Arbeitszeiterfassung im KMU

So ist die Zeiterfassung in Ihrem Betrieb korrekt

Gute Mitarbeitende sind ein wichtiger Erfolgsfaktor – aber auch ein gewichtiger Posten im Firmenbudget. Da lohnt es sich, als Arbeitgeber oder Arbeit­geberin von Anfang an den Über­blick zu behalten und die Zeit­erfassung sauber zu organi­sieren.

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausen. Kleinere Betriebe behelfen sich dabei oft mit Excel-Listen. Je mehr Ange­stellte Ihr Betrieb aber hat, umso eher sollten Sie an eine elektro­nische Arbeitszeiterfassung denken.

Unterschiedliche Systeme für die Arbeitszeiterfassung

Vor allem im Gewerbe und in der Industrie läuft die Zeiterfassung häufig über einen Zeiterfassungsterminal am Eingang – bei Bedarf gekoppelt mit einer Zutrittskontrolle. In anderen Branchen wird die Arbeitszeit am Arbeitsplatz, zum Beispiel am eigenen PC, erfasst oder auch von unterwegs über eine App oder eine Web-Applikation. Hier die verschiedenen Möglichkeiten:

Zeiterfassung am Eingang

• mit Badge (RFID) oder Schlüsselanhänger
• Biometrische Zeiterfassung (zum Beispiel Fingerprint)

Bei diesen Varianten ist keine aktive Registrierung der Mitarbeitenden notwendig und sie erlauben eine minutengenaue Arbeitszeitabrechnung. Vor allem mit der biometrischen Zeiterfassung lassen sich Betrugsversuche eliminieren. 

Zeiterfassung online

Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit selbst entweder in einem Firmen-Excel-Sheet oder über eine entsprechende Software. Je nach Software lassen sich die Arbeitsstunden auch direkt einzelnen Projekten zuweisen – eine interessante Funktion vor allem für Dienstleistungsbetriebe.

Zeiterfassung von überall her

• Über eine App auf dem Smartphone (auch für die Zeiterfassung am Eingang)
• Über eine Web-Applikation unterwegs und am Arbeitsplatz

Diese Art der Zeiterfassung ist praktisch für die Arbeit im Homeoffice, für Geschäftsreisen und im Aussendienst. Je nach Funktionsumfang lassen sich Standorte und Wege der Mitarbeitenden erfassen.

Jetzt Anbieter für Zeiterfassungssysteme finden

Nutzen Sie ganz einfach den Bedarfs-Check und unsere Einkaufsexperten finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.

Arbeitsrechtliche Anforderungen an die Zeiterfassung

Die meisten Unternehmen in der Schweiz sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch zu erfassen oder sie von den Mitarbeitenden erfassen zu lassen. Erfasst werden müssen:

• Personaldaten der Arbeitnehmenden
• Art der Beschäftigung sowie der Ein- und Austritt
• Geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit – Überzeitarbeit muss klar ausgewiesen sein
• Wöchentliche Ruhe- oder Ersatzruhetage, wenn sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
• Pausen von einer halben Stunde und mehr
• Betriebliche Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition
• Gesetzlich geschuldete Lohn- und/oder Zeitzuschläge sowie Regelungen über den Zeitzuschlag