Personal

Reglemente und Weisungen

Reglemente

Allgemeine Bedingungen in Reglementen festhalten

Statt die allgemeinen Anstellungsbedingungen in jeden Arbeitsvertrag zu schreiben, können Sie Themen wie Kündigungsfristen, Spesen, Ferien oder Regeln zur Weiterbildung in Reglementen bündeln. Das erleichtert Ihnen das Erstellen von Arbeitsverträgen.

Wichtig: Weisen Sie im Arbeitsvertrag auf die abgegebenen Reglemente hin und erklären Sie diese zum Vertragsbestandteil. Oder bitten Sie die Mitarbeitenden, die Reglemente zu unterschreiben. Nur so sind die Bestimmungen darin für die Mitarbeitenden verbindlich.

Das Personalreglement

Das Personalreglement schafft Verbindlichkeit und Transparenz über die Arbeitsbedingungen in Ihrem Betrieb. Es ist ein Nachschlagewerk für die Mitarbeitenden, in dem diese viele notwendige Informationen zur Anstellung auf einen Blick erhalten. Zudem fördern Sie mit einem Reglement die Gleichbehandlung aller Mitarbeitenden. Und Sie verhindern damit wiederkehrende Fragen, etwa zu Ferien, Kündigungsmodalitäten, Spesen etc., Diskussionen darüber und Rechtsstreitigkeiten.  

Gut zu wissen Auch in Ihren Reglementen müssen Sie die gesetzlichen Mindestbestimmungen (und allenfalls einen GAV) einhalten – zum Beispiel bei der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder bei der Anzahl Ferienwochen.

Welche Arbeitsbedingungen Sie im Personalreglement festhalten, entscheiden Sie. Es gibt dazu keine Vorschriften. Hier eine Liste der gängigsten Themen:

Wenn das Reglement ändert

Wenn ein Personalreglement nicht nur organisatorische Themen regelt, sondern auch Vertragspunkte wie Arbeitszeit, Kündigungsfristen, 13. Monatslohn und Ähnliches regelt, können Sie es nicht einseitig abändern. Sie müssen Ihre Angestellten über die geplante Änderung informieren und die geltende Kündigungsfrist einhalten, bis die neue Regelung in Kraft tritt (siehe Änderungskündigung).

Tipp Bei wichtigen Änderungen sollten Sie das Einverständnis Ihrer Angestellten schriftlich einholen, indem Sie beispielsweise eine Kopie des neuen Reglements unterschreiben lassen. Damit verhindern Sie, dass sich einzelne Punkte dann doch als ungültig erweisen (mehr dazu lesen Sie im Lexikonartikel «Personalreglement»).

Oft Thema: Bestimmungen zur Arbeitszeit

Im Personalreglement, einem separaten Arbeitszeitreglement oder in den einzelnen Arbeitsverträgen können Sie Ihr Arbeitszeitmodell festlegen, das auch je nach Hierarchiestufe unterschiedlich vereinbart werden kann. Hier eine Auswahl von Arbeitszeitmodellen:

  • Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeit: Sie können eine wöchentliche, monatliche oder jährliche Arbeitszeit festlegen; die Mitarbeitenden dürfen innerhalb dieses Zeitraums ihre Arbeitszeit frei aufteilen. Je länger der Zeitraum, desto flexibler sind die Mitarbeitenden in ihrer Arbeitszeiteinteilung, was eine attraktive Arbeitsbedingung ist.
  • Lebensarbeitszeit: Durch ein Lebensarbeitszeitkonto sparen Mitarbeitende während ihrer ganzen Anstellungsdauer ein Guthaben an Ferien (auch über dem gesetzlichen jährlichen Anspruch), Lohn oder Überstunden an. Dies ermöglicht es ihnen, dadurch zum Beispiel eine Frühpensionierung zu finanzieren. Ein solches Modell steigert Ihre Arbeitgeberattraktivität.
  • Gleitzeit: Bei diesem Modell können Mitarbeitende den Beginn und das Ende ihres Arbeitstags flexibel wählen. Sie als Arbeitgeber können auch Zeitfenster definieren, wann gestartet bzw. ab wann die Arbeit frühestens niedergelegt werden darf. Mit einem Gleitzeitmodell erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende dann arbeiten, wenn sie genügend Arbeit haben, und Sie fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Ihrer Mitarbeitenden.
  • Voll- oder Teilzeitarbeit: Flexible Teilzeitmodelle sind attraktiv für Ihre Angestellten und bieten auch Vorteile für den Betrieb. Ihre Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, bei verschiedenen Arbeitgebern tätig zu sein oder mehr Zeit für das Privatleben zu haben. Ihnen helfen Teilzeitmodelle, die Arbeit auf mehrere Personen zu verteilen, Stellvertretungen sicherzustellen und auch Personalkosten einzusparen. Eine interessante Variante – gerade auch für höhere Positionen – ist Jobsharing: Zwei Personen teilen sich eine Vollzeitstelle und sind gemeinsam verantwortlich dafür. Dies wird auch im Arbeitsvertrag so festgehalten.
  • Schichtarbeit: Bei der Schichtarbeit können die täglichen Arbeitszeiten regelmässig wechseln – Sie teilen Ihre Mitarbeitenden beispielsweise in eine Früh-, Spät- oder Nachtschicht ein. Dementsprechend verändert sich der Beginn und das Ende des Arbeitstags, auch die Dauer der Arbeitszeit kann je nach Schicht variieren. Dieses Arbeitszeitmodell dient vor allem Ihnen als Arbeitgeber, da Sie dadurch eine längere Auslastung pro Tag erzielen.

Kurzabsenzen regeln

Ihren Angestellten müssen Sie laut Gesetz «die üblichen freien Stunden und Tage» gewähren (Art. 329 OR). Was für solche Kurzabsenzen «üblich» ist, sagt das Gesetz allerdings nicht, und auch die Bezahlung ist nicht gesetzlich geregelt.
Die meisten Firmen regeln diese Frage im Personalreglement. Als üblich gelten folgende freie Zeiten:

  • Eigene Heirat: 2 bis 3 Tage
  • Hochzeit eines nahen Verwandten: 1 Tag
  • Tod eines Familienangehörigen (je nach Verwandtschaftsgrad): 1 bis 3 Tage
  • Tod im Freundeskreis: Teilnahme an der Beerdigung
  • Umzug des eigenen Haushalts: 1 Tag
  • Militärische Inspektion und Rekrutierung: ½ bis 1 Tag

Für Angestellte im Monatslohn sind solche Kurzabsenzen in der Regel bezahlt, bei Stundenlohn hingegen nicht.

Gut zu wissenVerschiedene GAV enthalten Bestimmungen zu Kurzabsenzen. Ist dies bei einem GAV in Ihrer Branche der Fall, müssen Sie sich an diese Regeln halten.

Bei Arztbesuchen gilt: Ihre Angestellten sollen diese wenn möglich in die Freizeit oder doch wenigstens in die Randstunden verlegen. Müssen Angestellte einen Arztbesuch oder eine ärztlich verschriebene Therapie während der Arbeitszeit wahrnehmen, müssen Sie Ihnen die dafür nötige Zeit freigeben.

Angestellte im gekündigten Arbeitsverhältnis haben Anspruch auf freie Zeit zur Stellensuche. Faustregel: Für Vorstellungsgespräche dürfen sie rund einen halben Tag pro Woche freinehmen.

Müssen Eltern ihr krankes Kind betreuen, kann der Vater oder die Mutter der Arbeit bis zu drei Tage pro Krankheitsfall fernbleiben. Auch für die Betreuung von anderen Angehörigen dürfen seit Juli 2021 maximal drei Tage eingesetzt werden – in diesem Fall liegt die Obergrenze bei zehn Tagen pro Jahr.

Gut zu wissenSeit Juli 2021 haben Eltern, deren Kind schwer erkrankt oder verunfallt ist, Anspruch auf einen Betreuungsurlaub von maximal 14 Wochen; dieser wird wie der Mutterschafts- und der Vaterschaftsurlaub über die EO finanziert.

Spezielle Ferienregelungen

Alle Ihre Angestellten haben das Recht auf vier Wochen Ferien pro Jahr, junge Mitarbeitende bis 20 auf fünf Wochen. Das gilt auch für Teilzeitangestellte. Diesen gesetzlichen Anspruch dürfen Sie in Ihrem Reglement nicht unterschreiten.

Gut zu wissen Unter Umständen sind in einem GAV, der für Ihre Branche gilt, für ältere Angestellte längere Ferien vorgeschrieben. Sie können aber auch freiwillig zum Beispiel für über 55-Jährige fünf Ferienwochen vorsehen. Damit steigern Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität.

Wann die Ferien bezogen werden können, bestimmen Sie als Arbeitgeber, wobei Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Angestellten Rücksicht nehmen müssen (beispielsweise auf Schulferien). Mindestens zwei Wochen pro Jahr müssen die Angestellten am Stück beziehen können. Am besten halten Sie im Personalreglement fest, bis wann Ferienwünsche jeweils angemeldet werden sollten.
Auch Betriebsferien – zum Beispiel im Sommer, wenn nichts los ist – oder Feriensperren – etwa in der umsatzstärksten Jahreszeit – dürfen Sie als Arbeitgeber anordnen. Das sollten Sie allerdings mindestens zwei bis drei Monate im Voraus tun. Oder Sie formulieren eine passende Bestimmung im Reglement.

Weitere Punkte, die Sie im Reglement festhalten können, sind etwa Regelungen für den Fall, dass eine Mitarbeiterin in den Ferien erkrankt. Oder was gilt, wenn am Ende des Arbeitsverhältnisses noch ein Ferienguthaben besteht respektive umgekehrt, wenn dann zu viele Ferien bezogen wurden.

Weitere häufige Reglemente

Zusätzlich zum Personalreglement gibt es in vielen Betrieben ein separates Spesenreglement. Auch die Regelungen zum Thema Erfolgsbeteiligung sind häufig in einem eigenen Reglement zusammengefasst, ebenso die Modalitäten einer vom Betrieb (mit-)finanzierten Weiterbildung.

Gibt es Themen, die in Ihrer Branche besonders wichtig sind und detaillierte Bestimmungen erfordern, lohnt es sich, dafür ein eigenes Reglement oder eine ergänzende Weisung zu erstellen.

Weisung zur Nutzung der IT-Infrastruktur

Das Thema Datenschutz spielt eine immer wichtigere Rolle im Unternehmensalltag. Deshalb kann es auch für Ihr Unternehmen sinnvoll sein, ein Regelwerk zu erstellen, das den Umgang Ihrer Angestellten mit der IT-Infrastruktur und den vertraulichen Daten regelt. Folgende Themen können Sie darin regeln:

  • Vertraulichkeit, evtl. Geheimhaltungsverpflichtung
  • Umgang mit Geräten und Software
  • Geschäftliche Nutzung (wann, wo, wie)
  • Private Nutzung (wann, wo, wie)
  • Verhaltensgrundsätze über die Kanäle (keine sexuelle Belästigung, Mobbing, Aufrufen unangebrachter Internetseiten)
  • Folgen bei Verstössen und Missbrauch
  • Umgang mit Daten (Zugang, Speichern und Weiterleiten von Daten etc.)
  • Passwortvorgaben
  • Meldepflicht bei Hinweisen auf betrügerischen Inhalt
Gut zu wissen Mit einer klaren Weisung zur IT-Nutzung verhindern Sie, dass Ihre Mitarbeitenden unter Umständen widerrechtliche Handlungen mit sensiblen Daten vornehmen, dass Personendaten nicht geschützt werden oder Betriebsgeheimnisse publik werden. Diese Beispiele können dem Ruf Ihrer Firma schaden und auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Reglement für Geschäftswagen

Geschäftswagen gehören der Firma und werden den Mitarbeitenden für die Zeit der Anstellung zur Verfügung gestellt. Ein Geschäftswagen, der auch privat genutzt werden darf, ist eine attraktive Lohnnebenleistung. Bestimmungen zur Nutzung der Fahrzeuge sollten Sie schriftlich regeln. Dafür eignet sich ein Reglement für Geschäftswagen, auf das Sie im Arbeitsvertrag verweisen können. Folgende Themen können Sie darin regeln:

  • Nutzung des Fahrzeugs (Form, Personen, Unterhalt)
  • Privatnutzung
  • Kostenübernahme
  • Versicherungsleistungen
  • Haftung
  • Austrittsmodalitäten
TippBraucht eine Mitarbeiterin nur selten ein Fahrzeug für Geschäftszwecke, können Sie auch vorsehen, dass sie das private Fahrzeug für Geschäftsfahrten verwendet und dafür entschädigt wird, zum Beispiel mit 70 Rappen pro gefahrenen Kilometer.

