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DMS / Dokumentenmanagementsysteme

DMS, Systeme fürs Dokumentenmanagement, dienen der digitalen Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. GRYPS arbeitet mit über 50 geprüften Anbietern für Dokumentenmanagementsysteme zusammen. Wir unterstützen Sie kostenlos bei der Suche nach der idealen Lösung. Diese Informationen sind dazu wichtig: 

  • Menge der zu verwaltenden Dokumente
  • Ursprung der Dokumente (Scans, PDFs, Mails)
  • Anforderungen an die Sicherheit oder Vertraulichkeit
  • Branchenspezifische Anforderungen

Unabhängig , einfach und kostenlos.

So funktioniert Gryps

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Dokumentenmanagement DMS – Auswahlhilfe

Um ein Dokumentenmanagement kommen Sie kaum herum, wenn ein papierloses Büro das Ziel ist. Eine DMS Lösung bietet Vorteile in diesen Bereichen:

  • Dokumentenerfassung
  • Dokumentenmanagement und Workflow
  • Lagerung und Archivierung
  • Informationssuchsystem
     

Mehr zur IT-Kompetenz von GRYPS

Was ist DMS?

Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ermöglicht die elektronische Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen. Physische Dokumente werden mittels DMS digitalisiert und entweder zu Informationszwecken im System gespeichert, bearbeitbar gemacht oder auch archiviert. Ziele der Einführung eines DMS sind die Prozessautomatisierung, die Optimierung der unternehmensinternen Kommunikation, Kostenersparnisse oder schlichtweg die Beseitigung des physischen Archivs. 
 

Dokumentenerfassung

Im Büro wird man alltäglich mit einer Flut an Dokumenten und Informationen konfrontiert. Die Digitalisierung soll hier Abhilfe schaffen. Diese Dokumente alle in ein System einzulesen, würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele Dokumentenmanagementsysteme haben deshalb eine Schnittstelle zu Mailprogrammen. Muss eine grosse Menge an physischen Dokumenten erfasst werden, gibt es dafür leistungsfähige Scannerlösungen. Bei der Dokumentenerfassung werden die Dokumente oft gleich analysiert. Die DMS Software ermöglicht, diese Dokumente automatisch in Kategorien einzuteilen und für eine Volltextsuche zugänglich zu machen. 
 

Dokumentenverwaltung und -Workflow

Die modernen DMS Systeme sind teils mit hochintelligenten Features ausgestattet. Aber auch ein gängiges System vereinfacht die Prozesse der Dokumentenverwaltung enorm. Ein relativ grosser Aufwand für ein Unternehmen kann hingegen bei den Integrationskosten entstehen:

Vorteile einer DMS Lösung:

DMS Systeme erkennen bereits bei der Erfassung, um welche Art von Dokument es sich handelt
+ Dokumentenmanagement: Ein Dokument kann gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden
Virtuelle Ordnerstruktur ermöglicht umfassende Recherchemöglichkeiten und Schnellzugriffe
Entlastung von Mailservern und Fileservern
Durch Zugriffsberechtigungen können Dokumente für gewisse Mitarbeiter freigegeben oder gesperrt werden

Nachteile einer DMS Lösung:

– Ausfall des Gesamtsystems kann geschäftlichen Prozess unterbrechen
– Erfahrungsgemäss ca. halbes Jahr Umgewöhnungsphase
– Plötzliches, hohes Investitionsvolumen im Vergleich zum Papierarchiv, das langsam steigende Kosten enthält


Dokumentenarchivierung und -lagerung

Ein DMS vereinfacht die Dokumentenarchivierung und -lagerung ungemein. Anhand des Inhalts eines Dokuments sowie der Art der Erfassung erkennt das DMS gewisse Dokumente und kann diese gleich entsprechend ablegen. Es lassen sich auch frühere Versionen eines Dokuments speichern. Dadurch können Dokumente auf frühere Versionen zurückgesetzt und Änderungen nachvollzogen werden. Die Sicherung der Dokumente kann automatisch an verschiedenen Orten stattfinden. Damit kann unter Umständen selbst nach einem Serverausfall ohne Datenverlust weitergearbeitet werden.

Automatische Löschfunktion durch DMS Software:
Mit einem DMS können Dokumente automatisch nach einer gewissen Aufbewahrungsdauer gelöscht werden. So können gesetzliche und firmeninterne Vorgaben eingehalten werden, ohne dass mehr Speicherplatz als nötig verwendet wird oder jemand das Archiv konstant betreuen muss.


Dokumenteninformationssuchsystem

Ein besserer Überblick im papierlosen Büro ist nur gewährleistet, wenn das Dokumentenmanagement eine entsprechende Suchfunktion anbietet. Neben Dokumentennamen und Erstelldatum kann in DMS auch nach Tags und in manchen sogar nach dem Inhalt der Dokumente gesucht werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass viele DMS Lösungen eine Vorschau der gefundenen Dokumente anzeigen. Dadurch ist es nicht nötig, die Dokumente zu öffnen, um das richtige zu finden.


Offertenanfragen für DMS System – Dokumentenmanagementsysteme

Branche / Unternehmen Anforderungen an die DMS Software
Industrie,
2 User

Ein Unternehmen  aus der Industrie benötigt ein DMS System. Es handelt sich um gewöhnliche A4 Dokumente, die digitalisiert werden und mit Volltextsuche wieder auffindbar sein sollen. Der Kunde hat das ERP System Europa 3000 im Einsatz. Man geht davon aus, das 2 Lizenzen mit geteilten Nutzerrechten ausreichen. Präferiert wird eine Cloud Lösung und gutem Support.

Handel,
10 User
Ein Unternehmen in der Handelsbranche sucht ein DMS Dokumentenmanagementsystem. Man möchte Buchhaltungsdokumente und selbst erstellte Dokumente im DMS archivieren. 10 Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die DMS Lösung.
Das Dokumentenmanagement soll auf den Windows Servern des Unternehmens installiert werden und auf den Windows-PCs laufen.

Medienberichte über Gryps:

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