Mitarbeitende anstellen: In diesen Fällen lohnt sich die Auslagerung von Payroll, Versicherungen & Co.
Als Gründerin oder Gründer werden Sie schnell mit der Einstellung von Mitarbeitenden konfrontiert. Wenn Sie sich selbst einen Lohn auszahlen, sind auch Sie Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer Ihres Unternehmens. Die Prozesse rund um alle Anmeldungen, Versicherungen und die Lohnbuchhaltung des Personals sind zeitaufwendig und damit kostspielig. Dieser Artikel behandelt die Punkte, die bei der Einstellung von Personal zu beachten sind, und zeigt die Vorteile einer Auslagerung dieser Prozesse auf.
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Erstellung des Arbeitsvertrages
Ein Arbeitsvertrag kann mündlich, schriftlich oder stillschweigend eingegangen werden. Um Unklarheiten zu vermeiden, wird die Schriftlichkeit empfohlen. Die Schriftform kann auch jederzeit von Ihren Arbeitnehmenden verlangt werden.
Mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrages verpflichten sich die Arbeitgebenden zur Zahlung eines Lohnes, zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen und zur Gewährleistung von bezahltem Urlaub. Die Arbeitnehmenden verpflichten sich, die vereinbarte Arbeit zu leisten. Ausserdem unterliegen die Arbeitnehmenden nach Abschluss des Vertrages einer Treue- und Sorgfaltspflicht. Der Arbeitsvertrag sollte mindestens die folgenden Punkte beinhalten:
- Name und Adresse von Arbeitgebenden und -nehmenden
- Aufgaben und Verantwortung der jeweiligen Stelle
- Beginn und Dauer des Vertrages
- Bruttolohn, monatliche Lohnabzüge, Zulagen, 13. Monatslohn
- Pensum, Arbeitszeit, Überstunden, Nachtarbeit
- Kündigungsfrist unter Einhaltung der Bestimmungen von OR Art. 335a ff.
- Ferien, Feiertage, Ruhetage, Bildungsurlaub
Zudem muss beachtet werden, ob das Unternehmen einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) untersteht. Ist dies der Fall, müssen die Bestimmungen des GAV eingehalten werden. Bei der Anstellung von Minderjährigen muss zudem zwingend eine (schriftliche) Einverständniserklärung der Eltern oder des gesetzlichen Vertreters vorgelegt werden können.
Anmeldung bei der Ausgleichskasse
In der Schweiz erwerbstätige Personen müssen Beiträge an die 1. Säule (AHV), die IV und die EO entrichten. Die Beitragspflicht beginnt ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag. Die Arbeitgebenden sind zuständig für die Anmeldung. Gibt man seine Erwerbstätigkeit auf, entfällt die Beitragspflicht. Die Beiträge an die AHV werden je zur Hälfte von den Arbeitnehmenden und den Arbeitgebenden bezahlt. Die von den Arbeitnehmenden zu bezahlende Hälfte wird direkt vom Lohn abgezogen und zusammen mit der Hälfte der Arbeitgebenden eingezahlt.
Neben den Beiträgen an die AHV, IV und EO müssen auch Beiträge an die Arbeitslosenversicherung (ALV) entrichtet werden. Auch diese Beiträge werden hälftig von den Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden bezahlt. Die Anmeldung der Mitarbeitenden für die Abrechnung von den AHV, IV und EO sowie ALV-Beiträgen erfolgt bei der zuständigen kantonalen Ausgleichskasse am Geschäftssitz des Unternehmens, oder, falls das Unternehmen Mitglied eines Berufsverbandes ist, der eine eigene Ausgleichskasse führt, die entsprechende Verbandsausgleichskasse.
Diese Kassen führen in der Regel auch eine Familienausgleichskasse. Ausnahmen bestehen für Arbeitnehmende, welche im betreffenden Kalenderjahr noch nicht 18 Jahre alt werden sowie für Altersrentnerinnen und Altersrentner.
