in der Lage, mehrseitige Dokumente zu erkennen und automatisch zusammenzuführen. So wird die Dokumentendigitalisierung stark vereinfacht und läuft effizienter ab. Die Anbindung ans DMS erfolgt in der Regel automatisch.

Scanning-Services

Bei kleineren Volumen lohnt sich die Anschaffung eines Scanners mitunter nicht. Verschiedene Anbieter führen daher einen Scanning-Service: Dokumente werden bequem für Sie eingescannt und ins DMS übertragen. So entfallen bei der DMS-Digitalisierung die Kosten für die Anschaffung eines Profi-Scanners und für die Wartung des Geräts. Sinnvoll ist dies vor allem bei Dokumenten, die nicht dringend rasch ins DMS erfasst werden müssen. Denn der «Umweg» über einen externen Scanning-Service nimmt meist etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.