IT Pflichtenheft & Lastenheft

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IT Pflichtenheft und Lastenheft

Im IT Pflichtenheft beschreibt der Auftragnehmer, wie er die Anforderungen des Aufftraggebers konkret zu lösen gedenkt. Im Vorfeld kann der Auftraggeber ein Lastenheft oder ein Request for Proposal (RfP) erstellen, in dem er seine Anforderungen spezifiziert. Ein IT Service Dienstleister kann Sie beim Erstellen eines Lastenheftes unterstützen. Diese Punkte sind in einem Lastenheft normalerweise beschrieben:

  • Aktueller IST-Zustand
  • Funktionale Anforderungen
  • Gewünschter SOLL-Zustand
  • Support und Service Anforderungen

Aus über 350 geprüften Schweizer IT Service Firmen finden wir für Sie einfach und schnell die passenden Anbieter. Dabei achten wir sowohl auf regionale wie auch auf fachspezifische Bedürfnisse

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Lastenheft und Pflichtenheft

Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft für Informatik Projekte werden in der Praxis sehr häufig verwechselt. Wichtig ist:

  • Das IT Lastenheft erstellt der Auftraggeber, es ist ein Anforderungskatalog
  • Das IT Pflichtenheft erstellt der Auftragnehmer, Umsetzungsbeschreibung oder Grobspezifikation

Je nach Umfang und Aufwand eines IT Projektes kann auch ein externer IT Berater zur Ausgestaltung eines Lastenheftes beigezogen werden. Der Berater definiert dann gemeinsam mit dem Kunden die genauen Aufgaben, die im IT Projekt konkret umgesetzt werden sollen. IT Projekte werden oft in einem zweistufigen Verfahren ausgeschrieben. In einem ersten Schritt sucht das Unternehmen einen Berater, der sie bei der Planung und Realisation des Projektes unterstützt und die genauen IT Anforderungen in einem RfP oder Lastenheft definiert. Ist der genaue Auftrag klar umschrieben, wird in einem zweiten Schritt ein Anbieter gesucht, der eine genaue Offerte über die spezifischen Punkte abgibt. In diesem Zusammenhang erstellt der Anbieter ein Pflichtenheft, das die Basis für die Preisgestaltung aufzeigt.

Mehr zur IT-Kompetenz von GRYPS

Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig in der Softwareentwicklung (z.B. CRM, ERP, App Entwicklung) im Outsourcing oder bei der Hardwarebeschaffung verwendet.


Lastenheft-Erstellung Checkliste

  • Analyse der Ausgangslage
  • Aufnahme des aktuellen IST Zustands
  • Auflistung der Techniken, welche sich bereits im Einsatz befinden
  • Ermittlung der Anforderungen (Netzwerk / Server, Software, gesamte Infrastruktur)
  • Skizzieren des angestrebten SOLL Zustands
  • Definition der Funktionen
  • Planung der Umsetzungsschritte
  • Aufstellung des Kostenplans

IT Markt Schweiz

Es gibt in der Schweiz verschiedenste Anbieter von IT Services, welche sich in Grösse, Fachgebiete und Know-how stark unterschieden. So kann beispielsweise als kleines KMU im industriellen Bereich eine kleine IT Firma ausreichen, welche sich gut auf persönlicher Ebene um IT Einrichtungen kümmert, jedoch nicht 24h-Support bietet. Eine Anwaltskanzlei oder Arztpraxis aber ist vielleicht eher auf Sicherheit angewiesen. Eine Sicherheitsfirma, welche Alarmanlagen vertreibt und Alarme verarbeitet, muss einen Fokus auf Übertragungssicherheit und Wartung legen. Andere Anbieter sind spezialisiert auf Bereiche wie Machine Learning. Machine Learning Software ist immer gefragter, da die Software sich aufgrund des Verhaltens der Nutzer an deren Bedürfnisse anpassen kann, oder zu diesem Zweck Nutzeraten sammeln und analysieren kann.

So vielfältig die Ansprüche sind, so divers sind auch die Anbieter von IT Services. Es lohnt sich daher, bei der Auswahl mit den Einkaufsexperten von GRYPS Offertenportal zusammenzuarbeiten, um einfach, schnell und kostenlos eine passende Vorauswahl von qualifzierten Anbietern für die Offertenstellung zu finden. Dazu einfach oben den Online-Fragebogen ausfüllen.


FAQ: Häufige Fragen zum Lasten- und Pflichtenheft

Wie hoch sind die Consulting-Stundsätze für die Erstellung eines Lastenhefts?
Dies hängt vom Umfang des Projekts ab. Kostenbenchmarks und Anhaltspunkte für Stundensätze finden Sie auf unserer Kostenseite.

