IT Pflichtenheft

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IT Pflichtenheft - Anforderungen

Ein IT Pflichtenheft oder ein Request for Proposal (RfP) dient als Basis für eine Offertenstellung und macht den Aufwand des Projekts abschätzbar. Ein IT Service Dienstleister kann Sie beim Erstellen eines IT Pflichtenhefts unterstützen. Folgende Anforderungen sind in einem Pflichtenheft normalerweise beschrieben:

  • Aktueller IST Zustand
  • Funktionale Anforderungen
  • Gewünschter SOLL-Zustand
  • Support und Service Anforderungen

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IT Pflichtenheft Übersicht und Checkliste

Je nach Umfang und Aufwand eines IT Projektes kann auch ein externer IT Berater zur Ausgestaltung eines Pflichtenheftes beigezogen werden. Der Berater definiert dann gemeinsam mit dem Kunden die genauen Aufgaben, die im IT Projekt konkret umgesetzt werden sollen.

IT Projekte werden oft in einem zweistufigen Verfahren ausgeschrieben. In einem ersten Schritt sucht das Unternehmen einen Berater, der sie bei der Planung und Realisation des Projektes unterstützt und die genauen IT Anforderungen in einem RfP definiert. Ist der genaue Auftrag klar umschrieben, wird in einem zweiten Schritt ein Anbieter gesucht, der eine genaue Offerte über die spezifischen Punkte abgibt.

Ein Pflichtenheft wird in der Softwareentwicklung (z.B. CRM, ERP oder App Entwicklung) oder bei der Hardwarebeschaffung verwendet.

Checkliste für die Erstellung eines IT Pflichtenhefts
  • Analyse der Ausgangslage
  • Aufnahme des aktuellen IST Zustands
  • Auflistung der Techniken, welche sich bereits im Einsatz befinden
  • Ermittlung der Anforderungen
  • Skizzieren des angestrebten SOLL Zustands
  • Definition der Funktionen
  • Planung der Umsetzungsschritte
  • Aufstellung des Kostenplans

IT Markt Schweiz

Es gibt in der Schweiz verschiedenste Anbieter von IT Services Anbietern, welche sich in Grösse, Fachgebiete und Know-how stark unterschieden. Als KMU hat man aufgrund der verschiedenen Branchen, der verschiedenen Grössen und der verschiedenen Sicherheitsanforderungen an die IT oder je nach Firmengrösse unterschiedlichste Präferenzen. So kann beispielsweise als kleine Firma im industriellen Bereich eine kleine IT-Firma ausreichen, welche sich gut auf persönlicher Ebene um IT Einrichtungen kümmert, jedoch nicht 24h-Support bietet. Eine Anwaltskanzlei oder Arztpraxis aber ist vielleicht eher auf Sicherheit angewiesen. Eine Sicherheitsfirma, welche Alarmanlagen vertreibt und Alarme verarbeitet,  muss wohl einen Fokus auf Übertragungssicherheit und Wartung legen. 

So vielfältig die Ansprüche sind, so divers sind auch die Anbieter von IT Services. Es lohnt sich also, sich intensiv mit den einzelnen Anbietern zu beschäftigen und genaue Service-Abmachungen zu treffen.

 

Beispiele für Offertenanfragen für Pflichtenhefterstellung:

Branche, Firmengrösse Anforderungen

Finanzdienstleister
Infrastruktur Modernisierung

Der Finanzdienstleister arbeitet seit vielen Jahren mit der gleichen IT Firma zusammen. Man hat inzwischen aber das Gefühl, dass bei der IT Architektur und Infrastruktur und auch bei der eingesetzten Software (Eigenentwicklung) einige Baustellen vorhanden sind. Man sucht deshalb nun eine externe Firma, die die aktuelle Umgebung unter die Lupe nimmt und bei der Erstellung des Pflichtenhefts für die Modernisierung der IT-Infrastruktur und Software unterstützt. Es sollen auch Aspekte wie Outsourcing und Cloud Computing betrachtet werden. Im Anschluss soll das Projekt ausgeschrieben werden und ein Wechsel des IT und Betriebspartners evaluiert werden.
Bundesamt
Informationsapp
Ein Bundesamt möchte eine Informationsapp im Gesundheitsbereich entwickeln lassen. Man sucht nun einen Dienstleister, der die Behörde bei der Erstellung des Pflichtenhefts unterstützt. Die Entwicklung der App soll anschliessend öffentlich ausgeschrieben werden. Für die Pflichtenhefterstellung hat man ein Budget von 10'000 CHF vorgesehen.

Medienberichte über Gryps:

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