Videokonferenzsystem

Videokonferenzen Tipps

Mithilfe dieser Tipps können Sie ihre Videokonferenz korrekt und wirksam gestalten. Vergleichen Sie hier kostenlos 3 Videokonferenz-Offerten. Durch die technische Barriere bei einer Videokonferenz ist eine gut strukturierte Durchführung der Konferenz wichtig.

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Organisation von Videokonferenzen

Wenn Sie eine Videokonferenz organisieren, sollten Sie an folgende Dinge denken:

  • Legen Sie den Termin fest.
  • Bestimmen Sie, wer wen „anruft“.
  • Senden Sie die Tagesordnung (Agenda) allen Teilnehmern zu.
  • Überprüfen Sie den Videokonferenzraum auf seine Eignung.
  • Versorgen Sie den Moderator mit Informationen über die Teilnehmer.
  • Machen Sie den Moderator und die Teilnehmer mit den technischen Funktionen des Videokonferenzsystems bekannt. 

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Videokonferenzen Tipps

Videokonferenzen dienen grundsätzlich dem Ersatz von Sitzungen von Angesicht zu Angesicht und der Einsparung der damit verbundenen Reisekosten. Eine Videokonferenz erzeugt jedoch immer eine technische Barriere zwischen den Teilnehmenden und birgt somit gewisse Gefahren für die Kommunikation. Um die Videokonferenz möglichst reibungslos ablaufen lassen zu können, sollten Sie deshalb diese Tipps beachten und allenfalls Regeln für die Mitarbeiter aufstellen:

Planung und Durchführung einer Videokonferenz:

  • Fixieren Sie einen Termin und klare Themen, sowie einen Zeitrahmen. Gerade bei einer Videokonferenz könnte die Sitzung sonst sehr lange dauern.    
  • Legen Sie eine Gesprächsordnung fest: Wer darf wann sprechen? Dies ist wegen allfälligen Übertragungsverzögerungen extrem wichtig.    
  • Achten Sie auf ein ordentliches Umfeld.    
  • Die Teilnehmerzahl soll im Normalfall nicht zu gross sein, sonst wird die Sitzung unübersichtlich.
  • Auch bei einer Videokonferenz kann - ähnlich wie bei einem Face-To-Face-Meeting - zu Beginn eine Vorstellungsrunde durchgeführt werden.
  • Auch für Teleconferencing gilt: Nicht zu viele Meetings durchführen. 

Raumeinrichtung (Bei der Benutzung eines Videokonferenzraums):

  • Achten Sie auf gute Beleuchtung: Kein Gegenlicht zur Kamera und kein zu steiles seitliches Licht (wegen Schattenwurf). Am besten ist Licht von schräg vorne. Entfernen Sie ausserdem reflektierende Gegenstände.    
  • Sind alle Teilnehmer im Raum gut sichtbar? Testen Sie dies vorgängig.
  • Die Kamera sollte möglichst oben oder unten am Bildschirm aufgestellt sein. Bei einer Videokonferenz sieht man das Gegenüber im Bildschirm, dessen „Augen“ sind jedoch die Kamera. Diese Diskrepanz soll möglichst klein gehalten werden.
  • Der Konferenzraum sollte dezent farbig gestaltet sein. Reines Weiss lässt die Teilnehmer dunkel aussehen. Am besten eignen sich Beige- oder Grautöne. Je nach dem kann es auch sinnvoll sein, im Hintergrund das Firmenlogo zu zeigen.    
  • Bei einer Videokonferenz ab Desktop oder Laptop ist die Raumgestaltung schwieriger. Die Beleuchtung und Einrichtung sollte trotzdem möglichst optimiert werden.     

Technik:

  • Briefen Sie die Teilnehmer und Mitarbeiter im Gebrauch mit der Anlage. Sie sollten die Bedienung von Kamera und Mikrofon sowie die Anzeigen kennen und beherrschen.
  • Testen Sie die Anlage vor der Sitzung auf Funktionalität sowie Ton- und Bildqualität. Dies erspart peinliche Verzögerungen.
  • Der Ton ist fast wichtiger als das Bild! Die Mikrofone sollten mit Echounterdrückung ausgerüstet sein. Moderne, qualitative Videokonferenzsysteme bringen die notwendigen tontechnischen Eigenschaften mit.

Erscheinungsbild und Auftreten:

  • Schliessen Sie möglichst alle Türen und achten Sie auf eine geringe Schallbelastung von aussen.
  • Achten Sie darauf alle Störquellen im Konferenzraum zu minimieren: Schalten Sie alle anderen Geräte ab und verhalten Sie sich möglichst leise. Personen, die sich vom Homeoffice, Auto oder von Unterwegs einwählen, sollten die Hintergrundgeräusche durch den Mute-Modus unterdrücken, wenn sie nicht sprechen.  
  • Sprechen Sie deutlich, verhalten Sie sich natürlich, aber verwenden Sie keine allzu grossen Gesten.
  • Ihre Kleidung sollte nicht zu auffällig sein. Ausserdem sind kleinkarierte Muster für eine Kameraaufnahme nicht geeignet, es könnte zu Interferenzen kommen.     
  • Sie müssen nicht ständig in die Kamera schauen, aber Blickkontakt zwischendurch suggeriert Aufmerksamkeit und kann effektiv eingesetzt werden.