Finanzen und Steuern

Steueroptimierung für Selbstständige

Steueroptimierung für Selbstständigerwerbende

Steueroptimierung – Möglichkeiten für Selbstständigerwerbende

Auch Selbstständigerwerbende sollten verschiedene Aspekte berücksichtigen, wenn sie die Steuerbelastung reduzieren wollen. Halten Sie sich dabei stets an die gesetzlichen Rahmenbedingungen.

Zwar muss die Geschäftsinhaberin in ihrer Steuererklärung das Privat- und das Geschäftseinkommen wie auch das Privat- und das Geschäftsvermögen zusammen deklarieren. Dennoch müssen die beiden Bereiche klar voneinander abgegrenzt werden.

Schöpfen Sie die legalen Steuereinsparmöglichkeiten voll aus. Am besten wenden Sie sich an eine Steuerexpertin oder einen Treuhänder, die sich auch im kantonalen Steuergesetz auskennen. Steuerhinterziehung lohnt sich nicht. Kommt Ihnen die Steuerbehörde auf die Schliche, hat das ein Nachsteuer- und Bussenverfahren zur Folge. Steuerbetrug kann sogar mit Gefängnis bestraft werden.

TippWissen Sie, dass die definitiven Steuern höher ausfallen werden als die Akontozahlungen – beispielsweise da Sie eine unerwartet grosse Umsatzsteigerung hatten –, empfiehlt es sich, schon im Voraus mehr zu zahlen, als auf der provisorischen Steuerrechnung steht, um so eine hohe Nachzahlung nach der definitiven Veranlagung zu vermeiden.

Standort – vergleichen Sie die Steuersätze

Einzelunternehmer und Personengesellschafterinnen versteuern im Standortkanton respektive in der Standortgemeinde der Firma das Geschäftseinkommen, das übrige Einkommen wird im Wohnsitzkanton respektive der Wohngemeinde besteuert. Für die Bestimmung des Steuersatzes ist in beiden Kantonen beziehungsweise Gemeinden das gesamte Einkommen massgebend. Besteuert wird jedoch nur der Anteil des jeweiligen Kantons respektive der jeweiligen Gemeinde.

Was ist wo zu versteuern?
GesellschaftsformUnternehmensstandortWohnort
EinzelunternehmenGeschäftsgewinn (inklusive Lohn) und GeschäftsvermögenRestliches Einkommen und Privatvermögen
Kollektiv- und KommanditgesellschaftGeschäftsgewinn (exklusive Lohnteil) und GeschäftsvermögenFür Gesellschafter: Lohnteil, übriges Einkommen, Privatvermögen
AG, GmbHUnternehmensgewinn und KapitalFür mitarbeitende Aktionäre und Inhaber: Lohn, Dividenden, Privatvermögen

Quelle: Norbert Winistörfer, Ich mache mich selbständig, Beobachter Edition, 16. Auflage 2020

Wie bei den juristischen Personen gilt: Vergleichen Sie die Steuersätze und lassen Sie diese als Kriterium bei der Wahl Ihres Wohn- und Unternehmensstandorts miteinfliessen. Berücksichtigen Sie auch das lokale Mietzinsniveau respektive die Preise für Wohneigentum und Geschäftsräumlichkeiten.

Wahl der Gesellschaftsform

Ob eine selbstständige Unternehmertätigkeit für Sie richtig ist oder ob Sie sich doch besser für eine AG oder GmbH entscheiden, hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem davon, wie viel Kapital Sie einbringen, wer haften soll oder wie unabhängig sie agieren wollen.

Führen Sie ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft, gestaltet sich die Nachfolgeregelung schwieriger als bei juristischen Personen wie einer AG oder einer GmbH. Was die Sozialversicherungen angeht, bezahlen Selbstständigerwerbende bei den AHV-Beiträgen sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil. Angestellt Erwerbstätige und ihre Arbeitgebenden dagegen teilen sich den AHV-Beitrag je hälftig. Für Selbstständigerwerbende ist es nicht obligatorisch, sich einer 2. Säule anzuschliessen. Tun sie es jedoch freiwillig, haben sie möglicherweise weniger Spielraum als Inhaber von juristischen Personen, die in ihrem eigenen Unternehmen angestellt sind.