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Obligatorische oder freiwillige Vorsorge und Versicherungen abschliessen
Arbeitgebende sind gegebenenfalls dazu verpflichtet, sich einer registrierten Vorsorgeeinrichtung anzuschliessen und ihre Arbeitnehmenden in jedem Fall gegen Unfall zu versichern. Der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung ist freiwillig, jedoch in den meisten Fällen empfehlenswert.
- Berufliche Vorsorge (BVG): Auf Löhne, die der AHV-Beitragspflicht unterstehen oder CHF 22’050.- pro Jahr übersteigen (2024), sind Beiträge an die 2. Säule der beruflichen Vorsorge zu leisten. Arbeitgebende haben sich einer registrierten Vorsorgeeinrichtung / Pensionskasse anzuschliessen. Bei Arbeitnehmenden, die im betreffenden Kalenderjahr 18 Jahre alt werden, besteht die Meldepflicht ab dem ersten Januar dieses Jahres. Für Arbeitnehmende im ordentlichen gesetzlichen Rentenalter besteht keine Meldepflicht. Die Höhe der Beiträge an die Pensionskasse hängt vom Lohn und Alter der Mitarbeitenden und dem Vorsorgeplan der Arbeitgebenden ab.
- Unfallversicherung (UVG): Alle in der Schweiz erwerbstätigen Personen sind über das arbeitgebende Unternehmen obligatorisch gegen Unfälle versichert. Mitarbeitende, die wöchentlich mehr als 8 Stunden für dasselbe Unternehmen arbeiten, sind nicht nur gegen Berufsunfälle (BU), sondern auch gegen Nichtberufsunfälle (NBU) versichert.
- Krankentaggeldversicherung (KTG): Die KTG-Versicherung für die Mitarbeitenden ist nicht obligatorisch. Eine KTG-Versicherung lohnt sich aber in den meisten Fällen für die Arbeitgebenden. Denn Arbeitgebende sind von Gesetzes wegen verpflichtet, den Lohn der Mitarbeitenden bei Krankheit für einen gewissen Zeitraum weiterzuzahlen. Ohne eine KTG-Versicherung tragen Arbeitgebende selbst das Risiko, den Lohn bezahlen zu müssen, ohne Arbeitsleistung zu erhalten.
- Unfallversicherung Zusatz (UVG-Z): Die obligatorische Unfallversicherung bietet in den meisten Fällen einen angemessenen Schutz. Eine freiwillige UVG-Z kann zusätzlichen Schutz bieten.
Melde- und Bewilligungspflichten nach Ausländerrecht
Die Ausübung einer unselbstständigen Erwerbstätigkeit durch ausländische Staatsangehörige in der Schweiz untersteht in zahlreichen Fällen ausländerrechtlichen Melde- oder Bewilligungspflichten. Für die Einhaltung der meisten Melde- und Bewilligungspflichten im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis sind die Arbeitgebenden verantwortlich. In bestimmten Fällen treffen jedoch auch die Arbeitnehmenden Melde- und Bewilligungspflichten.
- Ausländerrechtliche Melde- oder Bewilligungspflichten der Arbeitgebenden:
- Anstellung von Arbeitnehmenden der EU/EFTA für eine Arbeitsdauer von bis zu 90 Tagen pro Kalenderjahr (ununterbrochen oder tageweise): Meldepflicht.
- Anstellung von Arbeitnehmenden von Drittstaaten: Bewilligungspflicht.
- Ausländerrechtliche Melde- oder Bewilligungspflichten der Arbeitnehmenden:
- Die Ausübung einer unselbstständigen Erwerbstätigkeit durch Personen der EU/EFTA oder bei einem Arbeitgebenden mit Wohnsitz in der Schweiz für eine Arbeitsdauer von mehr als 90 Tagen pro Kalenderjahr (ununterbrochen oder tageweise) ist bewilligungspflichtig. Die Pflicht zur Einholung der Bewilligung trifft die Arbeitnehmenden.
