Personal

AHV und IV – die 1. Säule

AHV IV

AHV und IV– Ihre Aufgaben und Pflichten

Die grundlegendste Sozialversicherung, bei der alle Ihre Angestellten versichert sein müssen, ist die AHV und mit ihr verbunden die IV. Ihre Partnerin bei allen Fragen zur AHV und IV ist die Ausgleichskasse. Über sie laufen die Anmeldung und die Beitragszahlungen – nicht nur für die AHV/IV, sondern auch für die Erwerbsersatzordnung (EO) und die Arbeitslosenversicherung (ALV).

Zuständig für Sie ist die Ausgleichskasse des Kantons, in dem Ihre Firma den Sitz hat, oder eine Verbandsausgleichskasse für Ihre Branche, wenn Sie Mitglied des Gründerverbands sind (eine Liste aller Ausgleichskassen finden Sie auf der Website der AHV).

Es ist Ihre Aufgabe, Ihre Angestellten bei der AHV anzumelden und für sie die Abrechnung der AHV-, IV- und EO-Beiträge über die Ausgleichskasse abzuwickeln (siehe untenstehende Tabelle sowie das Merkblatt zur Beitragspflicht).

Anmeldung bei der AHV
Anmeldung bei einer AusgleichskasseMeldepflichten
  • Sie beschäftigen Arbeitnehmende zwischen dem 18. Altersjahr (beitragspflichtig ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag) und dem ordentlichen Rentenalter (65 für Männer, 64 für Frauen).
  • Sie beschäftigen Arbeitnehmende, die bereits im Rentenalter sind und ein Einkommen über 1'400 Franken pro Monat oder über 16'800 Franken pro Jahr erzielen.
  • Anmeldung als Arbeitgeber
  • Ein Angestellter, eine Mitarbeiterin verdient mehr als 2'300 Franken pro Jahr oder wünscht bei einem tieferen Lohn eine Abrechnung der Sozialversicherungsbeiträge.
  • Anmeldung jedes neuen Angestellten mit bestehender AHV-Nummer spätestens mit der jährlich einzureichenden individuellen Beitragsabrechnung
  • Mitarbeiter ohne AHV-Nummer müssen umgehend der Ausgleichskasse gemeldet werden.
  • Bei einer Anstellung im Privathaushalt und für Kunstschaffende gilt die Meldepflicht ab dem ersten Lohnfranken.
  • Meldung wesentlicher Änderungen der Lohnsumme zur Anpassung der Akontobeiträge unterjährig; Ende Jahr Jahresabrechnung 
  • Sie beschäftigen Angestellte, die weniger als 21'510 Franken pro Jahr verdienen.

Das gilt bei der AHV

Die Alters- und Hinterlassenenversicherung ist die erste der drei Säulen der Altersvorsorge Ihrer Mitarbeitenden. Sie ist obligatorisch für alle Personen, die in der Schweiz wohnen oder arbeiten. Sie zahlt Ihren Mitarbeitenden eine Altersrente respektive im Todesfall eine Witwen- oder Witwerrente sowie Waisenrenten.

Gut zu wissenArbeitnehmende können bei der Ausgleichskasse jederzeit einen Auszug ihres individuellen Kontos anfordern. Stellt sich dabei heraus, dass Sie als Arbeitgeber es versäumt haben, die Beiträge mit der AHV abzurechnen, müssen Sie das Geld nachträglich der Ausgleichskasse überweisen und Sie bezahlen Verzugszinsen auf dem fehlenden Betrag.

So läuft die Abrechnung korrekt

Ob AHV, IV, EO oder ALV – die Anmeldung Ihrer Mitarbeitenden und die Abrechnung der Beiträge läuft über die AHV-Ausgleichskasse. So gehen Sie vor, um alles richtig zu handhaben.

Anmeldung bei der Ausgleichskasse

Verfügt eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter noch nicht über einen Versicherungsausweis oder ging dieser verloren, müssen Sie ihn oder sie bei der Ausgleichskasse anmelden – und zwar auch unter dem Jahr. Am besten verwenden Sie dazu das Formular auf der Website der AHV.