Selbstständigerwerbende ohne BVG-Anschluss haben bei der Säule 3a die Möglichkeit, einen höheren Betrag einzuzahlen als Angestellte (dazu gehört auch die Geschäftsleitung einer Kapitalgesellschaft). Sie können jährlich 20 Prozent des Nettoerwerbseinkommens (maximal aber 34'416 Franken, Stand 2022) in diese Form der Altersvorsorge investieren.

Auch auf Ihre Steuersituation hat die Rechtsform einen Einfluss. Bei den Selbstständigerwerbenden, die steuerlich nicht als eigenes Steuersubjekt gelten, wird der Reingewinn über die persönliche Steuererklärung und mit dem Steuersatz für natürliche Personen besteuert. AGs und GmbHs werden demgegenüber separat besteuert.

Sind Sie Inhaberin einer AG oder GmbH, können Sie sich nach der Besteuerung des Unternehmens Teile des Gewinns als Dividende ausschütten. Als Selbstständigerwerbender oder Teilhaberin einer Personengesellschaft können Sie den Gewinn nur über den Lohn aus der Gesellschaft entnehmen. Mehr dazu lesen Sie unter «Lohn- und Dividendenstrategie».

TippDie Steuerbelastung lässt sich möglicherweise durch die Wahl einer anderen Gesellschaftsform reduzieren – zum Beispiel durch die Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine GmbH. Die Wahl der richtigen Gesellschaftsform kann enorme steuerliche Auswirkungen haben und auch die Unternehmensnachfolge beeinflussen. Lassen Sie sich dabei von einer Steuerexpertin oder einem Treuhänder begleiten.

Buchführungspflicht

Wenn Sie ein Einzelunternehmen respektive eine Kollektiv- oder Kommanditgesellschaft führen, sind Sie ab einem Jahresumsatz von 500'000 Franken verpflichtet, eine kaufmännische Buchhaltung zu führen. Damit besitzen Sie für Ihre Steuererklärung dieselben Unterlagen wie eine AG oder GmbH.

Liegt der Jahresumsatz Ihres Unternehmens dagegen unter 500'000 Franken, sind Sie lediglich zu einer vereinfachten Buchhaltung verpflichtet, die nur die Einnahmen, die Ausgaben und die Vermögenslage umfasst. Diese Buchhaltung müssen Sie jeweils der Steuererklärung des entsprechenden Jahres beilegen.

Die Dokumente der Buchführung, egal in welcher Form, müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren.

AchtungKommen Sie Ihrer Aufzeichnungs- oder Buchführungspflicht nicht nach, können Sie nach dem Ermessen des Steuerkommissärs eingeschätzt werden. Dies ist in der Regel nicht optimal.

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Vorsorgebeiträge der Selbstständigerwerbenden

Sind Sie als Selbstständigerwerbender tätig, können Sie Beiträge an die 2. Säule und an die Säule 3a bis zu einem Maximalbetrag vom steuerbaren Einkommen abziehen. Das lohnt sich und ist in folgenden Fällen möglich – je nach Einkommen fahren Sie mit der ersten oder der zweiten Variante steuerlich besser:

  • Sind Sie von der AHV als Selbstständigerwerbender anerkannt und überweisen Sie auch nicht freiwillig Beiträge an eine Pensionskasse, können Sie pro Jahr 20 Prozent des Nettoerwerbseinkommens, maximal 34'416 Franken (Stand 2022) steuerbefreit in die Säule 3a einzahlen. Beiträge an die Säule 3a sind immer Privataufwand und dürfen nicht der Erfolgsrechnung belastet werden.
  • Haben Sie sich als selbstständige Unternehmerin für den freiwilligen Beitritt zu einer Pensionskasse entschlossen, dürfen Sie in die Säule 3a pro Jahr zwar nur maximal 6'883 Franken einbringen (Stand 2022) – dafür können Sie aber die in die Pensionskasse eingezahlten Beiträge vom steuerbaren Einkommen abziehen, maximal 25 Prozent Ihres AHV-Jahreslohns. Beiträge in die freiwillige 2. Säule sind zur Hälfte Privataufwand, zur Hälfte dürfen sie der Erfolgsrechnung belastet werden.

