DMS Kosten

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DMS Dokumentenmanagement

Kosten für Dokumentenmanagementsysteme / DMS

DMS Kosten berechnen sich nur zu einem Teil aus den Lizenzen. Ein nicht unerheblicher Teil entsteht indirekt bei der Planung, Implementierung und beim Support. Diese Punkte bestimmen den DMS Preis:

  • Lizenzkosten
  • Design und Planung
  • Setup und Anpassung des DMS Systems
  • Training der Mitarbeiter und anschliessende Digitalisierung des Archivs
  • Support und Betrieb

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DMS Preise Schweiz

Diese Preise für eine Dokumentenverwaltung (DMS ) variieren je nach Produkt und Software. Unsere Tabelle gibt eine Übersicht der ungefähren DMS Preise nach Lizenzart:

DMS Lizenz
DMS Kosten / User
On Premise DMS

ab ca. 4'000 CHF einmalig
+ 15 - 25% jährliche Wartungskosten

Cloud DMS ca. 50 - 500 CHF pro Monat
je nach Berechtigungen & Funktionen
DMS Beratung & Konfiguration 180 CHF - 220 CHF pro Stunde

Ein Dokumentenmanagementsystem kann entweder als Client/Server Sofware, die im Unternehmen selber installiert wird, oder aus der Cloud bezogen werden. Vor allem die Cloudversionen haben je nach Funktionen unterschiedliche Preise. Bei den On Premise Systemen kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware, Schulung sowie Updates und Support hinzu. Ausserdem können Scanning Services angeboten werden.
 

Kosten für ECM – Enterprise Content Management / IMS – Informations­management System

Die Kosten von ECM -Systemen unter Verwendung von Open Source Software können für kleinere Betriebe günstiger ausfallen. IMS -Systeme mit kleinem Funktionsumfang ohne Individualisierung können bereits ab 8'000 CHF eingerichtet werden. Nach oben ist keine Grenze gesetzt, da sich diese Systeme bis ins letzte Detail den Unternehmensprozessen anpassen lassen.


KMU Kostenvergleich für DMS

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein DMS rechnen müssen, befragte GRYPS DMS-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von zwei Beispielen nach ihren Preisen.


Dokumentenmanagementsystem (DMS) Kosten für GmbH mit 4 Usern

DMS Kosten

DMS Kosten: Ein cloudbasiertes DMS System für eine kleine GmbH kostet ab 650 CHF / Jahr und liegt im Schnitt bei ca. 1'500 CHF / Jahr.
Die Preise für ein Onsite-DMS mit einmaligen Lizenkosten beginnen bei ca. 2'200 CHF und betragen im Schnitt ca. 4'350 CHF.
Bei der Onsite-Variante können Wartungskosten von etwa 600 CHF / Jahr hinzukommen.



Preise für cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für AG mit 25 Usern

DMS Preise

Ein cloudbasiertes DMS System für eine AG mit 25 Usern kostet ab ca. 8'200 CHF / Jahr und liegt im Schnitt bei etwa 9'900 CHF / Jahr.
Der übliche Setup- und Konfigurationsaufwand dauert durchschnittlich 9 Tage lang.
Für eine individuelle Beratung oder Anpassungen berechnen die Anbieter zwischen 180-220 CHF / Stunde.



DMS Kostenfaktoren

Preise für Dokumentenmanagementsysteme können stark variieren. Die DMS Lizenzkosten kalkulieren sich anhand:

  • des Leistungsumfangs der DMS Software
  • der Schnittstellen zu weiterer Software wie ERP , CRM , CAD Programm
  • der Anzahl Nutzer mit Leserechten
  • der Anzahl Nutzer mit Schreibrechten

Die Anzahl an Nutzern mit Schreibberechtigung ist entscheidend, diese Lizenzen sind nämlich teurer als reine Leseberechtigungen. Überlegen Sie sich deshalb, wie viele Mitarbeiter tatsächlich Dokumente bearbeiten können müssen.

Mehr zur IT-Kompetenz von GRYPS


Lizenzarten für DMS Systeme

DMS können als On Premise Systeme oder als Cloud CMS bezogen werden:

On Premise DMS

  • einmalige Kosten für Installation
    + jährlich wiederkehrende Kosten für Updates und Support
  • Installation auf eigenem Server

Cloud DMS

  • monatliche Kosten, liquiditätsschonend
  • Installation in der Cloud (privat oder Business)
  • automatische Updates
  • oft modular aufbaubar
  • mobil nutzbar


DMS Kosten bei der Einführung

Wie viel Zeit und Kosten in die Einführung eines DMS Systems verwendet werden muss, hängt vor allem von der Grösse Ihres Unternehmens und der Komplexität des Systems ab. Für kleine Unternehmen und Startups bieten einige Anbieter schnellere Lösungen an, welche wenige Konfigurationen erfordern. Je komplexer jedoch die Geschäftsabläufe sind, die vom DMS abgedeckt werden sollen, desto mehr Zeit sollten Sie für die Einführung einplanen.

Auch die Mitarbeiterstrukturen spielen eine wichtige Rolle. Es braucht Zeit, um Mitarbeiter an die neuen Prozesse und Programme zu gewöhnen. Besteht Ihr Unternehmen schon einige Jahre, wird auch die Digitalisierung des Archivs einige Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen.

Trotzdem ist der Return on Investment für viele Dokumentenverwaltungssysteme bereits nach kurzer Zeit positiv. Eine erfolgreiche Einführung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, effizienter und besser zu arbeiten. Ausserdem sparen Sie Zeit, die Sie für die Verwaltung des physischen Archivs hätten aufwenden müssen.

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