Dokumente digitalisieren

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Dokumentendigitalisierung – DMS Auswahlhilfe

Die Dokumentenerfassung ist der erste Schritt zur Dokumentendigitalisierung. Das Einlesen von Dokumenten in ein DMS kann über verschiedene Erfassungsarten erfolgen. Je nach Form des ursprünglichen Dokuments, kommt eine der folgenden Methoden zum Einsatz:

  • Scannen von physischen Dokumenten
  • Einlesen von E-Mails und anderen Dokumenten
  • Erstellen von Dokumenten direkt im DMS

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So funktioniert Gryps

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Dokumente digitalisieren via DMS

Über einen Scanner, können physische Dokumente in das DMS zur Dokumentendigitalisierung eingelesen werden. Wenn die entsprechende Software vorhanden ist, wird dabei auch gleich das Dokument klassifiziert und für die Volltextsuche indexiert.

Sollte die Papierflut mit dem gewöhnlichen Scanner nicht mehr zu bewältigen sein, lohnt sich die Investition in ein spezialisiertes Gerät. Einige Systeme sind in der Lage, mehrseitige Dokumente zu erkennen und automatisch zusammenzuführen.
Gewisse Anbieter bieten auch einen Scanning Service an: Dokumente werden bequem für Sie eingescannt und ins DMS übertragen.

Mehr zur IT-Kompetenz von GRYPS

Digitalisieren und Einlesen von elektronischen Dokumenten

Das Einlesen von Mails und anderen elektronischen Dokumenten kann sowohl manuell als auch automatisch erfolgen.
Mail mit gewissen Betreffzeilen oder Absendern, können dank einer Schnittstelle direkt ins Dokumentenmanagementsystem eingelesen und verwaltet werden. So wird die Dokumentenverwaltung vereinfacht.
 

Erstellen elektronischer Dokumente

Viele häufig verwendeten Dokumenttypen werden ganz einfach innerhalb des DMS erstellt. Dadurch können Sie das Dokument mit anderen Nutzern teilen und den Bearbeitungverlauf des Dokuments speichern. Ausserdem lässt sich das Dokument gleich katalogisieren. Man kann das Dokument zusätzlich mit verknüpften Usern teilen und dessen Änderungsvorschläge entgegen nehmen.

DMS System Offertenanfragenbeispiele

Branche / Unternehmen Anforderungen an das DMS System
Consulting

Eine GmbH im Consultingbereich sucht ein einfaches Dokumentenmanagementsystem. Bisher sind die Dokumente im Filemanager abgelegt und sollen nun auf dem NAS mit einem DMS organisiert werden. Man benötigt nur eine Adminlizenz. Als zusätzliche Funktionen benötigt man die Volltextsuche und eine Nachverfolgung.

Liegenschaftsverwaltung

Eine Liegenschaftsverwaltung möchte eine DMS Lösung evaluieren. Bisher wurde alles mit Papier verwaltet und archiviert. Als Immobiliensoftware setzt man Rimo ein und eine Schnittstelle wäre wünschenswert. 10 Mitarbeiter benötigten Zugriff auf die DMS Software. Zu folgenden Funktionen wünscht man eine Beratung: 

  • Archivierung
  • Volltextsuche
  • Nachverfolgung
  • Automatisierter Workflow

Es wird auch darüber nachgedacht, einen Scanning Service zu beziehen. 

Medienberichte über Gryps:

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