Dienstag, 28. Juni 2022

Zeiterfassung: Die Qual der Systemwahl

Gemäss schweizerischem Arbeitsgesetz müssen Arbeitgebende dafür sorgen, dass die Arbeitszeiten ihrer Angestellten dokumentiert werden. Der Umfang der Zeiterfassung hängt massgeblich davon ab, wie stark die Mitarbeitenden die Arbeitszeit selbst bestimmen können: Wenn ein Mitarbeiter weniger als 25% seiner Arbeitsstunden selbst bestimmen kann, muss eine vollständige und systematische Arbeitszeiterfassung vorgenommen werden. Am besten geht das durch den Einsatz einer modernen Zeiterfassungssoftware. Wir zeigen Ihnen Ihre Auswahlmöglichkeiten.

Die Auswahl an Zeiterfassungssystemen reicht von einfachen Softwarelösungen über komplexere Systeme, die zusätzlich mit einer Zutrittskontrolle verbunden sind, bis hin zur ERP- oder Personalsoftware mit integrierter Zeiterfassungsfunktion. Die passende Lösung hängt von der Unternehmensgrösse, der Anzahl Mitarbeitenden, den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sowie den Anstellungsverhältnissen ab.

Cloudbasierte Erfassung für flexible Skalierbarkeit

Cloudbasierte Online Zeiterfassungssysteme sind beliebt und für das Arbeiten im Homeoffice ein Muss. Hier fallen Kosten und Zeitaufwände für die Installation, Betreuung sowie Wartung weg. Diese Lösung bietet auch Vorteile für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind und dadurch auf eine flexible und mobile Zeiterfassung angewiesen sind. Mittlerweile werden im App- oder Google Play Store auch unzählige Zeiterfassungs-Apps angeboten, die speziell für die Nutzung auf mobilen Endgeräten konzipiert sind. Mit einer App lässt sich beispielsweise bei Aussendienstmitarbeitenden über das GPS-Tracking eine genaue Streckenhistorie aufzeichnen.

Terminalbasierte Erfassung für maximale Kontrolle

Bei einer terminalbasierten Lösung ist eine Software mit einem oder mehreren Erfassungsterminals über LAN oder Wi-Fi verbunden. Die Arbeitszeiten können entweder über RFID (radio-frequency-identification)-Technologie in einem Ausweis oder Schlüsselanhänger, oder auch direkt per Fingerabdruck am jeweiligen Terminal erfasst werden. Oft ergibt sich dieses System in Verbindung mit einer Zutrittskontrolle und anderen Bereichen, in welchen die RFID Technologie schon im Einsatz ist. Der Trend geht in Richtung NFC (Near Field Communication)-Technologie. Diese ermöglicht es, die Zeit per Smartphone oder NFC-Tag sowohl im als auch ausserhalb des Unternehmensstandorts zu erfassen.

Für jedes Unternehmen die passenden Module

Neben der eigentlichen Zeiterfassung bieten die Hersteller verschiedene Pakete an, die in der Regel ausbaubar sind. Bei Firmen mit wenigen Mitarbeitenden reicht es oft aus, wenn nur die Arbeitszeit, Krankheit und Ferien erfasst werden. Bei Firmen im Wachstum oder grösseren Firmen können diese Zusatzfunktionen lohnenswert sein:

• Erfassung verschiedener Arbeitsmodelle (z. B. Verwaltung von Schicht- und Teilzeitarbeit)
• Projektzeiterfassung
• Telefonzeiterfassung
• Freigabe und Genehmigung  (Visierung der Arbeitszeiten sowie Anträge für Frei- oder Ferientage) 
• Personaleinsatzplanung (Einteilung und Zuordnung der Mitarbeitenden und Arbeiten) 
• Zutrittskontrolle 

Durch eine Kombination der Personaleinsatzfunktion mit Maschinen- sowie Betriebsdatenerfassungen können Ressourcen effizient eingesetzt und Prozesse optimiert werden. Für die optimale Skalierbarkeit des Systems sollten die Möglichkeiten, auch in Bezug auf die Lizenzmodelle, mit dem Anbieter abgeklärt werden.