IT-Outsourcing: Darauf müssen KMU achten
Fachbeitrag von Serge Subits, Managing Director der igeeks AG
Kostengünstiger und sicher – Für viele KMU ist die Auslagerung der IT-Infrastruktur an einen Drittanbieter ein sinnvoller Schritt. Denn der Betrieb eigener Systeme wird immer anspruchsvoller, zugleich wächst das Angebot an Outsourcing-Lösungen. Bei der Wahl des geeigneten Partners sind allerdings einige Punkte zu beachten.
Immer mehr Unternehmen übertragen die Verantwortung für ihre IT-Systeme und die Datenverwaltung an einen externen Partner. Dies nicht von ungefähr: Externe Lösungen lassen sich heute einfach und flexibel an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Das Angebot wird zudem immer breiter und ist finanziell attraktiv. Auf der anderen Seite nimmt der Aufwand für den Betrieb interner Infrastrukturen zu, zudem fehlt es oft am nötigen Know-how – gerade, wenn es um die Sicherheit geht.
Skalierbarkeit ist Trumpf
Wird die Auslagerung der eigenen IT-Infrastruktur ein Thema, stellt sich oft als Erstes die Frage nach den Kosten. Mit Blick auf die benötigte Technologie fällt ein Vergleich interner und externer Lösungen heute in den meisten Fällen zugunsten der Outsourcing-Lösung aus. Noch deutlicher ist das Ergebnis, wenn auch die Kosten für IT-Mitarbeitende mitgerechnet werden. Denn die Anforderungen an den Systemunterhalt nehmen konstant zu und Fachleute, die über das nötige Know-how verfügen, sind gefragt. Dasselbe gilt für externe Spezialisten, die im Bedarfsfall hinzugezogen werden müssen, wenn intern das Fachwissen fehlt. Ein weiterer Kostenpunkt, der bei einer externen Lösung entfällt, sind allfällige Mietkosten für zusätzlich benötigte Serverräume.
Eine Ausnahme von dieser Regel gilt für Unternehmen, die bereits über das benötigte Personal und die Räumlichkeiten verfügen. Dies dürfte insbesondere auf IT-Betriebe zutreffen sowie auf Unternehmen mit einer Grösse, bei der sich der Betrieb eigener Anlagen mit einem internen Team lohnt. Ein klarer Vorteil moderner Cloud-Lösungen ist allerdings, dass sie sich beinahe unbegrenzt skalieren lassen, was sie auch für Wachstumsunternehmen attraktiv macht.
Sicherheit ist zentral
Einhergehend mit der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft wächst auch die Bedeutung der Sicherheit von Daten und Systemen. Gerade KMU-Betriebe sind ein dankbares Opfer für Cyberkriminelle, weil ihnen häufig Kapazitäten und Know-how fehlen, um sich vor den immer raffinierteren Angreifern zu schützen. Eine Auslagerung der eigenen IT in die Cloud ist deshalb auch aus Sicherheitsgründen sinnvoll, denn externe Anbieter verfügen in der Regel standardmässig über Abwehrmassnahmen, die einen hohen Sicherheitsstandard gewährleisten.
Bei der Wahl des Outsourcing-Partners spielt die Frage nach den vorhandenen Sicherheitsvorkehrungen allerdings weiterhin eine wichtige Rolle. So empfiehlt es sich beispielsweise, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der über geografisch getrennte Datencenter verfügt (Georedundanz). Dadurch ist gewährleistet, dass bei einem Sicherheitsvorfall in einem Datencenter alle Systeme und Daten an einem anderen Standort verfügbar sind.
Ein Ansprechpartner für alle Fragen
Nebst der Sicherheit und den Kosten ist beim Entscheid für eine Outsourcing-Lösung auch der Komfort ein wesentlicher Aspekt. KMU entscheiden sich mit Vorteil für einen Anbieter, der ihnen hinsichtlich aller IT-Themen als alleiniger Ansprechpartner zur Verfügung steht und allfällige Fragen umfassend beantworten kann. Festgelegt sind der Leistungsumfang einer Lösung und der Verantwortungsbereich des Anbieters ist im jeweiligen Service Level Agreement.
Zertifizierte, lokale Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz bieten nicht nur den Vorteil, dass alle ausgelagerte Systeme und Daten in der Schweiz betrieben bzw. gespeichert werden. Ein Partner in der Nähe ist im Notfall auch schneller zur Stelle, zudem werden Beratung und Support durch Personen geleistet, die mit den lokalen Gegebenheiten vertraut sind. Und nicht zuletzt ist es bei einem regionalen Partner einfacher, sich einen persönlichen Eindruck vor Ort zu verschaffen.
Checkliste
Prüfen Sie mit der folgenden Checkliste, ob ein in Frage kommender Anbieter den Anforderungen entspricht, bevor Sie einen Entscheid fällen:
- Preis
- Cloud-Infrastruktur (Aufbau, Redundanzen, Server-Standort)
- Backup-Strategie
- Datensicherheit und Datenschutz
- Zertifizierungen (ISO 27001, ISO 20000)
- Abhängigkeiten (mit welchen Lieferanten wird zusammengearbeitet)
- Arbeitet der Service-Provider nach Prozessen (ITIL)?
- Bei regionalen Anbietern: Verschaffen Sie sich einen persönlichen Eindruck
- Inhalt des Service Level Agreements (SLA)
- Referenzen
- Konsultieren Sie externe Beratungs- und Informationsangebote
Serge Subits
Managing Director
Founder & Partner
igeeks AG
Räffelstrasse 24
8045 Zürich
+41 58 058 00 11
[email protected]
www.igeeks.ch
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