Wieso braucht man ein Lastenheft für IT Projekte?
Mithilfe des Lastenhefts weiss der Anbieter genau, was von Ihm gefordert wird. So kann der Dienstleister Ihnen eine präzise Offerte anbieten und man kann Missverständnisse vermeiden.

Wieso werden Lastenhefte und Ausführung nicht beim gleichen Anbieter angefragt?
Ein Lastenheft ist eine Detailbeschreibung, das vom Auftraggeber an die ausführenden Dienstleister weitergegeben wird. Im Gegensatz dazu werden Pflichtenhefte vom ausführenden Dienstleister erstellt. Die Überlegung ist: Wenn der planende Anbieter auch die Ausführung übernimmt, dann kann er die Lösungen vorschlagen, die Ihm einen finanziellen Vorteil verschafft. Dabei geraten die Bedürfnisse des Kunden in den Hintergrund. IT Projekte werden meist ausgelagert, weil das unternehmensinterne Know-How nicht ausreicht. Daher kann ein beratender Spezialist die Anforderungen so definieren, dass ein anderer Anbieter keinen Spielraum bei der Interpretation der Vorlage hat. So werden langfristig Kosten gespart, da aufgrund der fundierten Planung weniger nachgebessert werden muss und allfällige Spezialfälle durch das Lastenheft abgedeckt werden.


Beispiele für Offertenanfragen für Lastenhefterstellung:

Lastenheft-Erstellung für Consultant einer Bank

Der Interessent ist Consultant und betreut eine mittelgrosse Bank (Region Mittelland, Nordwestschweiz, Zürich) in der Vorbereitung eines geplanten vollständigen IT Outsourcings.

Die Geschäftsleitung der Bank hat entschieden, dass im Laufe des nächsten Jahres die IT vollständig an einen externen Anbieter gegeben werden soll. Bislang hat man alles intern betrieben, ausser dem Netzwerk, dieses wird bereits extern betrieben.

Es wurden bereits 1-2 Grobofferten direkt von der Bank eingeholt, man zweifelt aber, ob diese Firmen tatsächlich in der Lage sind, das Projekt zu stemmen. Deswegen wurde nun entschieden, den Auswahlprozess professionell anzugehen. Es wird ein Lastenheft erstellt werden, das den ausgewählten Anbietern zur Offertenerstellung übergeben wird.

Die 3 von Gryps ausgewählten Anbieter können mit dem Consultant Kontakt aufnehmen und sollen im ersten Schritt ihre Referenzen und Kompetenzen in ähnlicher Grösse und Branche/branchennah darstellen, damit sie auf die Shortlist kommen. Dabei ist auch wichtig, dass sie mit den Finma-Regualtorien für die Finanzbranche vertraut sind. Wenn dies passt, dann wird der Name der Bank bekannt gegeben und das Lastenheft (wenn fertig) für die Offertenerstellung übergeben.

Weitere Angaben
- Man hat 2 gespiegelte Rechenzentren inhouse mit mehreren Hundert virtualisierten Servern (Windows & Linux)
- Die Rechenzentren können so bleiben und vom Anbieter übernommen werden, man schliesst auch
  einen Umzug in ein anderes RZ nicht aus, es besteht aber keine technische Notwendigkeit dazu
- Die Bankensoftware wird vom Softwareentwickler betreut
- Im 1st-Level Support sind heute 7 Personen full-time beschäftigt, 1st Level Support ist zu Bürozeiten,
  Systemverfügbarkeit und Server-Support ist 7x24
- Die IT unterliegt den Regulatorien der Finma
- Die Bank will in den nächsten Jahren deutlich wachsen

IT Partner für Finanzdienstleister

Der Finanzdienstleister arbeitet seit vielen Jahren mit der gleichen IT Firma zusammen. Man hat inzwischen aber das Gefühl, dass bei der IT Architektur und Infrastruktur und auch bei der eingesetzten Software (Eigenentwicklung) einige Baustellen vorhanden sind. Man sucht deshalb nun eine externe Firma, die die aktuelle Umgebung unter die Lupe nimmt und bei der Erstellung des Lastenhefts für die Modernisierung der IT-Infrastruktur und Software unterstützt. Es sollen auch Aspekte wie Outsourcing und Cloud Computing betrachtet werden. Im Anschluss soll das Projekt ausgeschrieben werden und ein Wechsel des IT und Betriebspartners evaluiert werden.


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