Totgeglaubte leben länger – Die Auferstehung der Multifunktionsgeräte
Gastbeitrag von DigiUs AG
Papierloses Büro, Papier ist tot, Papier braucht niemand mehr… wurde schon zu Beginn des 20. Jahrhunderts verkündet. Und… natürlich, wir schauen alle in eine digitale Zukunft und trotzdem schätzen wir das Papier für Rechnungen, Unterlagen, Prospekte, Broschüren und Handouts. Es scheint fast so, als wollten wir nicht in jedem Fall auf Papier verzichten. Macht es uns doch an vielen Orten das Leben leichter.
Zu einer modernen Arbeitsweise gehören Multifunktionsgeräte dazu. Ohne Sie geht es «noch» nicht. Im Gegenteil. Es ist der Dreh- und Angelpunkt, wenn es darum geht, Dokumente durch und in den Unternehmensprozess zu integrieren.
Was erfahren Sie in diesem Artikel?
In diesem Artikel erfahren Sie:
- warum Multifunktionsgeräte einen günstigen Schritt in Richtung Digitalisierung sind;
- warum ein Multifunktionsgerät auch in Zukunft zentral bleibt;
- wie mit Multifunktionsgeräten Kosten gespart werden können;
- welche Beschaffungsvarianten es gibt.
Warum ist ein Multifunktionsgerät ein kostengünstiger Schritt in die Digitalisierung?
Bei der Frage der Digitalisierung stellt sich auch die Frage der Ökonomie. Denn papierbasierte Prozesse sind in der Regel einfach und günstig sowie für alle Mitarbeiter nachvollziehbar.
Multifunktionsgeräte haben in den letzten Jahren grosse Fortschritte bei der «user experience», der Anwendungsfreundlichkeit, gemacht. Dabei ist die «Einfachheit» ein zentrales Argument.
Moderne Geräte sind einer smartphone Oberfläche «nachempfunden». Die Bedienung erfolgt mittels App und ist kinderleicht. So können z.B. mit einem hochwertigen Multifunktionsgerät für wichtige Prozesse «one-touch» Lösungen für Scannen, Drucken, Kopieren etc. installiert werden. Dies geht rasch, ist einfach in der Anwendung und kostengünstig in der Anschaffung. Ein hochwertiges Multifunktionsgerät ist deshalb zentral für einen modernen Arbeitsplatz.
Warum ist ein Multifunktionsgerät weiterhin so zentral?
Das Multifunktionsgerät ist sowohl der Dreh- und Angelpunkt für eine digitale und / oder physische Archivierung. Ein Papierarchiv ist auf einen robusten, langlebigen Ausdruck angewiesen. Ein digitalisiertes Archiv ist auf hochwertige, durchsuchbare digitale (eingescannte) Dokumente ausgerichtet. Drucken und Scannen in hoher Qualität und vor allem verlässlich ist daher zentral.
Zudem ist das Multifunktionsgerät Anstoss zu digitalen Prozessen. Insbesondere in der Buchhaltung kann ein digitaler Kreditorenworkflow eine starke Entlastung bieten. Dokumente müssen deshalb in hoher Stückzahl störungsfrei gescannt werden können.
Wie können mit einem Multifunktionsgerät Kosten gespart werden?
Vordergründig steht der Preis. Günstige Lösungen sind vor allem günstig und haben ihren Preis beim Betrieb. Das Gerät fällt öfters aus, die Ersatzteile sind teuer, eine Serviceorganisation fehlt. Der Unternehmung bleibt dann oft nur noch die Probleme selbst zu beheben. Das kostet Nerven und raubt Zeit. Gleichzeitig steigt das Bedürfnis, die günstige Lösung wieder loszuwerden. Am Ende wirft man es weg. Nachhaltig und umweltfreundlich ist dies nicht.
Alternativen bieten Anbieter mit Servicedienstleistungen und langen Lebenszyklen. Beispielsweise verfügen Ricoh Geräte über ACT (Always Current Technology), womit die Firmware der sich verändernden IT Umgebung angepasst werden kann, ohne dass das Multifunktionsgerät ersetzt werden muss. Ebenfalls sind bei Händlern Serviceverträge bis zu 72 Monate erhältlich. Ein Gerät mit langer Lebensdauer und Servicevertrag ist über die Laufzeit nicht nur kostengünstiger, sondern auch deutlich umweltfreundlicher. Ganz nebenbei macht ein funktionierendes Gerät auch mehr Freude bei der täglichen Arbeit.
Welche Beschaffungsvarianten gibt es?
Traditionell und fast überall erhältlich sind Kaufverträge und Mietverträge mit Service. Wobei stets zu prüfen ist, was im Service inbegriffen ist.
Ein Servicepaket sollte mindestens den Toner, die Ersatzteile und den Technikereinsatz beinhalten. Dabei sollte das Service Level Agreement nicht «best effort» sein, sondern mit exakten Störungsbehebungszeiten, beispielsweise 16 h oder 1 Arbeitstag, vertraglich festgelegt sein.
Neuer und von immer mehr Unternehmungen gewünscht und eingesetzt sind PaaS (www.paas-now.ch) Lösungen. PaaS steht für Print as a Service. Kunden, die eine PaaS Lösung installieren, beschaffen sich eine reine Dienstleistung. Die Hauptvorteile von solchen Lösungen sind:
- die flexible Laufzeit. Es müssen keine langjährigen Serviceverträge eingegangen werden. Es kann z.B. jährlich gekündigt werden oder eine Kündigungsfrist entfällt vollständig.
- die tiefen Beschaffungskosten. Da es sich um eine Leistungsvereinbarung handelt, wird eine tiefe «Setup-fee» vereinbart. Der Rest der Kosten richtet sich nach dem Druck- und Scanvolumen.
- exakt kalkulierbare Kosten im Betrieb. So können z.B. eine Anzahl «Ausdrucke» im Voraus gekauft werden, wie bei www.paas-now.ch, oder das Printing kann direkt als Abo gelöst werden, wie bei www.printabo.ch.
Fazit
Multifunktionsgeräte haben sich von einem Druck- und Kopiersystem zur «Schnittstelle» zwischen der digitalen und physischen Welt «gemausert».
Multifunktionssysteme sind deshalb ein Teil der Digitalisierung und nicht das «Opfer der Digitalisierung». Für KMUs lohnt sich in der Regel ein robustes und verlässliches Multifunktionsgerät. Günstige Lösungen erfüllen dabei nicht immer die Ansprüche einer hochwertigen Unternehmung.
Modernes Printing fängt mit der Beschaffung an. Mit Print as a Service haben KMUs die Möglichkeit, den vollen Service ohne Laufzeitverpflichtung und voller Kostenkontrolle zu beschaffen.
DigiUs AG
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