Lohnabzüge korrekt vornehmen

Die Beiträge an die AHV werden je zur Hälfte von dem oder der Arbeitnehmenden und vom Arbeitgeber bezahlt. Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesamten Lohnbeiträge an die AHV abzuführen, und können Ihren Mitarbeitenden bei der Lohnzahlung die Hälfte davon abziehen. Zum massgebenden Lohn, auf dem Sie die Beiträge an die AHV, IV, EO und ALV entrichten müssen, zählen unter anderem:

  • Zeit-, Akkord- und Prämienlohn, inklusive der Entschädigungen für Inkonvenienzen sowie Schichtzulagen
  • Ferien- und Feiertagsentschädigungen sowie Überstunden- und Überzeitenauszahlungen
  • 13. Monatslohn und Gratifikationen, die vertraglich geschuldet sind
  • Mitarbeiterbeteiligungen, Gewinnanteile
  • Trinkgelder, wenn sie ein wesentlicher Lohnbestandteil sind
  • Regelmässige Naturalien (Verpflegung, Unterkunft, Privatnutzung von Dienstwagen, Dienstwohnung etc.) – beitragspflichtig, wenn sie nicht Spesenersatz sind
  • Provisionen und Kommissionen
  • Orts- und Teuerungszulagen
  • Tantiemen
  • Honorare für Privatdozenten
  • Taggelder der Arbeitslosen-, Invaliden-, Militär- und Erwerbsersatzversicherung
  • Entschädigung der Verpflegung oder des Arbeitsweges

Nicht zum massgebenden Lohn zählen unter anderem:

  • Übernahme von Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber
  • Taggelder der Krankentaggeldversicherung und der Unfallversicherung
  • Familienzulagen
  • Reglementarische Beiträge des Arbeitgebers an die Pensionskasse
  • Arbeitgeberbeiträge an die Kranken- und die Unfallversicherung sowie an die Familienausgleichskassen
  • Zuwendungen beim Tod von Angehörigen der Arbeitnehmenden
  • Umzugsentschädigungen bei beruflich bedingtem Wohnungswechsel
  • Hochzeitsgeschenke
  • Prämien oder Naturalgeschenke bis 500 Franken
TippAlle Bestimmungen zum massgebenden Lohn und zur Berechnung finden Sie auf der Website der AHV.

Definitive Meldung der Lohnsumme

Die Lohndeklaration muss bis spätestens am 30. Januar nach dem Abrechnungsjahr bei Ihrer Ausgleichskasse eingehen. Versäumen Sie diesen Termin, bezahlen Sie Verzugszinsen. Das Formular für die Lohndeklaration mit Anleitung erhalten Sie bei Ihrer Ausgleichskasse.

Auch Sie selber als Unternehmerin, als Inhaber eines Betriebs gehören mit in diese definitive Meldung:

  • Führen Sie eine AG oder GmbH, gelten Sie als bei Ihrer Firma angestellt, also als unselbstständig erwerbend. Ihr Einkommen erfassen Sie mit der Lohndeklaration für Ihre Angestellten. Dies gilt auch, wenn Sie keine Angestellten beschäftigen.
  • Sind Sie zum Beispiel Inhaberin eines Einzelunternehmens, müssen Sie sich bei der Ausgleichskasse als Selbstständigerwerbende melden und Ihr Einkommen separat von den Löhnen Ihrer Angestellten angeben.

Überweisung vornehmen

Bis zu einer Lohnsumme von 200'000 Franken müssen Sie die Beiträge vierteljährlich überweisen; übersteigt die Lohnsumme in Ihrem Betrieb diese Grenze, müssen Sie monatlich bezahlen. Nachdem Sie die mutmassliche Lohnsumme gemeldet haben, erhalten Sie jeweils eine Rechnung von der Ausgleichskasse. Der späteste Zahlungstermin ist der zehnte Tag nach Quartals- bzw. Monatsende. Trifft Ihre Zahlung verspätet ein, werden Verzugszinsen von 5 Prozent verrechnet – auf der Jahres- oder der Zwischenabrechnung der Ausgleichskasse.

Gut zu wissenDie Ausgleichskassen setzen provisorische Beiträge (Akontobeiträge) fest, basierend auf der erwarteten Lohnsumme. Grössere Abweichungen der gesamten Lohnsumme – mindestens 10 Prozent und mehr als 20'000 Franken – müssen Sie der Ausgleichskasse unter dem Jahr mitteilen.
Vereinfachtes Abrechnungsverfahren
  • Das vereinfachte Verfahren erleichtert die Abwicklung mit der Ausgleichskasse, es ist aber nur für Kleinstfirmen möglich; Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) sind davon ausgenommen. Und dies sind die Voraussetzungen:
  • Der einzelne Lohn pro Arbeitnehmenden darf 21'510 Franken pro Jahr nicht übersteigen.
  • Die gesamte Lohnsumme des Betriebs darf 57'360 Franken pro Jahr (doppelte volle maximale jährliche Altersrente der AHV) nicht übersteigen.
  • Die Löhne des gesamten beitragspflichtigen Personals müssen im vereinfachten Verfahren abgerechnet werden.
  • Die Abrechnungs- und Zahlungsverpflichtungen müssen ordnungsgemäss eingehalten werden.

Das gilt bei der IV

Die Invalidenversicherung gehört wie die AHV zur 1. Säule der Altersvorsorge. Ihr Ziel ist es, eine Invalidität von Arbeitnehmenden zu verhindern oder zu beheben. Besteht eine (Teil-)Invalidität, deckt die IV einen Teil der Einkommenseinbusse. Der Grundsatz und das Ziel der IV ist immer: Eingliederung vor Rente.

