E-Commerce-Prozesse in ERP oder CRM integrieren – zukunftsorientiert verwalten und planen

Gastbeitrag von Thomas Weber, Geschäftsführer der om3 Marketing GmbH

Immer wieder treten in Online-Versandunternehmen Probleme in den Bereichen Logistik, Kundenanbindung und Versand auf. Solche Probleme sollten behoben werden, wenn man in einer Zeit mit hohem Konkurrenz­druck erfolgreich sein möchte.

ERP-Systeme sind eine gute Unter­stützung dabei, Daten zentral zu verwalten. So sparen Sie sich nicht nur Zeit mit der Fehlersuche oder mit dem Im- oder Exportieren von Daten, sondern vernetzen somit all ihre Verkaufs­kanäle miteinander, um eine höhere Effizienz zu erreichen. Denn durch die Integration von E-Commerce-Prozessen in das ERP-System kommunizieren die Shop-Software und die ERP-Software permanent miteinander. Dadurch können die Lieferfristen verkürzt werden und die Abwicklung der Retouren vereinfacht. Damit verschaffen Sie sich einen enormen Vorteil auf dem Markt und steigern ihre Beliebtheit bei den Kunden.


ERP und CRM

Hinter beiden Abkürzungen verbergen sich Bezeichnungen für Software, die Unternehmen dabei helfen soll, wirtschaftlicher und effizienter arbeiten zu können.


CRM – Customer Relationship Management

In der Regel handelt es sich hierbei um ein Tool beziehungsweise eine Software, die Unternehmen dazu verhelfen soll, Kundenbeziehungen zu verbessern. Deren Hauptaufgaben sind daher das Kontaktmanagement, die Verbesserung der Produktivität und das Vertriebsmanagement. Das CRM bildet also ein Interface zwischen Marketing, E-Commerce, Vertrieb und Kundenservice, um so die bestmöglichen Geschäfts­beziehungen zu erreichen und erhalten zu können.


ERP – Enterprise Ressource Planning

Bei diesem System, das mehrere Module zentral zusammenführt, geht es vordergründig um die Steuerung und Vorausplanung der Ressourcen, die für die gesamten Geschäfts­prozesse notwendig sind. So werden Bereiche wie Auftragsverwaltung, Lagerbestand, Vertriebsmanagement und Buchhaltung miteinander verknüpft, um die Prozesse so effizient und ressourcensparend wie möglich zu gestalten.

In beiden Bereichen gibt es Software, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann und auch muss. Denn es handelt sich hierbei schliesslich um eine individuelle Optimierung von Geschäfts­prozessen. Doch im Idealfall sind beide Systeme miteinander verknüpft. Andernfalls wird der Workflow in ihrem Unternehmen häufig unterbrochen und es geht wertvolle Zeit verloren. Wenn diese beiden Systeme miteinander verbunden sind, kann auf der einen Seite der Kundebetreuer auf mehr Informationen zum Kunden und seiner Bestellung zugreifen. Und auf der anderen Seite können die Mitarbeiter in der Produktion und im Management auf mehr Informationen zu den Anforderungen und den Wünschen der Kunden zugreifen. Es handelt sich hierbei um eine sinnvolle Gesamtlösung. Einige Software-Hersteller bieten in ihren ERP-Systemen auch eine integrierte CRM-Lösung an.


Welche Vorteile bietet eine Webshop-Integration in ERP?

Der naheliegendste Vorteil ist der, der Zentralität der Datenhaltung- und Verwaltung für all ihre Webshop-Aktivitäten und andere Verkaufskanäle. Alle Daten werden zudem zu jeder Zeit synchronisiert und auf dem gesamten System aktualisiert. Die Automatisierung aller Prozesse sorgt für eine höhere Effizienz. Gleichzeitig verringert das System auch die Fehlerquote. Denn die Daten müssen nicht mehrfach manuell übertragen werden, sondern sind zentral gespeichert und können von überall abgerufen werden. Das System verringert ausserdem die Lieferfristen und sorgt im Falle von Retouren für eine schnellere und einfache Abwicklung. Denn Kundenzufriedenheit führt zu grösserem Erfolg. Und Kunden sind meist zufrieden, wenn sie ihre Ware schnell erhalten und im Zweifelsfall auch problemlos zurücksenden können. Auch für ihre Mitarbeiter lohnt sich die Umstellung auf eine ERP-Lösung. Denn durch die Automatisierung der Prozesse werden zum einen Fehler vermieden und zum anderen Arbeitskraft gespart.


