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Was ist Debitorenmanagement?

Das Buchhaltungskonto «Debitoren» enthält Forderungen, beispielsweise gegenüber Kundinnen, die aufgrund von Lieferungen oder Dienstleistungen der Gläubigerin (der «Kreditorin») entstehen. Die Debitorin ist somit die Schuldnerin, die offene Rechnungen zu begleichen hat.

Das Debitorenmanagement ist Teil des Rechnungswesens und umfasst den ganzen Ablauf einer Forderung: von deren Entstehung und dem Ausstellen der Rechnung an die Kundinnen über die Anlage und Pflege von Debitorenkonten bis hin zum Verbuchen von Rechnungen und zur Überwachung der Zahlungseingänge. Aber auch die Bonitätsprüfung einer Kundin vor einem Vertragsabschluss, die buchhalterische Behandlung von Reklamationen, Gutschriften und Valutierungen sowie das Mahnwesen gehören dazu.

Ziel des Debitorenmanagements ist die Überwachung der Zahlungseingänge und damit verbunden auch der Zahlungsmoral der Schuldnerinnen. Das Mahnwesen, ein wichtiger Teil des Debitorenmanagements, befasst sich mit dem Erfassen der Kundenzahlungen und der Überwachung von Zahlungsfristen. Wurde eine solche Zahlungsfrist überschritten, befindet sich die Schuldnerin im Zahlungsverzug und das Mahnverfahren muss ausgelöst werden.


Bedeutung des Debitorenmanagements

Ein Unternehmen kann das Debitorenmanagement – oder auch Teile davon – intern selbst erledigen oder es kann die Arbeiten auslagern und einen Drittanbieter, zum Beispiel eine Inkassofirma oder einen Factor, damit beauftragen. Insbesondere das Auslagern des Mahnwesens spart einiges an Zeit und Aufwand. Allerdings fällt dadurch der direkte Kontakt zu den Kundinnen weg und der Tonfall der Kommunikation entspricht unter Umständen nicht mehr dem Unternehmensstil.

Bei beiden Varianten empfiehlt sich, dem Mahnwesen eine hohe Bedeutung beizumessen und sich um ausstehende Rechnungsbeträge zu kümmern, denn ausstehende Forderungen sind für ein Unternehmen kostbares Betriebskapital. Offene Rechnungen beeinträchtigen die Liquiditätssituation des Unternehmens, allfällige Engpässe müssen durch Zwischenfinanzierungen überbrückt werden. Im Zeitraum zwischen der Erbringung der Leistung oder der Lieferung von Waren und dem Zahlungseingang wird der Kundin faktisch ein Kredit eingeräumt. Lässt sich mit dem Mahnverfahren kein Erfolg erzielen, ist zu überlegen, ob es sich lohnt, eine Betreibung einzuleiten.

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