Ob sich ein Anschluss an die Pensionskasse lohnt oder ob die Säule 3a die flexiblere Lösung bietet, muss jeder und jede Selbstständigerwerbende anhand der eigenen finanziellen Situation, der Art der Selbstständigkeit (mit oder ohne Personal) sowie des Versicherungsanbieters individuell beurteilen. Eine Treuhänderin oder ein Steuerexperte kann Sie dabei unterstützen. Je nach Ausgangslage und Bedarf kann auch eine Kombination beider Säulen die optimale Lösung für Sie sein.

Häufig ist der Beitritt bereits bei einem geringen Einkommen sinnvoll, da die AHV und die Säule 3a allein im Alter nicht ausreichen, um den gewohnten Lebensstandard beibehalten zu können. Auch ein Einkauf in die Pensionskasse kann sinnvoll sein, da diese Summe vom steuerbaren Einkommen abgezogen werden kann. Fast noch wichtiger sind aber die Risikoleistungen der beruflichen Vorsorge im Fall von Invalidität und Tod, die unabhängig von der Höhe Ihres Einkommens sehr relevant sind.

    Gut zu wissenSelbstständigerwerbende haben unter Umständen weniger Spielraum bei der Ausgestaltung ihrer 2. Säule. In der Praxis kommt es darauf an, ob sie allein tätig sind oder ob es sich um ein Einzelunternehmen mit Personal handelt:
    • Selbstständigerwerbende mit Personal haben weitergehende Möglichkeiten als Selbstständigerwerbende, die allein tätig sind. Je nach Konstellation und Anbieter kommen die Versicherungsmöglichkeiten für die 2. Säule ziemlich nah an diejenigen der Geschäftsleitung einer Kapitalgesellschaft heran, da sich der Inhaber des Einzelunternehmens oft bei der Pensionskasse anschliessen kann, bei der er auch sein Personal versichert hat.
    • Selbstständigerwerbende ohne Personal können sich nur bei der Auffangeinrichtung oder bei einem Berufsverband anschliessen, sind also bei der Wahl der Anbieter eingeschränkt. Falls keine Verbandslösung für ihren Tätigkeitsbereich besteht, kommt nur noch die Auffangeinrichtung infrage, bei der bloss die Mindestleistungen gemäss BVG versichert werden können. Verglichen damit hat die Geschäftsführung einer Kapitalgesellschaft viel mehr Möglichkeiten zur Ausgestaltung ihrer Pensionskassenlösung.
      In gewissen Branchen bestehen spannende und umfassende Verbandslösungen für allein tätige Selbstständigerwerbende – insbesondere bei den freien Berufen mit dem höchsten Steueroptimierungspotenzial, etwa für Anwältinnen und Ärzte. Die Möglichkeiten in diesen Berufen sind mit denjenigen der Geschäftsleitung einer Kapitalgesellschaft vergleichbar.

    Abgrenzung von Privat- und Geschäftsvermögen

    Bei einer AG oder GmbH wird die Abgrenzung von Privat- und Geschäftsvermögen in der Regel keine Probleme verursachen. Anders präsentiert sich die Situation, wenn Sie Inhaberin eines Einzelunternehmens oder Kollektiv- respektive Kommanditgesellschafter sind. Obwohl gesetzlich kein Unterschied zwischen Ihrem Privat- und Ihrem Geschäftsvermögen besteht, müssen Sie die beiden Bereiche für die Ermittlung Ihrer Steuerschuld klar trennen. Die Steuerbehörden unterscheiden nämlich zwischen:

    • Eindeutigem (notwendigem) Geschäftsvermögen
    • Eindeutigem Privatvermögen
    • Gütern, die aufgrund ihrer Beschaffenheit oder Verwendung sowohl Geschäfts- als auch Privatvermögen sein können

    Die Unterscheidung ist insbesondere für Abschreibungen und Rückstellungen wichtig, denn diese dürfen Sie nur auf dem Geschäfts-, nicht aber auf dem Privatvermögen vornehmen.