Wann lohnt sich eine Webshop-Integration in das bereits vorhandenen ERP-System?

Jeder Prozess in ihrem Webshop, der über IT gesteuert und ausgeführt wird, trägt dazu bei, dass ihr System sensibler bei Veränderungen wird. Das bedeutet, dass jeder Ausfall Sie Umsatz kostet. Um das zu vermeiden, empfiehlt es sich bereits von Anfang an mit einem Gesamtsystem zu arbeiten. Planen Sie das Wachstum ihres Unternehmens direkt von vornherein mit ein! Anstatt zu warten, bis sich Probleme ergeben, die Sie irgendwann einbüssen müssen.


Welche Herausforderungen kommen auf ein Unternehmen bei der Umstellung zu?

Sie sollten wissen, dass eine Verknüpfung der beiden Systeme auch einen enormen Aufwand bedeuten. Vor allem müssen Sie viel Zeit dafür investieren. Denn für die Konfiguration der Software, das Einpflegen der Kundendaten und die Anpassung der Formulare wird nicht nur Know-how gefordert, sondern auch die Bereitschaft viel Zeit zu investieren. Doch keine Angst, denn die Anbieter der Software helfen Ihnen bei einem reibungslosen Übergang. Dazu gehört im Zweifelsfall auch die fachbasierte Schulung ihrer Mitarbeiter. Die Prozessintegration des Online-Shops in das ERP-System ist zwar mit einigen Hürden und einem nicht geringen Aufwand verbunden, doch zahlt sich im Gesamtergebnis aus.


Wie plant man eine Webshop-Integration?

Als Erstes sollten Sie alle Prozesse ihres E-Commerce-Systems festhalten und eine Übersicht erstellen. Darin sollten alle Geschäftsprozesse enthalten sein, die in Verbindung mit ihrem Online-Shop stehen. Als Nächstes sollten Sie alle präzisen Daten, wie Bestellnummern, Zahlungsdaten und Artikelnummern auflisten. Das ist zwar alles sehr aufwendig, jedoch lohnt es sich. Denn wenn die Daten erst einmal in das System eingepflegt sind, müssen Sie sich dank automatisierter Prozesse um kaum was kümmern. Anschliessend sollten Sie die Prozesse ausfindig machen, die langsam und wenig effizient für ihr Unternehmen sind. Denn solche Prozesse kosten viel Zeit und Ressourcen, die Sie anderweitig effizienter einsetzen können. Zuletzt sollten Sie eine Rechnung aufstellen lassen, die Aufschluss darüber gibt, wie rentabel diese Investition sein wird. Danach vergleichen Sie die Kosten für die Automatisierung des E-Commerce ihres Webshops mit den derzeitigen Kosten für alle manuellen Prozesse. Wenn Sie sehen, dass die Kosten für die Integration ihres Webshops in das Warenwirtschaftssystem geringer sind, als die derzeitigen Arbeitskosten für manuelle Prozesse, dann können Sie sich an eine Agentur wenden, die Ihnen bei der Umstellung hilft. Falls Sie weitere Fragen haben, können Sie sich gerne per Kontaktformular bei uns melden.


Wie funktioniert eigentlich die Kommunikation zwischen Webshop und ERP?

Da nicht alle Systeme die gleiche Sprache sprechen, muss es eine Schnittstelle zwischen den Systemen geben, die die Daten in eine verständliche Form für ein anderes System umwandelt. Dazu dient eine sogenannte API (Application Programming Interface). Über diese Schnittstelle können Daten übertragen und übersetzt werden. In den meisten E-Commerce-Software-Lösungen ist ein solches Interface meist schon integriert. Ebenso in ERP-Systemen. Im Falle, dass keine Schnittstelle enthalten ist, kann dies auch über Drittsoftware geschehen. Wenn Sie nicht über die nötigen Kenntnisse im Bereich IT verfügen, dann empfiehlt sich, die ERP-Lösung. Da das API-Teil dieser Software ist, erhalten Sie hier in der Regel auch den nötigen und fachgerechten Support vom Anbieter der Software.

Thomas Weber

Thomas Weber,
Geschäftsführer

om3 Marketing GmbH
Baslerstrasse 30
8048 Zürich

+41 79 632 80 01
[email protected]
www.om3.ch

om3 ist eine eCommerce Firma. Sie erstellt Webshops und Webseiten. Die Webauftritte werden in die vorhandene Unternehmens­prozesse integriert. Zusätzlich unterstützt om3 ihre Kunden mit Online-Marketing.

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