Ich möchte Dokumente digitalisieren lassen. Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Pro Aktenordner, den Sie digitalisieren lassen möchten, können Sie mit Kosten von rund 15 Franken rechnen. Da es sich dabei jedoch um einen groben Richtpreis handelt, empfehlen wir, bei Anbietern direkt Offerten für Ihr spezifisches Projekt anzufordern. Gryps unterstützt Sie dabei – geben Sie dazu Ihre Anforderungen in unseren Fragebogen ein.

Wovon hängen die Kosten für eine Archivierung ab?

Die Kosten für eine Archivierung hängen davon ab, welche Dienstleistungen Sie von einem Archivierungsexperten beanspruchen möchten. So kostet die reine Digitalisierung von Dokumenten weniger als wenn Sie Unterstützung bei der Einführung einer neuen Archivierungssoftware inklusive Schulung der Mitarbeitenden wünschen.

Wie viel kostet eine Archivierungssoftware?

Das hängt stark von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Je mehr Daten die Archivierungssoftware aufbewahren soll, je umfangreicher die Funktionen und Schnittstellen und je mehr Berechtigungen bzw. Lizenzen Sie für Ihre Mitarbeitenden benötigen, desto höher sind die Kosten der Archivierungssoftware. Auch die Betriebsart (cloubasiert oder On-Premise) beeinflusst die Kosten.

Archivierungskosten in der Schweiz

Alles zum Thema Preise für Archivierungslösungen

Sind Sie auf der Suche nach einer Archivierungslösung für Ihr Unternehmen? Mit Gryps erhalten Sie kostenlos und unverbindlich Offerten. Füllen Sie dazu einfach unseren Fragebogen aus.

Hier erfahren Sie zudem mehr über die Preise für Archivierungslösungen in der Schweiz.

Person am Laptop mit Visualisierung eines Archivierungssystems

Kostenfaktoren und Kosten für die Archivierung

Ein Anbieter für Archivierung verlangt pro Aktenordner (ca. 450 Blatt), den er digitalisieren soll, etwa 15 Franken.

Je nachdem, für welche Leistungen Sie sich entscheiden, können für die elektronische Archivierung Kosten in diesen Bereichen anfallen:

Datenübernahme: Kosten für die Digitalisierung und Integration alter Datenbestände in die neue Archivierungssoftware
Datenaufbewahrung: Kosten für die gesetzeskonforme und langfristige Archivierung der Daten, ob digital oder analog
Datenmanagement: Kosten für die Strukturierung, Pflege und kontinuierliche Verwaltung der archivierten Daten
Systemverwaltung: Kosten für den Betrieb und die Wartung (Updates, Performance-Optimierungen etc.) des Archivierungssystems
Planung der Langzeitarchivierung: Kosten für die strategische Planung (etwa Archivmigration, Formatanpassungen), um die dauerhafte Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten
Softwarekosten: Anschaffungskosten und Lizenzgebühren des Archivierungssystems
Speicherplatz: Kosten für cloudbasierte oder physische Speicherkapazitäten, abhängig von der Datenmenge und Ihren Anforderungen an Verfügbarkeit und Sicherheit
Datensicherung und Backup: Kosten für Sicherheitslösungen, um Datenverluste durch Systemausfälle oder Cyberangriffe zu vermeiden
Schulungen: Kosten für das Training Ihrer Mitarbeitenden durch Archivexperten, damit die Mitarbeitenden die Archivierungssoftware korrekt, effizient und sicher nutzen können.

Aufgrund dieser verschiedenen Faktoren ist es schwierig, die Frage nach den Archivierungskosten pauschal zu beantworten. Steht bei Ihnen ein Archivierungsprojekt an und möchten Sie sich über die Preise für eine Archivierungssoftware, für die Digitalisierung von Dokumenten oder für die physische Aufbewahrung informieren, empfehlen wir, direkt Offerten für Ihr spezifisches Archivierungsprojekt anzufordern. Dazu können Sie den Fragebogen ausfüllen.

Gut zu wissenEinige Anbieter geben Ihnen nach einer kostenlos durchgeführten Probearchivierung ein Angebot ab. Eine solche Probearchivierung beinhaltet einen detaillierten Bericht über die durchgeführten Arbeiten und die daraus resultierenden Kosten.

Visualisierung einer Frau, die am Laptop an einer Archivierungssoftware arbeitet — Gryps arbeitet mit verschiedenen Dienstleistern und Anbietern für Archivierung zusammen. Füllen Sie den Fragebogen aus, um Offerten für Ihre ideale Archivierungslösung anzufordern.

Preise für Archivierungssoftware: Kostenfaktoren

Die Preise für eine Archivierungssoftware hängen unter anderem ab von:

Datenmenge
Funktionsumfang
Betriebsart (cloudbasierte, On-Premise-Lösung oder hybride Lösung)
Anzahl der Zugriffs- und Verwaltungslizenzen
Benötigte Schnittstellen

Zusätzliche Kosten fallen für Wartungsverträge, Updates, technischen Support, Datenmigration, branchenspezifische Anforderungen oder Mitarbeiterschulungen an.

Tipp der KMU-EinkaufsexpertenBei Gryps können Sie kostenlos und unverbindlich Offerten für Archivierungssoftware anfordern. Geben Sie dazu Ihre Anforderungen an die Software im Fragebogen an.

Deshalb lohnt sich die Investition in Archivierung und Scanning

Im Durchschnitt verschwendet jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin täglich etwa 22 Minuten mit der Suche nach Dokumenten. Bei Kosten von ungefähr 60 Franken pro Arbeitsstunde (Lohnkosten, Arbeitsplatzkosten) kommen so schnell hohe Summen zusammen. Mit einem elektronischen Archiv können Sie bis zu 70% der Kosten sparen, die bei einem analogen Archiv anfallen würden.

Kostenbeispiel ArchivierungGeht man von 22 Minuten täglicher Suche pro Mitarbeitendem aus, werden in einem KMU in der Verwaltung mit 10 Mitarbeitenden jährlich um die 50'000 Minuten bzw. 843 Stunden für das Suchen von Dokumenten verwendet. Das sind über 100 Arbeitstage, die dem Unternehmen an Arbeitskraft fehlen. Bei Kosten von 60 Franken pro Arbeitsstunde sind das 50'580 Franken pro Jahr.

Mehr Informationen zur Archivierung finden Sie auf unserer Übersichtsseite.