    AchtungUnternehmen, die keine kaufmännische Buchhaltung führen, sondern lediglich Aufzeichnungen für die Steuerveranlagung anfertigen, können keine Rückstellungen vornehmen.

    Auch für die Besteuerung von Kapitalgewinnen ist die Trennung relevant: Kapitalgewinne auf dem Geschäftsvermögen sind beim Bund und in allen Kantonen als Einkommen zu versteuern. Kapitalgewinne (beispielsweise Börsengewinne) auf dem Privatvermögen hingegen sind steuerfrei.

    TippErstellen Sie bereits beim Geschäftsstart ein Inventar und eine Eröffnungsbilanz, um spätere Abgrenzungs- und Bewertungsprobleme zu vermeiden. Die eingebrachten Gegenstände – wie Maschinen, Fahrzeuge, Computer und Mobiliar – dürfen Sie dabei nicht mit Fantasiebeträgen bilanzieren, sondern höchstens zum effektiven Wert, den sie bei der Firmengründung aufweisen. Haben Sie bei der Aufnahme Ihrer selbstständigen Erwerbstätigkeit kein Inventar und keine Eröffnungsbilanz erstellt, holen Sie das nach. Sie können dafür den Wert verwenden, den die einzelnen Positionen beim Geschäftsstart hatten.

    Wohnen und Arbeiten in der gleichen Liegenschaft

    Besitzen Sie privat eine Liegenschaft, in der Sie wohnen und beabsichtigen Sie, darin Ihr Einzelunternehmen oder Ihre Personengesellschaft zu führen, sollten Sie sich noch vor der Gründung Gedanken zu den Eigentumsverhältnissen und den steuerlichen Folgen machen.

    In den meisten Kantonen und beim Bund müssen Sie Ihre Liegenschaft demjenigen Vermögen zuordnen, dem sie überwiegend dient (Präponderanzmethode). Ist eine Liegenschaft mehrheitlich geschäftlich genutzt, gilt sie als Geschäftsvermögen. Ist die Liegenschaft jedoch im Privatbesitz, können Sie darauf keine Abschreibungen mehr vornehmen, die Sie geschäftlich als Aufwand geltend machen könnten.

    Beispiel Ein Garagist, der eine grosse Werkstatt mit Ausstellungsraum besitzt und im gleichen Gebäude in einer Vierzimmerwohnung wohnt, ordnet seine Liegenschaft dem Geschäftsvermögen zu, da sie mehrheitlich geschäftlich genutzt wird (Präponderanzmethode). Auf Kantons- und Gemeindeebene wird darauf Vermögenssteuer erhoben. Verkauft der Garagist seine Liegenschaft mit Gewinn, muss er beim Bund Einkommenssteuern bezahlen. Hätte er die Liegenschaft mehrheitlich privat genutzt, wäre das nicht der Fall, dafür müsste er Grundstückgewinnsteuern bezahlen.

