DMS

DMS

DMS, d.h. Systeme fürs Dokumentenmanagement, dienen der digitalen Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert wichtige Dokumente und Korrespondenzen nach den Vorstellungen und Bedürfnissen des Unternehmens.

 

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Dokumentenmanagement Systeme - Anforderungen

Ein effizientes System zum Dokumentenmanagement ist der entscheidende Schritt zur Reduktion von Papierflut im Büro. Folgende Anforderungen gilt es vor der Suche nach einem DMS zu klären: 

  • Menge der zu verwaltenden Dokumente
  • Ursprung der Dokumente (Scans, PDFs, Mails)
  • Anforderungen an die Sicherheit oder Vertraulichkeit
  • Branchenspezifische Anforderungen

 

 

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Dokumentenmanagement DMS - Auswahlhilfe

Um ein Dokumentenmanagementsystem kommen Sie kaum herum, wenn ein papierloses Büro Ihr Ziel ist. Ein DMS bietet Vorteile in den folgenden Bereichen:

  • Dokumentenerfassung
  • Dokumentenmanagement und Workflow
  • Lagerung und Archivierung
  • Informationssuchsystem
     

Dokumentenerfassung

Im Büro wird man alltäglich mit einer Flut an Dokumenten konfrontiert. Diese Dokumente alle in ein System einzulesen, würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele DMS haben deshalb eine Schnittstelle zu Mailprogrammen. Muss eine grosse Menge an physischen Dokumenten erfasst werden, gibt es dafür leistungsfähige Scannerlösungen. Bei der Dokumentenerfassung werden die Dokumente oft gleich analysiert. Dem System erlaubt dies, diese Dokumente automatisch in Kategorien einzuteilen und für eine Volltextsuche zugänglich zu machen. 

Dokumentenmanagement und -Workflow

Moderne Systeme fürs Dokumentenmanagement erkennen bereits bei der Erfassung, um welche Art von Dokument es sich handelt. Dieses kann so nach im Voraus definierten Regeln archiviert, verschickt oder zur Bearbeitung freigegeben werden. Ausgehende Rechnungen können direkt am richtigen Drucker ausgedruckt, oder eingehende Rechnungen automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Rechnungen ab einem bestimmten Betrag auch zuerst dem Geschäftsführer zur Bestätigung zugeschickt und anschliessend erst an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Durch Zugriffsberechtigungen können Dokumente ausserdem für gewisse Mitarbeiter freigegeben oder gesperrt werden. Um Konflikte zu vermeiden, werden Dokumente, die gerade von einem Nutzer bearbeitet werden, gesperrt. So können Datenverluste verhindert werden. 

Dokumentenarchivierung und -lagerung

Ein DMS vereinfacht die Dokumentenarchivierung und -lagerung ungemein. Anhand des Inhalts eines Dokuments sowie der Art der Erfassung erkennt das DMS gewisse Dokumente und kann diese gleich entsprechen ablegen. Dokumente können automatisch nach einer gewissen Aufbewahrungsdauer gelöscht werden. So können gesetzliche und firmeninterne Vorgaben eingehalten werden, ohne dass mehr Speicherplatz als nötig verwendet wird oder jemand das Archiv konstant betreuen muss. Es lassen sich auch frühere Versionen eines Dokuments speichern. Dadurch können Dokumente auf frühere Versionen zurückgesetzt und Änderungen nachvollzogen werden.

Die Sicherung der Dokumente kann automatisch an verschiedenen Orten stattfinden. Damit kann unter Umständen selbst nach einem Serverausfall ohne Datenverlust weitergearbeitet werden.

Dokumenten-Informations-Suchsystem

Ein besserer Überblick im papierlosen Büro ist nur gewährleistet, wenn das DMS eine entsprechende Suchfunktion anbietet. Neben Dokumentennamen und Erstelldatum kann in DMS auch nach Tags und in manchen sogar nach dem Inhalt der Dokumente gesucht werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass viele DMS eine Vorschau der gefundenen Dokumente anzeigen. Dadurch ist es nicht nötig, die Dokumente zu öffnen, um das richtige zu finden.


Offertenbeispiele für Dokumentenmanagementsysteme

Branche / Unternehmen Anforderungen
Industrie, 2 User

Ein Unternehmen  aus der Industrie benötigt ein DMS System. Es handelt sich um gewöhnliche A4 Dokumente, die digitalisiert werden und mit Volltextsuche wieder auffindbar sein sollen. Der Kunde hat das ERP System Europa 3000 im Einsatz. Man geht davon aus, das 2 Lizenzen mit geteilten Nutzerrechten ausreichen. Präferiert wird eine Cloud Lösung.

Handel, 10 User Ein Unternehmen in der Handelsbranche sucht ein Dokumentenmanagementsystem. Man möchte Buchhaltungsdokumente und selbst erstellte Dokumente im DMS archivieren. 10 Mitarbeiter brauchen Zugriff auf das System.
Das DMS soll auf den Windows Servern des Unternehmens installiert werden und auf den Windows-PCs laufen.