Die IV-Stellen beraten und unterstützen Sie, wenn einem Ihrer Mitarbeiter eine Invalidität droht. Wichtig ist, die IV-Stellen frühzeitig zu involvieren, nämlich dann, wenn ein Angestellter aufgrund einer gesundheitlichen Beeinträchtigung schon 30 Tage lang ununterbrochen arbeitsunfähig ist, oder auch, wenn es innerhalb eines Jahres zu häufigen Kurzabsenzen kommt (mehr dazu lesen Sie unter «Gesundheitsmanagement»).

Ziel dieser frühen Intervention ist es, eine Invalidität zu vermeiden und die betroffene Person wieder ins Erwerbsleben zu integrieren. Was die richtige Massnahme ist, muss zusammen mit der IV für jeden Einzelfall bestimmt werden.

Gut zu wissen Besteht im Zusammenhang mit einer längeren Arbeitsunfähigkeit keine Invaliditätsgefahr – etwa wenn eine Mitarbeiterin in der Administration ein Bein bricht – und ist eine Rückkehr an den Arbeitsplatz absehbar, müssen Sie die IV nicht beiziehen. Unfall- und Krankentaggeldversicherungen stellen unter anderem auch Case Manager zur Verfügung, die das richtige Vorgehen für Ihre betroffenen Mitarbeitenden bestimmen können. Sind Sie unsicher, ob nicht doch eine Invaliditätsgefahr besteht, lassen Sie sich von diesen Stellen oder direkt bei der IV beraten.

So läuft das Verfahren mit der IV ab

Wenn Sie feststellen, dass eine Invalidität drohen könnte, fordern Sie Ihren Mitarbeiter auf, sich bei der IV zur Früherfassung zu melden. Oder Sie melden ihn selber – nach Rücksprache mit ihm und nur, wenn er einwilligt. Dies ist noch keine eigentliche Anmeldung. Es geht darum, erste Massnahmen zu bestimmen, um eine Invalidität und den Verlust des Arbeitsplatzes zu verhindern.

Dauert die gesundheitliche Beeinträchtigung an, kommt es zur Frühintervention durch die IV. Dazu muss sich der Mitarbeiter selber offiziell bei der IV in seinem Wohnkanton anmelden. Die IV greift bei einer Frühintervention schnell ein, um den Arbeitsplatz zu erhalten oder die Eingliederung in einen anderen Arbeitsplatz (in Ihrem Betrieb oder in einem anderen) zu begleiten. Gemeinsam mit Ihnen und dem betroffenen Mitarbeiter wird eine Zielvereinbarung abgeschlossen. Diese Phase dauert in der Regel sechs Monate.

Spätestens zwölf Monate nach der IV-Anmeldung fällt die IV einen Grundsatzentscheid darüber, ob Eingliederungsmassnahmen stattfinden oder eine Rentenprüfung durchgeführt wird. Solche Eingliederungsmassnahmen können zum Beispiel bauliche Änderungen am Arbeitsplatz wie eine elektronische Türöffnung oder ein Arbeitsversuch sein. Sie als Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, solche Massnahmen in Ihrem Betrieb durchzuführen. Tun Sie es doch, erhalten Sie fachliche sowie finanzielle Unterstützung und bei Integrationsmassnahmen einen Betrag von maximal 100 Franken pro Tag. Der Mitarbeiter erhält während dieser Zeit Taggelder der IV.

Zeigt sich schliesslich, dass die Eingliederungsmassnahmen erfolglos sind, wird die IV den Invaliditätsgrad feststellen und eine (Teil-)Rente sprechen. Ob Sie die betroffene Person dann noch weiterbeschäftigen, hängt von den Bedürfnissen Ihres Betriebs, von der Höhe des Invaliditätsgrads und von den Wünschen der Person ab. Wenn Sie das Arbeitsverhältnis auflösen, schreiben Sie als Kündigungsgrund «aufgrund von Invalidität».

Im unten stehenden Merkblatt finden Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Leistungen der IV. Mehr zu den Eingliederungsmassnahmen erfahren Sie auf der Website der AHV/IV.

Gut zu wissen: Kranke oder verunfallte Mitarbeitende haben eine Mitwirkungspflicht und müssen alles Zumutbare unternehmen, um ihre Arbeitsunfähigkeit zu verringern und eine Invalidität zu verhindern. Tun sie dies nicht, haben Mitarbeitende mit Sanktionen durch die IV zu rechnen. Welche zusätzlichen Massnahmen Sie als Arbeitgeberin ergreifen können, erfahren unter «Integration nach langer Krankheitsabsenz».