    Ziehen Sie in Betracht, die Immobilie vor der Aufnahme der Geschäftstätigkeit an Ihre Ehepartnerin oder Ihren Ehepartner zu übertragen. Dadurch wird die Liegenschaft als Privatvermögen versteuert. Die Grundstückgewinnsteuer, die bei einem Verkauf an sich anfällt, wird bis zum Verkauf an Dritte aufgeschoben. Dabei stehen Ihnen diese Möglichkeiten offen:

    • Die Liegenschaft geht ganz an Ihren Ehepartner und dieser vermietet Ihnen den Teil, den Sie für Ihre Geschäftstätigkeit nutzen. Klären Sie vorgängig mit dem zuständigen kantonalen Steueramt, ob das steuerlich akzeptiert wird.
    • Oder Sie begründen Stockwerkeigentum, lassen dies im Grundbuch eintragen und übertragen nur den privat genutzten Teil auf die Ehepartnerin. Der unternehmerisch genutzte Teil wird dann wieder gemäss Präponderanzmethode zu Geschäftsvermögen.

    Ziehen Sie zur Unterstützung auf jeden Fall eine Fachperson bei, etwa eine Notarin, einen Treuhänder oder eine Steuerexpertin.

    Halten Sie Privat- und Geschäftsaufwand auseinander

    Dass Selbstständige die meisten Ausgaben des täglichen Lebens über ihre Firma abbuchen können und dadurch viel Steuern sparen, ist ein Märchen – oder Steuerhinterziehung. Private Lebenshaltungskosten sind geschäftlich nicht abzugsfähig. Abziehen dürfen Sie nur den geschäftsmässig begründeten Aufwand. Das ist derjenige Aufwand, der mit dem erzielten Einkommen in einem unmittelbaren Zusammenhang steht. Das gilt für Personen- wie für Kapitalgesellschaften.

    TippBewahren Sie zu Beweiszwecken konsequent alle Quittungen und Rechnungen auf.

    In der Praxis lassen sich die Aufwendungen nicht immer eindeutig dem Privat- oder dem Geschäftsbereich zuordnen. Die Steuerbehörde wird deshalb unter Umständen einzelne Beträge statt dem Geschäfts- dem Privatbereich zuweisen und keinen Abzug zulassen. Das erhöht den Gewinn respektive das Einkommen und führt zu einer höheren Steuerbelastung. Vor allem die folgenden Bereiche geben immer wieder Anlass zu Diskussionen.

    Abgrenzungen beim Raumaufwand

    Sie nutzen Wohnräume sowohl privat als auch geschäftlich? Dann berechnen Sie die Miete für den geschäftlich genutzten Teil, inklusive der Kosten für Heizung, Reinigung, Strom. Dies können Sie als Raumaufwand verbuchen.

    Sind Sie Eigentümerin der Liegenschaft, können Sie den Anteil der Geschäftsmiete in Ihrer Steuererklärung vom Eigenmietwert abziehen. Andererseits müssen Sie den Betrag aber als Mietzinseinnahme deklarieren.

    Ob Eigentümerin oder Mieter, bei der Aufteilung der Raumeinheiten müssen Sie sich an die kantonal unterschiedlichen Berechnungsformeln halten. Mieten, die nicht marktkonform sind, werden immer aufgerechnet.

    Beispiel Eine selbstständige Grafikdesignerin hat privat eine Dreizimmerwohnung gemietet. Diese kostet jährlich inklusive Nebenkosten 24 000 Franken. Ein Zimmer davon nutzt die Unternehmerin für ihre Erwerbstätigkeit. Dafür darf sie in ihrer Geschäftsbuchhaltung einen vernünftigen Raumaufwand verbuchen. Für die Berechnung des geschäftlichen Anteils am Raumaufwand ist folgende Formel üblich:

    Autokosten aufschlüsseln

    Nutzen Sie – wie viele Firmeninhaber – Ihren Geschäftswagen auch privat? Dann müssen Sie die Autokosten in einen geschäftlichen und einen privaten Anteil aufschlüsseln – zum Beispiel mit einem Fahrtenbuch. Den privaten Anteil rechnen Sie als Naturallohn auf.

    In der Praxis wird allerdings oft kein Fahrtenbuch geführt, da dies mit allen verlangten Angaben aufwendig ist und schnell ein Eintrag vergessen geht. Dann wendet die Steuerbehörde für den Privatanteil pauschale Ansätze an: Pro Monat müssen 0,9 Prozent des Kaufpreises (ohne Mehrwertsteuer), mindestens aber 150 Franken berücksichtigt werden (Stand 2022). Bei geleasten Fahrzeugen wird als Basis der Barkaufpreis genommen.

