Dokumentenarchivierung

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DMS Dokumentenmanagement

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Dokumentenarchivierung und Aufbewahrung

Ein DMS mit Dokumentenarchivierung unterstützt Sie dabei, der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Dokumenten nachzukommen. In physischer Form sind dabei nur die Jahresrechnung, Wertpapiere und Verträge zu archivieren. Für alle anderen Dokumente ist die digitale DMS Archivierung optimal. Ein digitales Archivierungssystem bietet gegenüber einer physischen Datenverwaltung diese Vorteile: 

  • Zurgriffssicherung und Manipulationsresistenz
  • Platzersparnis
  • Automatische Löschung
  • Suchfunktion

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Dokumente archivieren mit DMS – Funktionen

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann archivierte Daten an mehreren Orten, auch ausserhalb des Unternehmens, speichern. Wenn ein Datenträger beschädigt wird, existiert ein Backup von den verlorenen Daten. Auch Daten, die auf Papier gelagert werden, können beschädigt werden, sei es durch Hochwasser oder Feuer. Mit einer Archivierung via DMS überleben Ihre Unterlagen selbst solche Katastrophen.

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DMS mit Zugriffssicherung und Schutz vor Manipulation 

Einige Archivdokumente müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt und alle Zugriffe müssen aufgezeichnet werden. Beide Aufgaben sind mit einer Dokumentenverwaltung kein Problem. Eine weitere Herausforderung liegt darin, zu verhindern, dass die archivierten Daten im Nachhinein manipuliert werden. Das kann über sogenannte WORM-Speicher (Write once read many/multiple) gewährleistet werden. Die WORM-Eigenschaft kann durch die physikalische Eigenschaft des Speichermediums oder aber durch eine entsprechende Software zustande kommen.


Archivierung DMS – Effizient Platz sparen 

Es ist nicht immer einfach, einen geeigneten Platz für ein Papierarchiv zu finden. Neben dem reinen Platzbedarf muss auch die maximale Bodenbelastung beachtet werden. Das ist besonders schmerzhaft, wenn Sie all diesen Platz nicht produktiv nutzen. Mit einem Archivierung DMS kann das physische Archiv auf ein Minimum reduziert werden.


Archivierung DMS mit automatischer Löschung

Ein Archivierung DMS kann so programmiert werden, dass gewisse Dokumente automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Physische Dokumente müssen mühsam aussortiert und entsorgt werden, das können Sie mit einem Archivierungssystem vereinfachen. Beachten Sie dabei, welche Dokumente wie lange gelagert werden und welche vor der Entsorgung unkenntlich gemacht werden müssen. Diese Probleme haben Sie mit einem Archivierungssystem via DMS nicht. 


DMS Suchfunktion

In vielen Fällen werden archivierte Dokumente nicht mehr angeschaut. Doch wenn Dokumente mal aus dem Archiv entnommen werden müssen, geht es oft um Rechtsstreitigkeiten. In diesen Fällen ist eine gute Suchfunktion ein grosser Vorteil. Mit einem Archivierung DMS können Sie die richtigen Dokumente schnell und vor allem vollständig aus dem Archiv holen. Das physische Archiv wird dadurch kleiner und übersichtlicher.


Beispiele Offertenanfragen für DMS

Medien, Kommunikation // 4 User

Die Personalabteilung eines Unternehmens aus der Medienbranche möchte DMS Software evaluieren, um dem Ziel des papierlosen Büros näher zu kommen. Es müssen alle Personaldossiers gescannt und digitalisiert werden. Das gesuchte DMS benötigt eine Volltextsuche und eine Schnittstelle zum ERP System Abacus.

Produktion // 3 User

Ein kleines KMU in der industriellen Produktion mit 10 Mitarbeitern benötigt ein DMS System. Das System soll als Know-how-Datenbank zum schnellen Wiederauffinden von Projekten, Problemstellungen und -lösungen dienen. Es sollen Textdokumente abgelegt und zum Teil durch Fotos dokumentiert werden. Die Dokumente sollen untereinander verknüpfbar und mit Volltext- und Keywordsuche auffindbar sein. 


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