Anmeldung der Quellensteuer
Die Quellensteuer wird im Gegensatz zur normalen Steuer nicht direkt von den Steuerpflichtigen bezahlt, sondern von den Arbeitgebenden. Sie wird vor Auszahlung des Lohnes vom Lohn abgezogen. Arbeitgebende stehen in der Pflicht, die Beschäftigung von quellensteuerpflichtigen Personen innert 8 Tagen ab Stellenantritt bei der zuständigen Steuerbehörde zu melden und die Quellensteuer gegenüber dieser abzurechnen.
Beantragung von Familienzulagen
Arbeitnehmende mit Kindern haben unter Umständen Anspruch auf Kinderzulagen. Die Kinderzulagen müssen vom Arbeitgebenden bei der zuständigen Familienausgleichskasse beantragt werden. In der Regel wird die Familienausgleichskasse von der AHV-Ausgleichskasse der Arbeitgebenden geführt.
Eine Registrierung, der Rest übernimmt quitt Business: Die Web-App regelt für Sie alles rund um den Arbeitsvertrag, die Anmeldungen, Versicherungen und Payroll Ihrer Mitarbeitenden. (Bild: quitt Business)
Lohnauszahlung
Die Arbeitgebenden haben den Arbeitnehmenden den Lohn zu entrichten, der verabredet, üblich oder durch einen Normalarbeitsvertrag (NAV) oder Gesamtarbeitsvertrag (GAV) geregelt ist. Nationale gesetzliche Mindestlöhne für Schweizer Bürger gibt es nach wie vor nicht. Auf kantonaler Ebene kennen die Kantone Neuenburg, Jura, Tessin, Genf und Basel-Stadt einen Mindestlohn. Zudem können sich solche aufgrund von Bestimmungen in einem NAV oder GAV ergeben.
In der Regel wird ein Zeitlohn verabredet, d.h., der Lohn wird nach der geleisteten Arbeitszeit bestimmt. Beim Wochen- oder Monatslohn werden in der Regel die Feier- und Ruhetage nicht berücksichtigt, d.h., der Lohn bleibt immer konstant, unabhängig davon, für welchen Monat er bezahlt wird. Sind nicht kürzere Fristen oder andere Termine verabredet oder üblich und ist durch NAV oder GAV nichts anderes bestimmt, so ist den Arbeitnehmenden der Lohn Ende jedes Monats auszurichten. Die Arbeitnehmenden sind also vorleistungspflichtig, haben aber Anspruch darauf, dass der vereinbarte Lohn spätestens am Monatsende in ihrem Besitz ist. Den Arbeitnehmenden ist eine schriftliche Abrechnung zu übergeben.
Zusammen mit dem Lohn sind den Arbeitnehmenden also monatlich eine vollständige und nachvollziehbare Lohnabrechnung (Bruttolohn, Abzüge, ausbezahlter Nettolohn) auszuhändigen. Es empfiehlt sich, auf der jeweiligen Lohnabrechnung auch das Ferien- und allenfalls das Überstundenguthaben aufzuführen. Lohnabzüge: Die Arbeitgebenden sind dafür verantwortlich, den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherungsbeiträge in Abzug zu bringen.
Abrechnung des Lohnes gegenüber der Ausgleichskasse
Bis zum 30. Januar des Folgejahres müssen die Löhne gegenüber der Ausgleichskasse abgerechnet werden, damit die Beiträge bestimmt werden können und die Einträge den individuellen Konten der einzelnen Arbeitnehmenden gutgeschrieben werden können. Die Arbeitgebenden erhalten hierzu von der Ausgleichskasse ein Abrechnungsformular.
Lohnt es sich, diese Prozesse auszulagern?
Einige der oben genannten Prozesse, wie die Anmeldung bei der Ausgleichskasse oder der Abschluss von Versicherungen, sind einmalig. Andere Aufgaben, wie die monatliche Berechnung und Auszahlung der Löhne, sind wiederkehrend. Mit oder ohne Vorkenntnisse sind die Prozesse rund um die Anstellung und Lohnbuchhaltung von Mitarbeitenden zeitintensiv und damit kostenintensiv. Anstatt sich das Wissen selbst anzueignen oder Mitarbeitende mit Fachwissen einzustellen, entscheiden sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer dafür, diese Aufgaben auszulagern.