    Beispiel Bei einem 40’000 Franken teuren Personenwagen beträgt der jährlich als Lohn zu deklarierende Privatanteil 4’320 Franken (Fr. 40’000 × 0,9% × 12 Monate). Selbstständigerwerbende, die ja nicht Lohnempfänger sind, müssen diesen Privatanteil in der Geschäftsbuchhaltung erfolgswirksam verbuchen.

    Vor allem bei wenigen Privatfahrten und kurzem Arbeitsweg kann es sich allenfalls trotzdem lohnen, die effektive Privatnutzung in einem Fahrtenbuch zu erfassen und diese zu deklarieren (Multiplikation der privat gefahrenen Kilometer, ohne Arbeitsweg, mit dem entsprechenden Kilometeransatz). Das Fahrtenbuch muss gewissen Anforderungen genügen: Excel-Tabellen oder lose Blätter etwa reichen nicht. Sie finden ein solches Fahrtenbuch beispielsweise beim TCS. Die Kantone können abweichende Lösungen vorsehen.

    Ungereimtheiten entdeckt die Steuerbehörde bei Selbstständigerwerbenden anhand der selbst deklarierten Angaben in der Steuererklärung. Werden Vorschriften umgangen, nimmt sie Aufrechnungen vor.

    Reise- und Repräsentationsspesen

    Welche Spesen Sie bis zu welcher Höhe abziehen können, regeln die Kantone ganz unterschiedlich. Generell gilt: Die Ausgaben müssen Sie belegen. Können Sie Ihre Spesen glaubwürdig nachweisen, besteht allenfalls die Möglichkeit, die jährliche Belegsammlung durch eine Pauschale zu ersetzen oder ein von der Steuerbehörde abgesegnetes Spesenreglement zu verwenden. Grundsätzlich dienen die in der Wegleitung zum Lohnausweis erwähnten Spesenpauschalen als steuerlich anerkannt.

    Berufskleidung

    Benötigen Sie bei Ihrer Tätigkeit Spezialkleider, beispielsweise als Handwerker, können Sie die Auslagen dafür von den Steuern abziehen. Sind Sie jedoch von Berufs wegen auf Anzug und Krawatte angewiesen, dürfen Sie die Auslagen dafür nicht geltend machen, da Sie die Kleider auch privat tragen können.

    Weiterbildung

    Absolvieren Sie eine Weiterbildung, die Ihnen bei Ihrer unternehmerischen Tätigkeit nützen kann, betrachtet dies in der Regel jede Steuerbehörde als geschäftsmässig begründet, ebenso die Auslagen für Fachliteratur dazu. Reine Hobbykurse fallen dagegen unter Privataufwand.

    Versicherungen

    Prämien für Versicherungspolicen mit privatem Hintergrund akzeptiert die Steuerbehörde nicht als Betriebsaufwand. Privathaftpflicht- und Hausratversicherungsprämien können Sie also nicht als Versicherungsaufwand abziehen. Überhöhte Unfall- und Krankentaggeldprämien werden in einen geschäftlichen und einen privaten Anteil aufgegliedert, abziehen können Sie jeweils nur den geschäftlichen Anteil.

    Allgemeiner Aufwand

    Die Konzession für privat genutzte Radios und Fernseher, Handy- und Internetabonnemente für die Familienmitglieder, Taxen für private Telefongespräche, der Lohn der Haushaltshilfe oder das Honorar des Treuhänders für die Scheidungsberatung – solcher Aufwand gehört nicht in die Geschäftsbuchhaltung.

    TippIn der Wegleitung zum Lohnausweis finden Sie eine Vorgabe, wie beispielsweise ein Flatrate-Telefonabonnement zwischen Privat- und Geschäftsaufwand aufgeteilt werden kann.