AHV und IV – die 1. Säule
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Aktualisiert am 29.11.2023
AHV und IV – Ihre Aufgaben und Pflichten
Die grundlegendste Sozialversicherung, bei der alle Ihre Angestellten versichert sein müssen, ist die AHV und mit ihr verbunden die IV. Ihre Partnerin bei allen Fragen zur AHV und IV ist die Ausgleichskasse. Über sie laufen die Anmeldung und die Beitragszahlungen – nicht nur für die AHV/IV, sondern auch für die Erwerbsersatzordnung (EO) und die Arbeitslosenversicherung (ALV).
Zuständig für Sie ist die Ausgleichskasse des Kantons, in dem Ihre Firma den Sitz hat, oder eine Verbandsausgleichskasse für Ihre Branche, wenn Sie Mitglied des Gründerverbands sind (eine Liste aller Ausgleichskassen finden Sie auf der Website der AHV).
Es ist Ihre Aufgabe, Ihre Angestellten bei der AHV anzumelden und für sie die Abrechnung der AHV-, IV- und EO-Beiträge über die Ausgleichskasse abzuwickeln (siehe unten stehende Tabelle sowie das Merkblatt zur Beitragspflicht).
| Anmeldung bei der AHV | |
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| Anmeldung bei einer Ausgleichskasse | Meldepflichten |
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Das leistet die AHV
Die Alters- und Hinterlassenenversicherung ist die erste der drei Säulen der Altersvorsorge Ihrer Mitarbeitenden. Sie ist obligatorisch für alle Personen, die in der Schweiz wohnen oder arbeiten. Sie zahlt Ihren Mitarbeitenden eine Altersrente respektive im Todesfall eine Witwen- oder Witwerrente sowie Waisenrenten.
So erstellen Sie korrekte Abrechnungen
Ob AHV, IV, EO oder ALV – die Anmeldung Ihrer Mitarbeitenden und die Abrechnung der Beiträge läuft über die AHV-Ausgleichskasse. So gehen Sie vor, um alles richtig zu handhaben.
Mitarbeitende bei der Ausgleichskasse anmelden
Verfügt eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter noch nicht über einen Versicherungsausweis oder ging dieser verloren, müssen Sie ihn oder sie bei der Ausgleichskasse anmelden – und zwar auch unter dem Jahr. Am besten erledigen Sie das online über das kostenlose Internetportal connect.eak der Eidgenössischen Ausgleichskasse (EAK).
Lohnabzüge richtig vornehmen
Die Beiträge an die AHV werden je zur Hälfte von dem oder der Arbeitnehmenden und vom Arbeitgeber bezahlt. Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin sind verpflichtet, die gesamten Lohnbeiträge an die AHV abzuführen, und können Ihren Mitarbeitenden bei der Lohnzahlung die Hälfte davon abziehen. Zum massgebenden Lohn, auf dem Sie die Beiträge an die AHV, IV, EO und ALV entrichten müssen, zählen unter anderem:
- Zeit-, Akkord- und Prämienlohn, inklusive der Entschädigungen für Inkonvenienzen sowie Schichtzulagen
- Ferien- und Feiertagsentschädigungen sowie Überstunden- und Überzeitenauszahlungen
- 13. Monatslohn und Gratifikationen, die vertraglich geschuldet sind
- Mitarbeiterbeteiligungen, Gewinnanteile
- Trinkgelder, wenn sie ein wesentlicher Lohnbestandteil sind
- Regelmässige Naturalien (Verpflegung, Unterkunft, Privatnutzung von Dienstwagen, Dienstwohnung etc.) – beitragspflichtig, wenn sie nicht Spesenersatz sind
- Provisionen und Kommissionen
- Orts- und Teuerungszulagen
- Tantiemen
- Honorare für Privatdozenten
- Taggelder der Arbeitslosen-, Invaliden-, Militär- und Erwerbsersatzversicherung
- Entschädigung der Verpflegung oder des Arbeitsweges
Nicht zum massgebenden Lohn zählen unter anderem:
- Übernahme von Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber
- Taggelder der Krankentaggeldversicherung und der Unfallversicherung
- Familienzulagen
- Reglementarische Beiträge des Arbeitgebers an die Pensionskasse
- Arbeitgeberbeiträge an die Kranken- und die Unfallversicherung sowie an die Familienausgleichskassen
- Zuwendungen beim Tod von Angehörigen der Arbeitnehmenden
- Umzugsentschädigungen bei beruflich bedingtem Wohnungswechsel
- Hochzeitsgeschenke
- Prämien oder Naturalgeschenke bis 500 Franken
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Definitive Lohnsumme melden
Die Lohndeklaration muss bis spätestens am 30. Januar nach dem Abrechnungsjahr bei Ihrer Ausgleichskasse eingehen. Versäumen Sie diesen Termin, bezahlen Sie Verzugszinsen. Das Formular für die Lohndeklaration mit Anleitung erhalten Sie bei Ihrer Ausgleichskasse.
Auch Sie selber als Unternehmerin, als Inhaber eines Betriebs gehören mit in diese definitive Meldung:
- Führen Sie eine AG oder GmbH, gelten Sie als bei Ihrer Firma angestellt, also als unselbstständig erwerbend. Ihr Einkommen erfassen Sie mit der Lohndeklaration für Ihre Angestellten. Dies gilt auch, wenn Sie keine Angestellten beschäftigen.
