DMS

DMS Bearbeitung

Ein DMS bietet eine Vielzahl von Funktionalitäten und Möglichkeiten um die Bearbeitung verschiedenster Dokumentenarten effizienter zu gestalten.

 

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Dokumentenverwaltung - Effizienz steigern

Eine Dokumentenverwaltung ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von Schriftstücken aller Art. Ganz besonders in den folgenden Bereichen können Effizienzsteigerungen erzielt werden:

  • Bearbeitung von Dokumenten
  • Benutzerverwaltung
  • Dokumentenworkflow
  • Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsvorgängen

 

 

Unabhängig , einfach und kostenlos.

So funktioniert Gryps

DMS Bearbeitung

Bearbeiten mehrere Perswonen dieselben Dokumente, kann es sein, dass es ohne DMS Probleme geben kann. Bei der zeitnahen synchronisierung des Dokumentes von mehreren Personen, kann es passieren, dass Änderungen eines Mitarbeites von einer Drittperson überschrieben werden. Ein DMS verhindert diese Fälle. Beim Bearbeiten eines Dokumentes, sperrt die Dokumentenverwaltung das Dokument für alle anderen Nutzer. Gewisse Dateitypen und DMS lassen es sogar zu, dass ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird. Die Änderungen werden dann in Echtzeit angepasst.

DMS für die Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung eines DMS ermöglicht es, festzulegen, wer in welcher Art auf ein Dokument zugreifen kann. Vertrauliche Dokumente werden nur den Leuten zugänglich gemacht, die diesen Zugang auch brauchen. Dies kann wichtig sein, um firmeninternes Know-How zu schützen und die Vertraulichkeit von Kundendaten zu wahren. So kann jedes DMS den Branchenanforderungen angepasst werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Ordner der Mitarbeiter übersichtlicher sind, wenn sie nur die für sie relevanten Dokumente sehen. Dadurch werden die richtigen Files schneller gefunden.

DMS für Dokumentenworkflow

Ein DMS ermöglicht es, gewisse Geschäftsprozesse zu automatisieren. Erstellte Rechnungen können automatisch im Postbüro gedruckt werden. Das Dokument wartet dann auf die automatische Bestätigung des Zahlungseinganges, um die Rechnung danach zu archivieren. Falls der Zahlungseingang nicht fristgerecht bestätig wird, wird automatisch der Mahnprozess eingeleitet.

Branche / Unternehmen Anforderungen
Baubranche

Ein Unternehmen aus der Baubranche möchte die Dokumentenablage sinnvoller organisieren. Bisher wurden die meisten Dokumente in physischer Form verwaltet. Weitere Dokumente gibt es in Abacus, einem Liegenschaftsverwaltungsprogramm und in einer Bausoftware.
Insgesamt 25 Mitarbeiter haben Zugriff auf jeweils unterschiedliche Dokumente. Dies muss durch ein Zugriffssystem geregelt werden.

Handel Ein Handelsunternehmen möchte das bestehende, schon ältere DMS ersetzen. Man plant, auf eine Cloudversion umzusteigen. Folgende Funktionen sind gefragt: 
  • Scannen von A4 Text-Dokumenten, Rechnungen, Fax und Mails
  • Kreditoren-Workflow 
  • Archivierung
  • Volltextsuche
  • E-Mail-Archivierungsfunktion mit Schnittstelle zu Outlook.