Es gibt verschiedene Formen, wie Sie Geschäftswagen zur Verfügung stellen können (siehe Übersicht). Je nachdem müssen Sie den Geschäftswagen im Lohnausweis vermerken.

Geschäftswagen – privat oder geschäftlich?
FormFahrzeug und KostenLohnausweis
Berufliche und private Nutzung des GeschäftswagensPersönliche Zuteilung des Fahrzeugs an die einzelnen Mitarbeitenden. Die Kosten übernimmt der Arbeitgeber, die Arbeitnehmerin trägt nur Benzinkosten für längere private Fahrten.Unter «F» eintragen, ebenso unter Ziffer 2.2., da Naturallohn: 0,8 Prozent des Kaufpreises exkl. MWST pro Monat (Mindestansatz 150 Franken pro Monat). Bei Leasing: Barkaufpreis exkl. MWST.
Berufliche Nutzung des Geschäftswagens (inkl. Arbeitsweg)Persönliche Zuteilung des Fahrzeugs oder zugeteiltes Poolfahrzeug. Die Kosten übernimmt der Arbeitgeber.
Optional: Vergütung durch Angestellte an Arbeitgeberin von zum Beispiel 70 Rappen pro Kilometer für Privatfahrten.
Unter «F» eintragen. Privatanteil wird nicht addiert, da er nicht versteuert werden muss.
Ausschliesslich berufliche Nutzung des Geschäftswagens (ohne Arbeitsweg)Poolfahrzeuge, evtl. persönlich zugeteiltes Poolfahrzeug. Die Kosten übernimmt der Arbeitgeber.Kein Eintrag notwendig

Reglement zum Homeoffice

Homeoffice kommt weder im Obligationenrecht noch im Arbeitsgesetz explizit vor. Dennoch gelten die dort festgehaltenen Regeln auch für Angestellte, die (teilweise) von zu Hause aus arbeiten. Im Homeoffice haben Mitarbeitende ein hohes Mass an Eigenverantwortung. Aber Sie als Arbeitgeber sind dennoch in der Pflicht und müssen beispielsweise Massnahmen für den Gesundheitsschutz umsetzen oder darauf achten, dass die nötigen Ruhezeiten eingehalten werden. Dabei sind Sie natürlich auf die Mitarbeit der Homeworker angewiesen, aber es liegt an Ihnen, durch Information und Kontrolle sicherzustellen, dass alles korrekt abläuft. Am besten halten Sie die wichtigsten Punkte in einem Reglement fest (mehr zur Organisation von Homeoffice lesen Sie unter «Homeoffice gut organisieren»):

  • Voraussetzungen für Homeoffice: fachlich, technisch, räumlich
  • Umfang: Wie viele Stunden oder Tage pro Woche darf zu Hause gearbeitet werden? Welche Arbeiten können im Homeoffice verrichtet werden?
  • Zeitlicher Rahmen: Ist der Homeworker frei in der Zeitgestaltung oder muss er sich an Blockzeiten halten?
  • Regelung der Erreichbarkeit und der Antwortzeiten
  • Arbeitszeiterfassung: Wie wird die Arbeit zu Hause erfasst?
  • Einrichtung des Arbeitsplatzes: Was sind die Anforderungen an die Einrichtung? Wer übernimmt welche Kosten?
  • Geräte und Material: Grundsätzlich stellt der Arbeitgeber die Geräte zur Verfügung. Wenn die Homeworkerin mit privaten Geräten arbeitet, dann nur gegen Entschädigung und in Absprache mit dem Arbeitgeber.
  • Verhalten: Einhaltung von Arbeitsschutzregeln, Datenschutz- und Geheimhaltungspflicht
  • Regelung für den Fall, dass die Arbeit im Homeoffice verunmöglicht wird (zum Beispiel bei einer Panne beim Internetprovider)
  • Regelung, wenn sensible Daten bearbeitet werden
Gut zu wissen Ihre Mitarbeitenden haben kein Anrecht auf ein Arbeiten von zu Hause aus. Ob in Ihrem Betrieb Homeoffice möglich ist, bestimmen Sie als Arbeitgeber.