- Sind Sie zum Beispiel Inhaberin eines Einzelunternehmens, müssen Sie sich bei der Ausgleichskasse als Selbstständigerwerbende melden und Ihr Einkommen separat von den Löhnen Ihrer Angestellten angeben.
Überweisung vornehmen
Bis zu einer Lohnsumme von 200'000 Franken müssen Sie die Beiträge vierteljährlich überweisen; übersteigt die Lohnsumme in Ihrem Betrieb diese Grenze, müssen Sie monatlich bezahlen. Nachdem Sie die mutmassliche Lohnsumme gemeldet haben, erhalten Sie jeweils eine Rechnung von der Ausgleichskasse. Der späteste Zahlungstermin ist der zehnte Tag nach Quartals- bzw. Monatsende. Trifft Ihre Zahlung verspätet ein, werden Verzugszinsen von 5 Prozent verrechnet – auf der Jahres- oder der Zwischenabrechnung der Ausgleichskasse.
- Das vereinfachte Verfahren erleichtert die Abwicklung mit der Ausgleichskasse, es ist aber nur für Kleinstfirmen möglich; Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) sind davon ausgenommen. Und dies sind die Voraussetzungen:
- Der einzelne Lohn pro Arbeitnehmenden darf 22'050 Franken pro Jahr (Stand 2023) nicht übersteigen.
- Die gesamte Lohnsumme des Betriebs darf 58'800 Franken pro Jahr (doppelte volle maximale jährliche Altersrente der AHV, Stand 2023) nicht übersteigen.
- Die Löhne des gesamten beitragspflichtigen Personals müssen im vereinfachten Verfahren abgerechnet werden.
- Die Abrechnungs- und Zahlungsverpflichtungen müssen ordnungsgemäss eingehalten werden.
Das gilt bei der IV
Die Invalidenversicherung gehört wie die AHV zur 1. Säule der Altersvorsorge. Ihr Ziel ist es, eine Invalidität von Arbeitnehmenden zu verhindern oder zu beheben. Besteht eine (Teil-)Invalidität, deckt die IV einen Teil der Einkommenseinbusse. Der Grundsatz und das Ziel der IV ist immer: Eingliederung vor Rente.
Die IV-Stellen beraten und unterstützen Sie, wenn einem Ihrer Mitarbeiter eine Invalidität droht. Wichtig ist, die IV-Stellen frühzeitig zu involvieren, nämlich dann, wenn ein Angestellter aufgrund einer gesundheitlichen Beeinträchtigung schon 30 Tage lang ununterbrochen arbeitsunfähig ist, oder auch, wenn es innerhalb eines Jahres zu häufigen Kurzabsenzen kommt (mehr dazu lesen Sie unter «Gesundheitsmanagement»).
Ziel dieser frühen Intervention ist es, eine Invalidität zu vermeiden und die betroffene Person wieder ins Erwerbsleben zu integrieren. Was die richtige Massnahme ist, muss zusammen mit der IV für jeden Einzelfall bestimmt werden.
So arbeiten Sie gut mit der IV zusammen
Wenn Sie feststellen, dass eine Invalidität drohen könnte, fordern Sie Ihren Mitarbeiter auf, sich bei der IV zur Früherfassung zu melden. Oder Sie melden ihn selber – nach Rücksprache mit ihm und nur, wenn er einwilligt. Dies ist noch keine eigentliche Anmeldung. Es geht darum, erste Massnahmen zu bestimmen, um eine Invalidität und den Verlust des Arbeitsplatzes zu verhindern.
Dauert die gesundheitliche Beeinträchtigung an, kommt es zur Frühintervention durch die IV. Dazu muss sich der Mitarbeiter selber offiziell bei der IV in seinem Wohnkanton anmelden. Die IV greift bei einer Frühintervention schnell ein, um den Arbeitsplatz zu erhalten oder die Eingliederung in einen anderen Arbeitsplatz (in Ihrem Betrieb oder in einem anderen) zu begleiten. Gemeinsam mit Ihnen und dem betroffenen Mitarbeiter wird eine Zielvereinbarung abgeschlossen. Diese Phase dauert in der Regel sechs Monate.
Spätestens zwölf Monate nach der IV-Anmeldung fällt die IV einen Grundsatzentscheid darüber, ob Eingliederungsmassnahmen stattfinden oder eine Rentenprüfung durchgeführt wird. Solche Eingliederungsmassnahmen können zum Beispiel bauliche Änderungen am Arbeitsplatz wie eine elektronische Türöffnung oder ein Arbeitsversuch sein. Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin sind nicht verpflichtet, solche Massnahmen in Ihrem Betrieb durchzuführen. Tun Sie es doch, erhalten Sie fachliche sowie finanzielle Unterstützung und bei Integrationsmassnahmen einen Betrag von maximal 100 Franken pro Tag. Der Mitarbeiter erhält während dieser Zeit Taggelder der IV.
Zeigt sich schliesslich, dass die Eingliederungsmassnahmen erfolglos sind, wird die IV den Invaliditätsgrad feststellen und eine (Teil-)Rente sprechen. Ob Sie die betroffene Person dann noch weiterbeschäftigen, hängt von den Bedürfnissen Ihres Betriebs, von der Höhe des Invaliditätsgrads und von den Wünschen der Person ab. Wenn Sie das Arbeitsverhältnis auflösen, schreiben Sie als Kündigungsgrund «aufgrund von Invalidität».
Im unten stehenden Factsheet finden Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Leistungen der IV. Mehr zu den Eingliederungsmassnahmen erfahren Sie auf der Website der AHV/IV.
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Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna