Lohnzahlung – was Sie wissen müssen

Löhne rechtzeitig bezahlen

Rings um die Lohnzahlung gibt es einige administrative Arbeiten zu erledigen – vor allem auch bei der Zusammenarbeit mit den Behörden. Wenn Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware verwenden, wird vieles automatisch generiert. Wenn nicht, erfahren Sie hier alles Nötige, um selber korrekte Lohnabrechnungen zu erstellen.

Den Lohn für Ihre Angestellten müssen Sie jeweils Ende des Monats bezahlen (Art. 323 Abs. 1 OR) – sonst geraten Sie in Zahlungsverzug. Üblich ist, den Lohn auf ein Bankkonto des oder der Angestellten zu überweisen, Sie können die Auszahlung aber auch bar oder mittels Check tätigen. Wann Sie Erfolgsvergütungen auszahlen, hängt von der Art der Vergütung und vom Geschäft ab.

Auszahlung Grundlohn

Üblicherweise wird der Grundlohn am 25. des Monats ausgezahlt – sofern dies ein Wochentag ist. Fällt der 25. auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag, überweisen Sie den Lohn am besten einen Tag davor, damit Sie auch dann die Gehaltszahlung auf Ende Monat nicht versäumen.

Die Auszahlung erfolgt in Schweizer Franken, auch wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, die ihren Wohnsitz im Ausland haben. Beachten Sie bei Mitarbeitenden ohne C-Bewilligung, dass Sie die Quellensteuer ebenfalls monatlich abrechnen, wenn das Steueramt nichts anderes vorgibt.

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Auszahlung von Überstunden

In vielen Unternehmen werden Überstunden durch Freizeit kompensiert. Wenn das nicht möglich ist, empfiehlt sich, Ende Jahr in Absprache mit dem Mitarbeiter über die aufgelaufenen Überstunden abzurechnen und sie (allenfalls auch teilweise) auszuzahlen. Achten Sie darauf, dass sich Überstunden nicht jahrelang anhäufen. Denn spätestens beim Austritt einer Mitarbeiterin wird die Zahlung fällig. Da kann unter Umständen ein grosser Betrag aufs Mal anfallen.

Wann werden Spesen fällig?

Wie in Ihrem Unternehmen Spesen abgerechnet und wann sie ausgezahlt werden, legen Sie am besten in einem Spesenreglement fest. Eine häufige Regelung: Spesen, für die die Belege bis zum 10. eines Monats eingereicht wurden, werden mit dem Lohn, also am 25. des Monats, vergütet. So haben Ihre Lohnverantwortlichen genügend Zeit, um alles zu erfassen.

Pauschalspesen werden monatlich mit dem Lohn ausgezahlt – allerdings nur zwölfmal, beim 13. Monatslohn gibt es keine Pauschalspesen.

Auszahlung von Provisionen und anderen Erfolgsvergütungen

Provisionen werden grundsätzlich Ende Monat ausgezahlt, je nach Geschäft kann die Fälligkeit aber schriftlich hinausgeschoben werden. Ein Anteil am Geschäftsergebnis wird ausgezahlt, wenn dieses feststeht, spätestens sechs Monate nach Ablauf des Geschäftsjahrs. Definieren Sie den Zeitpunkt und die Höhe der Auszahlung von Erfolgsvergütungen in Ihren Reglementen:

• Prämien und Provision: im Personalreglement oder Gesamtarbeitsvertrag
• Erfolgsbeteiligung: im Reglement für Erfolgsbeteiligung

Achtung: Zahlungsverzug

Sollten Sie den Lohn Ihrer Angestellten nicht bis Ende Monat ausgezahlt haben, kommen Sie in Lohnzahlungsverzug. Informieren Sie in einem solchen Fall Ihre Mitarbeitenden über den Grund für die ausbleibende Zahlung. Den geschuldeten Lohn müssen Sie dann innert weniger Tage begleichen – in der Regel innert fünf Tagen, nachdem Sie den Verzug bemerkt haben oder darauf hingewiesen wurden.

Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna