VoIP-Telefonanlagen für KMU

Was ist eine VoIP-Telefonanlage?

Die Begriffe VoIP, Voice over IP, IP-Telefonie oder auch Internet-Telefonie stehen alle fürs Telefonieren über das Datennetz. Statt über die klassische Telefonleitung werden die Daten über das Internet übertragen. Dazu wird die Sprache (analoges Signal) aufgenommen und digitalisiert. Diese Daten werden über das Netzwerk transportiert und beim Empfänger wieder in akustische Signale umgewandelt.

Die Arbeitsplätze der Mitarbeitenden sind als SIP-Clients (Session Initiation Protocol Clients) in Form von IP-Tischtelefonen oder Softphones über das Firmennetzwerk direkt mit dem Telefonanlagen-Server verbunden. Die wichtigste Voraussetzung für eine internetfähige Kommunikation ist eine ausreichend schnelle und zuverlässige Internetverbindung sowohl für die Telefonanlage als auch für jedes verbundene Endgerät – und das völlig unabhängig davon, wo sich dieses physisch befindet.

Weshalb ist VoIP-Telefonie für KMU interessant?

VoIP-Telefonie und Cloud-Telefonanlagen sind in Schweizer KMU seit Ende 2019 weitverbreitet. Damals wurde das frühere ISDN eingestellt; für eine Telefonanlage ist seither kein herkömmlicher Telefonanschluss mehr nötig. Aus der Sicht von KMU sind diese Aspekte einer VoIP-Telefonanlage interessant: 

• Ein VoIP-Telefonsystem erleichtert den Arbeitsalltag in Ihrem Unternehmen – zum Beispiel mit der einfachen Integration von Homeoffice, mit unbegrenzten Gesprächsleitungen und verbesserter Sprachqualität.
• Ihre Mitarbeitenden können dank IP-Telefonie die Firmennummer auch via Smartphone verwenden, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort.
• VoIP-Telefonsysteme weisen eine hohe Benutzerfreundlichkeit auf und ermöglichen eine optimale Kommunikationsvernetzung der Mitarbeitenden.Die Zahl der Gesprächsleitungen ist unbegrenzt.
• Die einfache Zu- und Abschaltung neuer Teilnehmender ermöglicht ein flexibles Wachstum.
• VoIP-Systeme lassen sich generell besser an Ihre Anforderungen an die Telefonie und die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen anpassen.
• Anrufe können mühelos an jeden Ort weltweit umgeleitet werden.
• Mitarbeitende können per PC, Laptop, IP-Telefon oder Smartphone kommunizieren.

Der einzige Nachteil einer VoIP-Telefonanlage: Bei einem Internetausfall funktioniert auch die Telefonie nicht mehr.

Kann man mit dem Handy über die Geschäftsnummer telefonieren?

Ja, VoIP-Telefonanlagen ermöglichen den Einbezug der Handys von Mitarbeitenden. Das hat verschiedene Vorteile:

• Erreichbarkeit aller unter einer einzigen Telefonnummer
• Anzeige der Firmennummer beim Gesprächspartner
• Ortsunabhängige Erreichbarkeit
• Reduktion der Gesprächskosten insbesondere bei Anrufen ins Ausland

Mobiltelefonie als Ergänzung zur statischen Telefonanlage in der Firma ermöglicht eine nahtlose, einheitliche Kommunikation zwischen Büro und mobilen Mitarbeitenden (Homeoffice, Aussendienst). Für den Miteinbezug der Handys in eine bestehende Telefonanlage benötigen Sie in der Regel diese Komponenten:

• Zusatzsoftware (sogenanntes Plugin bzw. App)
• Integrationsschnittstellen (mobile App / Bluetooth / WLAN)
• Controller als Zusatz zur Telefonanlage
• Lizenzierung

Eine weitere Möglichkeit ohne Einbezug einer Telefonanlage ist die Nutzung eines Mobiltelefons mit einer Dual-SIM-Karte. Sie ermöglicht die Verwendung von zwei Rufnummern – eine für geschäftliche und eine für private Gespräche.

Was bedeutet Unified Communications?

Die meisten IP-Telefonanlagen beinhalten im Grundumfang alle Funktionen, um die gängigsten Kommunikationsformen über Telefonie abzudecken. Es gibt aber auch optionale Funktionen und Applikationen wie Unified Communications (UC), Computer Telephony Integration (CTI) und Call-Center-Funktionen. Bei UC zum Beispiel handelt es sich um eine Art Plattform, auf der verschiedene Kommunikationsdienste wie Telefonie, Mobiltelefonie, Videokonferenzen, E-Mails, Instant Messaging, Präsenz-Anzeige oder Content Sharing zusammengeführt werden. Unified Communications ist also ein Sammelbegriff für die Integration mehrerer Kommunikationstools in Ihrem Unternehmen in einer einzigen, optimierten Schnittstelle. 

Was bringt die Integration von Softphones?

Das Softphone ermöglicht Telefongespräche über VoIP, ohne dabei ein physisches Telefon zu benötigen. Ein Softphone ist eine Software, die – je nach Anbieter – auf verschiedenen Endgeräten (Computer, Tablet, Smartphone, Notebook etc.) mit diversen Betriebssystemen installiert werden kann. Das Endgerät muss über einen Lautsprecher oder Kopfhörer sowie ein Mikrofon verfügen. Bei Mobiltelefonen ist dies ohnehin der Fall, bei PCs wird meist über ein Headset telefoniert. Die Oberfläche der Telefonie Software gleicht oft den vorinstallierten Telefon-Apps auf Smartphones. Auf PCs ist die Oberfläche grösser und übersichtlicher gestaltet und ermöglicht Shortcuts zu Funktionen und Organisationstools.

Wie findet man VoIP-Anbieter aus der Schweiz?

In der Schweiz gibt es eine sehr grosse Zahl an verschiedenen VoIP-Anbietern. Daher ist es sinnvoll, die Preise und Konditionen genau zu vergleichen. Damit Sie das passende Telefonsystem für Ihr KMUfinden, arbeitet Gryps mit allen grossen IP-Telefonie-Anbietern, Herstellern und Providern zusammen. So gelingt ein optimaler Vergleich.

Geben Sie die Anforderungen an Ihre Business-Telefonanlage im Bedarfs-Check ein.

Autor: Patrick Gunti