- Vorteile von ausgelagerter Lohnbuchhaltung
- Weniger Personalkosten: Es muss kein Buchhalter eingestellt werden.
- Keine Softwarekosten: Die Lohnsoftware wird vom externen Dienstleister gestellt.
- Mehr Zeit für das Kerngeschäft: Das benötigte Wissen muss nicht selbst angeeignet werden.
- Garantiert korrekt: Unfallmeldungen, Familienzulagen, Quellensteuer gehören zum Alltag.
- Vorteile interner Lohnbuchhaltung mit Lohnsoftware
- Eigene Expertise: Die fachliche Expertise wird durch die eigenen Mitarbeitenden abgedeckt.
- Kontrolle: Direkte Kontrolle über alles rund um die Lohnabrechnung.
Pauschal ist keine Lösung besser als die andere, da die Entscheidung von individuellen Bedürfnissen und Voraussetzungen geprägt ist. Eine Gründerin oder ein Gründer mit Erfahrung in der Lohnbuchhaltung wird diese allenfalls mit einer Lohnsoftware selbst erledigen wollen, während andere Unternehmer und Unternehmerinnen aus Zeitmangel eine geeignete Lösung zur Auslagerung der Lohnbuchhaltung suchen werden.
Ein Kostenvergleich lohnt sich
Voraussetzung für eine effizient ausgelagerte Lohnadministration ist natürlich, dass die externe Lohnbuchhaltung zu einem fairen Preis angeboten wird. Genau wie bei der internen Lohnbuchhaltung zahlt man auch bei einem externen Dienstleister indirekt seine Zeit und Softwarekosten. Der Stundensatz eines Treuhänders beträgt im Mittel 120 bis 250 Franken pro Stunde, wobei die Lohnadministration oftmals auch zum Pauschalpreis angeboten wird. Welche Dienstleistungen die Pauschale im Detail beinhaltet – etwa Spezialfälle wie Quellensteuer und Familienzulagen oder Unterstützung bei Fragen – gilt es dabei unbedingt zu prüfen, da sonst unvorhergesehen zusätzliche Kosten auf einen zukommen können.
Mitarbeitende anstellen mit quitt Business
Zum Preis von CHF 19 pro Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin plus 0.1% Kommission pro gewählte Versicherung übernimmt quitt Business:
- Gesamte Lohnbuchhaltung:
- Anmeldung bei der Quellensteuer
- Beantragung der Familienzulagen
- Lohnauszahlung
- Abrechnung mit den Ausgleichskassen und Versicherungen
- Erstellung der Lohnabrechnung und des Lohnausweises
- Zusätzliche Dienstleistungen:
- Auswahl der Versicherungspartner
- Abschluss der nötigen Versicherungen
- Gesamte Abwicklung von Schadensfällen
- Individuell generierte Arbeitsverträge
- Individuell generierter Teamvertrag
- Individuell generiertes Spesenreglement
- Täglicher Support via Chat, Mail und Telefon
- Lohnjournal & Kostenübersicht
- Zugriff auf die Web-App durch Arbeitgebende und -nehmende
▶ Hier finden Sie Muster-Downloads für Arbeits- oder Teamverträge und Spesenreglement
▶ Hier gehts zum Lohnrechner von quitt Business
Mit quitt Business lancierte die ServiceHunter AG 2023 zudem den ersten intuitiven End-to-End Lohnbuchhalter für Startups und Neugründungen in der Schweiz und unterstützt damit erstmals Geschäftskunden in der Lohnadministration ihrer Mitarbeitenden. In den Büros in Zürich-Wiedikon, München und Jerewan sorgen rund 40 Mitarbeitende mit acht verschiedenen Nationalitäten dafür, dass Arbeitgebende und -nehmende quitt sind.
Autor: Andres Roost ([email protected], Head of Marketing & Sales Schweiz, ServiceHunter AG)
