Schlechte Leistung, unerwünschtes Verhalten

Stufe 1 – rasch ein Mitarbeitergespräch führen

Suchen Sie das Gespräch mit einem Mitarbeiter, sobald Sie Leistungseinbrüche oder inakzeptables Verhalten feststellen. Halten Sie sich bei Ihrem Feedback an die Feedbackregeln. Fragen Sie, ob Ihr Mitarbeiter das Problem in letzter Zeit selber auch bemerkt hat. Ihr Ziel bei diesem Gespräch ist es, zu erfahren, woran es liegen könnte, dass die Leistungen oder das Verhalten dieses Mitarbeiters mangelhaft sind, und wie sich dieser Zustand verbessern lässt.

Besprechen Sie gemeinsam verbindliche Ziele. Wenn Sie das Problem als einigermassen dringlich einstufen, können Sie dem Mitarbeiter diese Ziele anschliessend per E-Mail bestätigen. So haben Sie eine erste Schriftlichkeit erstellt, ohne dass Sie zu viel Druck aufbauen mit einem offiziellen Dokument. Für die spätere Dokumentation eines Disziplinarfalls lässt sie sich aber als Beweismittel verwenden.

Ein erstes negatives Feedback zur Leistung eines Mitarbeiters geben Sie besser nicht im jährlichen Mitarbeitergespräch ab. Hat der Mitarbeiter das ganze Jahr keine negative Rückmeldung zu seiner Arbeit erhalten, ist es für ihn schwierig, im Jahresendgespräch Ihre Kritik anzunehmen. Denn kein Feedback während des Jahres bedeutet in der Regel, dass Sie mit der Leistung zufrieden sind. Geben Sie deshalb die Rückmeldung zu ungenügenden Leistungen oder fehlbarem Verhalten unmittelbar, nachdem Ihnen das Problem aufgefallen ist. Dann ist auch der konkrete Zusammenhang viel klarer.

Stufe 2 – Gesprächsnotiz verfassen und unterschreiben lassen

Verbessert sich auch nach dem Gespräch die ungenügende Leistung oder das unerwünschte Verhalten eines Mitarbeiters nicht? Kommt es erneut zu Situationen, in denen er sich unangemessen verhält? Dann führen Sie ein weiteres Gespräch mit ihm – diesmal mit einer Gesprächsnotiz, in der Sie Ihr Feedback schriftlich festhalten, Ihre Erwartungen formulieren und verbindliche Massnahmen für eine Verbesserung vereinbaren. Die Gesprächsnotiz (auch Aktennotiz genannt) wird noch während des Gesprächs von beiden Parteien unterschrieben und im Personaldossier des Mitarbeiters abgelegt. Der Mitarbeiter hat trotz Unterschrift das Recht, eine Stellungnahme zu verfassen und beizulegen.

Informieren Sie Ihren Mitarbeiter, dass die Notiz nun in seinem Dossier liegt, sagen Sie ihm aber auch, dass – wenn Sie eine Verbesserung beobachten – keine weiteren Konsequenzen folgen werden. Wenn der Mitarbeiter es wünscht, darf er eine schriftliche Stellungnahme zur Gesprächsnotiz aufsetzen und diese ebenfalls im Personaldossier ablegen lassen. Steht sowieso die jährliche Mitarbeiterbeurteilung an, können Sie die Verfehlungen und das Vereinbarte statt in einer Gesprächsnotiz auch in der Mitarbeiterbeurteilung festhalten.

Stufe 3 – Verweis erteilen, schriftlich festhalten und unterschreiben lassen

Die Situation hat sich trotz der ersten offiziellen Schriftlichkeit und des Festhaltens von Massnahmen nicht verbessert. Neue Verfehlungen haben stattgefunden, die Sie jeweils sofort mit dem Mitarbeiter besprochen haben. Dennoch stellt sich kein Lernprozess ein. Nun folgt ein weiteres formelles Gespräch mit einem schriftlichen Verweis. Darin drohen Sie dem Mitarbeiter für den Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Erwähnen Sie aber eine mögliche Kündigung noch nicht explizit – das würde einer Verwarnung gleichkommen. Auch hier kann – wenn es zeitlich passt – die schriftliche Mitarbeiterbeurteilung den Verweis ersetzen. Und sollte der Mitarbeiter sich weigern, den Verweis im Gespräch zu unterschreiben, gehen Sie gleich vor wie bei der Gesprächsnotiz.

Stufe 4 – schriftliche Verwarnung formulieren als letzte Warnung

Sie haben inzwischen mehrere Gespräche durchgeführt und schriftliche Rückmeldungen zur schlechten Leistung oder zum inakzeptablen Verhalten des Mitarbeiters abgegeben. Wie rasch Sie die Stufen 1 bis 3 (oder 1 und 2) aufeinanderfolgen lassen, hängt von den Umständen ab.

• Bei ungenügender Leistung empfiehlt sich, dem Mitarbeiter mehr Zeit zur Verbesserung zu gewähren: zum Beispiel drei bis vier Monate zwischen Gesprächsnotiz und Verwarnung, bei langjährigen und/oder älteren Mitarbeitenden allenfalls auch länger.
• Bei einem Fehlverhalten ist die Frist häufig kürzer: rund zwei bis drei Monate, bei langjährigen und/oder älteren Mitarbeitenden je nachdem länger.

Stellen Sie nach dieser Zeit immer noch keine Verbesserung fest, vereinbaren Sie ein weiteres Gespräch mit dem Mitarbeiter. Dabei formulieren Sie Ihre Erwartungen nochmals unmissverständlich, halten sie in Form einer schriftlichen Verwarnung fest und überreichen das Dokument dem Betroffenen zur Unterschrift. Dies ist die letzte Warnung für Ihren Mitarbeiter, bevor Sie ihm im Wiederholungsfall kündigen, je nach Schwere der Verfehlung auch fristlos.

Stufe 5 – Kündigung aussprechen und persönlich übergeben

Trotz aller Ihrer Bemühungen und fairer Chancen schafft es ein Mitarbeiter nicht, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Sie müssen sich von ihm trennen. Eine Vorlage für das Kündigungsschreiben bei einer Kündigung aus disziplinarischen Gründen finden Sie hier.

Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna