Finanzen und Steuern

So haben Sie die Mehrwertsteuer im Griff

Mehrwertsteuer im Griff

So haben Sie die Mehrwertsteuer im Griff

Für viele Unternehmer ist die Mehrwertsteuer mit grossem Aufwand verbunden. Nicht weil deswegen ihr Gewinn geschmälert würde oder sie eine direkte finanzielle Zusatzbelastung hätten – die Steuer belastet ja nicht das Unternehmen, sondern die Konsumentinnen und Konsumenten. Doch für Unternehmer bedeutet sie einiges an administrativer Arbeit.

Mit der Mehrwertsteuer (MWST) erzielt der Bund rund einen Drittel seiner Einnahmen. Die Steuer wird von den Endverbrauchern bezahlt, die Unternehmen werden nur als «Inkassobüro des Bundes» eingespannt und müssen die MWST auf den Preis ihrer Produkte und Leistungen dazuschlagen.

Die eingenommenen MWST-Beträge müssen die Betriebe an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) überweisen, davon abziehen darf man aber die Vorsteuer, also die Mehrwertsteuer, die man im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit beispielsweise an Lieferanten bezahlt hat.

Das unten stehende Beispiel zeigt das System der Mehrwertsteuer anhand des Weges eines Kleidungsstücks vom Stoffhändler über die Kleiderfabrik und die Boutique bis hin zur Kundin.

Welche Umsätze sind MWST-pflichtig?

Ist Ihr Unternehmen steuerpflichtig, müssen Sie die Mehrwertsteuer grundsätzlich auf folgenden Umsätzen abrechnen:

  • Auf dem Entgelt für im Inland erbrachte Leistungen – bewegliche und unbewegliche Sachen, die Sie verkauft, vermietet, verpachtet, verleast, geprüft, reguliert, kontrolliert, gereinigt, gepflegt, repariert oder geändert haben –, sofern diese Leistungen nicht ausdrücklich von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind (Inlandsteuer).
  • Auf gewissen Dienstleistungen, die Sie als Empfänger im Inland von Unternehmen mit Sitz im Ausland beziehen (Bezugsteuer).

Von der Mehrwertsteuer ausgenommene Leistungen

Es gibt eine ganze Reihe von Leistungen, die von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind. Dazu gehören unter anderem Leistungen in folgenden Bereichen:

  • Gesundheitswesen (zum Beispiel von Ärztinnen, Zahnärzten, Psychotherapeutinnen, medizinischen Masseuren, Physiotherapeuten, Hebammen, Podologinnen)
  • Erziehung, Unterricht sowie Kinder- und Jugendbetreuung (beispielsweise von Sprach- und Musiklehrern, Kleinkindererzieherinnen)
  • Sozialfürsorge und soziale Sicherheit
  • Kultur (zum Beispiel von Kunstmalern, Bildhauern oder Musikerinnen)
  • Versicherungsumsatz (keine Optierung möglich)
  • Geld- und Kapitalverkehr (keine Optierung möglich)
  • Wette, Lotterie, Glücksspiel (keine Optierung möglich)
  • Einrichtungen ohne Gewinnstreben
  • Verkauf, Vermietung und Verpachtung von Immobilien und Grundstücken

Auf diesen Leistungen müssen Sie als Leistungsempfänger keine MWST bezahlen. Als Leistungserbringer verrechnen Sie Ihren Kunden ebenfalls keine MWST, im Gegenzug können Sie die Vorsteuer, die diese Umsätze betrifft, nicht in Abzug bringen.

Optierung – freiwillig zur Mehrwertsteuer anmelden

Es ist jedoch möglich, sich für einzelne ausgenommene Leistungen freiwillig bei der Mehrwertsteuer anzumelden, auch optieren genannt. Haben Sie optiert, verrechnen Sie Ihren Kunden die MWST und können die Vorsteuer abziehen.

Sobald Sie auf der Rechnung die MWST offen ausweisen oder in der Mehrwertsteuerabrechnung deklarieren, haben Sie damit für die Versteuerung der ausgenommenen Leistungen optiert. Um von der Optierungsmöglichkeit Gebrauch machen zu können, müssen Sie Ihr Unternehmen bei der ESTV für die MWST anmelden.

AchtungFür einige Leistungen ist die Optierung nicht möglich (siehe Auflistung oben). Rechnet ein Unternehmen nach Saldosteuersatz oder Pauschalsteuersatz ab, kann es für ausgenommene Leistungen ebenfalls nicht optieren.
Beispiel Die Vermietung von Immobilien ist eine Leistung, die grundsätzlich von der Mehrwertsteuer ausgenommen ist. Als Vermieterin einer Gewerbeliegenschaft können Sie jedoch für diese Leistung optieren und sich freiwillig für die MWST anmelden. Dann dürfen Sie von Ihren Mietern Mehrwertsteuer verlangen. Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie bei all Ihren Aufwänden und Investitionen im Zusammenhang mit der Liegenschaft die Vorsteuer geltend machen können.

Von der Mehrwertsteuer befreite Leistungen

Das sind Leistungen, die eigentlich der MWST unterstehen, für die aber dennoch keine Mehrwertsteuer bezahlt werden muss. Dazu gehört unter anderem der Export von Gütern und Dienstleistungen. Anders als bei den von der Steuer ausgenommenen Leistungen ist bei den steuerbefreiten Leistungen der Vorsteuerabzug erlaubt.

Wer untersteht der Mehrwertsteuerpflicht?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig – die Rechtsform spielt dabei keine Rolle. Die Steuerpflicht beginnt in der Regel mit der Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit. Liegt Ihr jährlicher Umsatz jedoch unter 100'000 Franken, sind Sie von der MWST-Pflicht befreit.

Gut zu wissen Eine freiwillige Anmeldung zur MWST ist möglich. Prüfen Sie vorher, ob das für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Die Befreiung von der Steuerpflicht endet nach Ablauf des Geschäftsjahrs, in dem Sie die Umsatzgrenze von 100'000 Franken erreicht haben. Beim Bezug von Leistungen von Unternehmen mit Sitz im Ausland beträgt die Schwelle 10'000 Franken. Für die Berechnung des MWST-Umsatzes werden alle im In- und Ausland erbrachten Leistungen (Lieferungen und/oder Dienstleistungen) berücksichtigt, sofern sie nicht von der Steuer ausgenommen oder davon befreit sind.

Generell von der Mehrwertsteuerpflicht ausgenommen sind:

  • Landwirte, Forstwirte und Gärtner für die Lieferung der im eigenen Betrieb gewonnenen Erzeugnisse
  • Viehhändler für die Umsätze von Vieh
  • Milchsammelstellen für die Umsätze von Milch an Milchverarbeiter

Mehrwertsteuer-Anmeldung

Sie können Ihr Unternehmen über den Online-Schalter EasyGov für die Mehrwertsteuer anmelden. Als MWST-Nummer wird Ihnen dann Ihre Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz «MWST» zugeteilt, den Sie zwingend dazuschreiben und auf Ihren Rechnungen aufführen müssen – Beispiel: CHE-123.456.789 MWST. Ihre UID-Nummer sowie Ihre MWST-Nummer sind von jedermann über das UID-Register online einsehbar.

Freiwillig Mehrwertsteuer zahlen – wann ist das sinnvoll?

Unterstehen Sie aufgrund des zu tiefen Umsatzes nicht der Mehrwertsteuerpflicht, müssen Sie Ihre Umsätze nicht versteuern. Dann können Sie Ihren Kunden aber auch keine Mehrwertsteuer verrechnen und können keine Vorsteuer abziehen. Weil Sie aber die Vorsteuern aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen unbedingt in den Preis einrechnen sollten, sind Ihre Leistungen entsprechend teurer. Überlegen Sie, ob sich allenfalls eine freiwillige Anmeldung zur MWST lohnen könnte. Dazu ist kein bestimmter Mindestumsatz erforderlich.

Während einer laufenden Steuerperiode können Sie sich nicht freiwillig für die MWST anmelden; das ist jeweils frühestens auf Beginn der nächsten Steuerperiode möglich. Sinnvoll kann die Anmeldung für Unternehmen in folgenden Situationen sein:

  • Leistungen vor allem für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen
    Diese Unternehmen vergeben ihre Aufträge lieber an Firmen, die der Mehrwertsteuerpflicht unterstehen, damit sie ihrerseits die Vorsteuer abziehen können.
  • Regelmässiger Einkauf von Waren und Dienstleistungen
    Die dabei entstehenden Vorsteuerabzüge betragen schnell einmal Tausende von Franken, die Sie bei der ESTV geltend machen können – sofern Ihr Unternehmen Mehrwertsteuer abliefert.
  • Tätigkeit mehrheitlich im Export
    Lieferungen ins Ausland wie auch gewisse Dienstleistungen an Empfänger mit Sitz im Ausland sind von der Steuer befreit. Haben Sie sich als Exporteur oder Dienstleistungserbringerin freiwillig für die MWST angemeldet, können Sie trotzdem den Vorsteuerabzug auf Ihren Unkosten (beispielsweise Wareneinkauf, Werbeaufwand, Informatikaufwand) geltend machen. Das kann zu Steuergutschriften führen.
  • Start-ups
    Sie befinden sich im Aufbau Ihres Unternehmens, erzielen im Moment noch kaum Umsätze, investieren aber in dieser Phase beträchtliche Summen, inklusive der darauf anfallenden Vorsteuern. Gut möglich, dass in den ersten Jahren die Vorsteuer höher ist als die abzuliefernde MWST. Das führt dann zu einer Steuergutschrift respektive einer MWST-Rückzahlung.
Gut zu wissenIn der Praxis unterstellen sich Unternehmen auch oft aus Imagegründen freiwillig der MWST. Denn dadurch ist nicht erkennbar, dass Ihr Unternehmen weniger als 100'000 Franken Umsatz erwirtschaftet und es erhält eine gewisse Professionalität. Möglicherweise bieten Lieferanten dann bessere Konditionen an.

Eine freiwillige MWST-Anmeldung ist nicht in jedem Fall sinnvoll. Erzielen Sie Ihren Umsatz vor allem mit Privatpersonen, die die MWST nicht zurückfordern können, lohnt sich eine freiwillige Anmeldung nicht. Registrieren Sie sich in diesem Fall erst bei der MWST, wenn Sie die Umsatzgrenze erreicht haben und dazu verpflichtet sind.

BeispielDie Betreiberin eines Coiffeursalons erzielt weniger als 100'000 Franken Umsatz. Ihre Kunden sind Privatpersonen, die die MWST nicht zurückfordern können. Würde sich die Unternehmerin freiwillig bei der MWST anmelden, müsste sie den MWST-Betrag aus betriebswirtschaftlichen Gründen in ihre Preise einkalkulieren und würde teurer oder sie würde einen Teil ihrer Gewinnmarge verlieren. Für die Saloninhaberin lohnt es sich nicht, sich freiwillig bei der MWST anzumelden.

Abmeldung von der Mehrwertsteuer

Haben Sie sich der Mehrwertsteuer unterstellt und bemerken nach einiger Zeit, dass Sie die Umsatzgrenze von 100'000 Franken nicht erreichen und sie auch in den folgenden Geschäftsjahren nie erreichen werden, können Sie Ihr Unternehmen bei der ESTV wieder abmelden. Die Abmeldung ist frühestens auf das Ende der Steuerperiode möglich, in der Ihr Unternehmen die Umsatzlimite nicht erreicht hat. Wenn Sie Ihr Unternehmen nicht abmelden, gilt dies als Verzicht auf die Befreiung von der Steuerpflicht.

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Wie wird die Mehrwertsteuer berechnet?

Der Bund erhebt die Mehrwertsteuer nicht direkt bei den Konsumenten, sondern indirekt bei den Produzenten und Händlern von Waren, bei Fabrikanten, Handwerkern und Dienstleistungserbringern – also bei Ihnen.

Verkaufen Sie Ihre Produkte oder Leistungen direkt an Konsumenten, müssen Sie die Mehrwertsteuer im angeschriebenen Endpreis einrechnen und zusätzlich explizit ausweisen. Im Geschäftsverkehr dagegen werden in der Regel die Nettopreise zuzüglich MWST angegeben.

Steuersätze bei der Mehrwertsteuer

Die aktuell geltenden Mehrwertsteuersätze (Stand 2022) sind:

  • Normalsatz: 7,7 Prozent
    Beispielsweise auf Restaurantbesuche, Coiffeur-Dienstleistungen, Benzin, Kauf von Fahrzeugen, Maschinen, Mobiliar
  • Sondersatz: 3,7 Prozent
    Auf Beherbergungsleistungen inklusive Frühstück
  • Reduzierter Satz: 2,5 Prozent
    Auf Gütern des täglichen Bedarfs – sofern nicht mit «gastgewerblicher Leistung» verbunden – wie Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher, Zeitungen und Zeitschriften, Radio- und Fernsehgebühren, Medikamente, Pflanzen, Getreide

Ziehen Sie die Vorsteuer ab

Ein Produkt durchläuft vom Rohmaterial bis zum Fertigprodukt mehrere Stationen, bis es zum Endkunden gelangt (siehe Beispiel «So funktioniert die Mehrwertsteuer»), und jede dieser Stationen bezahlt Mehrwertsteuer. Deshalb kommt der Vorsteuerabzug zum Einsatz.

Vom Mehrwertsteuerbetrag, den Sie gegenüber Ihren Kunden draufschlagen und an die ESTV abliefern müssen, können Sie die Vorsteuer abziehen. Das ist die Mehrwertsteuer, die Sie selbst im Rahmen Ihrer unternehmerischen Tätigkeit beispielsweise Ihren Lieferanten bezahlt haben. Darunter fallen:

  • Steuern, die Ihnen zuvor Dienstleistungserbringer oder Warenlieferanten in Rechnung gestellt haben für Waren und Dienstleistungen, die für unternehmerische, steuerbare Zwecke bestimmt sind,
  • vom Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BZAG) erhobene Mehrwertsteuer auf der Einfuhr von Gegenständen,
  • von Ihnen als Unternehmer selbst deklarierte Bezugsteuer auf gewissen aus dem Ausland bezogenen Leistungen, die nicht von der Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BZAG) besteuert wurden.
Gut zu wissenDas Gesetz spricht nicht von Waren, sondern von Gegenständen. Das können bewegliche und unbewegliche Sachen sein, etwa ein geleastes Fahrzeug, eine gekaufte Maschine, Gas, Wärme, Elektrizität.
Ausnahmen vom Vorsteuerabzug 
Nicht überall ist der Vorsteuerabzug zulässig, in diesen Fällen ist er ausgeschlossen:
  • Bei Verwendung für den privaten Zweck (Eigenverbrauch)
  • Bei Verwendung für Tätigkeiten, die von der Steuer ausgenommen sind und für deren Versteuerung nicht optiert wurde

Abgrenzung des Eigenbedarfs

Hie und da beziehen Geschäftsinhaber und ihre Angehörigen Produkte oder Dienstleistungen aus dem eigenen Unternehmen. Als Endkunde Ihrer eigenen Produkte dürfen Sie die Vorsteuern, die darauf angefallen sind, nicht von Ihrer Mehrwertsteuer abziehen. Da diese Abgrenzung nicht immer einfach ist, gibt es Pauschalabzüge für Firmeninhaber, ihre Familienangehörigen und Angestellten.

Gut zu wissenAuf der Website der ESTV im Merkblatt N 1 / 2007 finden Sie die Pauschalbeträge für solche Naturalbezüge.

Naturalbezüge müssen Sie mit der MWST wie folgt abrechnen:

  • Einzelunternehmen
    • Bezüge des Geschäftsinhabers und seiner Familienangehörigen gelten als Eigenverbrauch, die Vorsteuern (reduzierter oder Normalsatz) darauf werden beim Vorsteuerabzug aufgerechnet.
    • Bezüge von Lohnempfängern (Angestellten) werden als Umsatz zum reduzierten oder zum Normalsatz versteuert.
  • Juristische Personen
    Naturalbezüge von Angestellten und der Geschäftsführung – auch des Unternehmensinhabers, wenn dieser operativ tätig ist (beispielsweise in der Gastronomie) – sowie ihrer Familienangehörigen werden als Umsatz zum reduzierten oder zum Normalsatz deklariert. Dasselbe gilt für Privatanteile, zum Beispiel für die private Nutzung eines Geschäftsautos.
AchtungFallen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug infolge Eigenverbrauchs nachträglich weg, müssen Sie die bereits in Abzug gebrachte Vorsteuer mit Ihrer nächsten MWST-Abrechnung deklarieren.

Effektive Abrechnung – der Normalfall

Eigentlich sieht die Mehrwertsteuer eine effektive Abrechnung vor: Ihr Unternehmen schuldet der ESTV die reguläre MWST, die Sie Ihren Kundinnen auf die Rechnung geschlagen haben, und darf von dieser Schuld abziehen, was es seinen Leistungserbringern selbst an Mehrwertsteuer bezahlt hat. Das bedeutet für Sie als Unternehmer oder Firmeninhaberin einen hohen administrativen Aufwand: Sie müssen pro Quartal eine Abrechnung einreichen, in der Sie die einzelnen Waren- und Dienstleistungsbezüge mit den dafür geltenden Steuersätzen deklarieren und die Vorsteuern ermitteln. Das erfordert eine Buchhaltung, in der Sie die MWST und die Vorsteuern separat erfassen.

Ergibt sich aufgrund von Vorsteuerüberschüssen ein Guthaben zu Ihren Gunsten, überweist Ihnen die ESTV diesen Betrag innert 30 Tagen nach Eintreffen der Abrechnung. Ab dem 61. Tag erhalten Sie darauf einen Vergütungszins. Haben Sie regelmässig Vorsteuerüberschüsse, können Sie auf Antrag auch monatlich mit der ESTV abrechnen.

Die effektive Abrechnungsmethode nutzen rund zwei Drittel der Unternehmen. Sie empfiehlt sich für Start-ups mit hohen Anfangsinvestitionen und noch unsicheren Prognosen zu den Einnahmen und Ausgaben sowie für Unternehmen, die sehr gut organisiert sind und ihre Administration im Griff haben.

Saldosteuersatz – die vereinfachte Abrechnung

Einfacher als die effektive Abrechnung ist die Saldosteuersatzmethode. Dabei rechnen Sie mit der ESTV nicht nach den regulären MWST-Sätzen ab, sondern mit einem fixen Pauschalsatz (Saldosteuersatz), der je nach Branche unterschiedlich hoch ist und in dem der durchschnittliche Vorsteueraufwand und der Eigenverbrauch schon berücksichtigt sind. Das vereinfacht die Abrechnung wesentlich, da Sie keine Vorsteuern ermitteln müssen und statt quartalsweise nur halbjährlich abrechnen.

Zur Deklaration Ihrer geschuldeten Mehrwertsteuer multiplizieren Sie den steuerbaren Totalumsatz einschliesslich MWST mit dem für Ihr Unternehmen geltenden Saldosteuersatz. In den Kundenrechnungen weisen Sie jedoch den gesetzlichen MWST-Satz aus, nicht den Saldosteuersatz.

AchtungDie Saldosteuersatzmethode können Sie nur anwenden, wenn Sie pro Jahr höchstens 5'005'000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen erwirtschaften und der ESTV im gleichen Zeitraum maximal 103'000 Franken Steuern schulden – berechnet mit dem für Sie massgebenden Saldosteuersatz (Stand 2022).
Beispiel
Architekt Lange schickt seinen Kunden diese beiden Rechnungen:
Preis der Leistung (Auftragswert)Mehrwertsteuerbetrag (7,7%)Rechnungstotal

Rechnung 1
Fr. 20'000.– Fr. 1'540.– Fr. 21'540.– 
Rechnung 2Fr. 50'000.– Fr. 3'850.– Fr. 53'850.– 
TotalFr. 70'000.– Fr. 5'390.– Fr. 75'390.– 


In den Rechnungen weist der Architekt den Mehrwertsteuerbetrag also gemäss dem gesetzlichen Steuersatz aus. Die ESTV hat ihm einen Saldosteuersatz von 5,9 Prozent bewilligt. Sind dies seine beiden einzigen Rechnungen des Semesters, deklariert er in seiner Abrechnung einen Umsatz von 75'390 Franken inklusive Mehrwertsteuer und multipliziert diesen mit 5,9 Prozent. Architekt Lange schuldet für diese Steuerperiode also eine Mehrwertsteuer von 4'448.01 Franken.

Zum Vergleich: Bei der effektiven Methode würde die zu bezahlende Mehrwertsteuer 5'390 Franken betragen. Davon könnte der Architekt aber die Vorsteuer abziehen. Beträgt diese beispielsweise 1'232 Franken, würde sich seine effektive Steuerschuld auf 4'158 Franken belaufen – er würde mit der effektiven Methode besser fahren.

Nachteilig wird die Saldosteuersatzmethode dann, wenn ein Unternehmen vom durchschnittlichen Branchenverhalten abweicht – drei Beispiele:

  • Ein Malergeschäft investiert laufend und überdurchschnittlich in seinen Fahrzeugpark.
  • Ein Gipsergeschäft arbeitet nicht mit eigenem Personal, sondern mietet Personal im Sinn von Fremdleistungen.
  • Ein Küchenbauer hat seine Büros und Showräume in einer Gewerbeliegenschaft, deren Vermieter optiert hat, deshalb muss der Mieter die Miete plus MWST bezahlen.

Saldosteuersatz beantragen

Machen Sie sich neu selbstständig und möchten von Beginn weg mit dem Saldosteuersatz abrechnen? Dann müssen Sie der ESTV spätestens 60 Tage nach der Zustellung Ihrer MWST-Nummer eine Unterstellungserklärung einreichen.

Wird die Anwendung des in der Unterstellungserklärung angegebenen Saldosteuersatzes bewilligt, sind Sie verpflichtet, diesen während mindestens einer Steuerperiode anzuwenden. Stellen Sie anschliessend auf die effektive Abrechnungsmethode um, müssen Sie diese für drei Jahre beibehalten, bevor Sie wieder zum Saldosteuersatz zurückwechseln können.

Verzichten Sie beim Firmenstart auf die Anwendung des Saldosteuersatzes, müssen Sie die Mehrwertsteuer nach der effektiven Methode abrechnen und können erst nach drei Jahren auf die Saldosteuersatzmethode umstellen.

Wie wird die MWST abgerechnet?

Die Steuerperiode bei der MWST entspricht dem Kalenderjahr und wird in mehrere Abrechnungsperioden unterteilt, für die Sie mit der ESTV über die MWST abzurechnen haben. Bei der effektiven Abrechnungsmethode müssen Sie Ihre Selbstdeklaration vierteljährlich einreichen, bei der Saldosteuersatzmethode halbjährlich. Nach Ablauf der Abrechnungsperiode haben Sie dafür 60 Tage Zeit.

TippDie MWST-Abrechnung können Sie bequem online über die ESTV ausfüllen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
  • ESTV Suisse Tax
    Vollversion mit allen derzeit verfügbaren Funktionalitäten
  • MWST-Abrechnung easy
    Online-Dienstleistung, die seit dem 1. Januar 2021 das Papierformular ersetzt; ohne Account und mit einfachem Log-in zu bedienen

Papierformulare werden nur noch in Ausnahmefällen respektive auf Gesuch hin versandt.

    Für die Abrechnung der Mehrwertsteuer haben Sie als steuerpflichtiges Unternehmen die Wahl zwischen zwei Abrechnungsarten:

    • Aufgrund der eingegangenen Zahlungen (nach vereinnahmtem Entgelt)
    • Aufgrund der Rechnungen an die Kunden (nach vereinbartem Entgelt)

    Ein Wechsel der Abrechnungsart ist grundsätzlich jederzeit möglich. Die gewählte Abrechnungsart müssen sie dann während mindestens einer Steuerperiode beibehalten.

    Nach vereinbartem Entgelt (nach Rechnungsstellung)

    Bei der Abrechnung nach vereinbartem Entgelt versteuert Ihr Unternehmen seine Umsätze in der Abrechnungsperiode, in der Sie Ihren Kunden Rechnung stellen. Analog können Sie die Vorsteuer am Ende der Abrechnungsperiode geltend machen, in der Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten erhalten haben – selbst wenn Sie diese Rechnungen noch nicht bezahlt haben.

    Beispiel 
    Architekt Lange (siehe obiges Beispiel) hat in der aktuellen Abrechnungsperiode zwei Rechnungen für einen Auftragswert von 70'000 Franken ausgestellt. Die Mehrwertsteuer beträgt 5'390 Franken (bei 7,7 Prozent).

    In derselben Abrechnungsperiode erhält der Architekt zwei Lieferantenrechnungen:
    Kreditoren (Einkäufe)
    Preis der Leistung (Auftragswert)Mehrwertsteuerbetrag (7,7%)Rechnungstotal
    Lieferantenrechnung 1Fr. 1'000.–Fr. 77.–Fr. 1'077.–
    Lieferantenrechnung 2Fr. 15'000.–Fr. 1'155.–.Fr. 16'155.–
    TotalFr. 16'000.–Fr. 1'232.–Fr. 17'232.–

    Der Architekt kann in dieser Steuerperiode von seiner MWST-Schuld von 5'390 Franken Vorsteuern von 1'232 Franken abziehen, muss also 4'158 Franken an die ESTV überweisen.

    Nach vereinbartem Entgelt rechnen in der Regel Unternehmen ab, die administrativ gut organisiert sind und eine professionelle Buchhaltung inklusive Verbuchung der Debitoren und Kreditoren, das heisst ein Nebenbuch, führen. Praktisch ist, dass die Abrechnung nach vereinbartem Entgelt auf Ihrer Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung basiert.

    Gut zu wissenFühren Sie ein Kleinstunternehmen, ist das aufwendige, komplizierte System aber nicht zu empfehlen. Denn Sie schulden die Steuer aufgrund Ihrer Rechnungsstellung, auch wenn die Zahlung erst später eintrifft. Zudem stimmen in der Praxis der Rechnungsbetrag und die effektive Zahlung oft nicht überein, etwa weil Sie der Schuldnerin einen Skontoabzug gewähren, die Kunden Ware zurücksenden oder die Rechnung nicht bezahlt wird. Das führt nachträglich zu Korrekturen Ihrer Steuerabrechnung.

    Nach vereinnahmtem Entgelt (nach Zahlungsfluss)

    Bei der Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt muss Ihr Unternehmen die Mehrwertsteuer in der Abrechnungsperiode abliefern, in der Sie das Entgelt für Ihre Leistung erhalten. Der Anspruch auf den Vorsteuerabzug entsteht entsprechend am Ende der Abrechnungsperiode, in der Ihr Unternehmen die Rechnung seiner Leistungserbringer bezahlt.

    Beispiel Die Kunden von Architekt Lange aus dem obigen Beispiel haben beide 2 Prozent Skonto abgezogen. Er erhält also folgende Zahlungseingänge.
    Debitoren (Zahlungseingänge aus den Verkäufen)
    ÜberweisungsbetragMehrwertsteuerbetrag (7,7%)
    Kundenzahlung 1Fr. 21'109.20Fr. 1'509.20
    Kundenzahlung 2Fr. 52'773.–Fr. 3'773.–
    TotalFr. 73'882.20Fr. 5'282.20

    Die beiden Rechnungen seiner Lieferanten bezahlt Architekt Lange ebenfalls mit 2 Prozent Skonto, überweist also folgende Beträge:
    Kreditoren (Zahlungsausgänge für Einkäufe)
    ÜberweisungsbetragMehrwertsteuerbetrag (7,7%)
    Zahlung 1Fr. 1'055.46Fr. 75.46
    Zahlung 2Fr. 15'831.90Fr. 1'131.90
    TotalFr. 16'887.36Fr. 1'207.36

    Die geschuldete Umsatzsteuer des Architekten in dieser Steuerperiode beträgt 5’282.20 Franken, davon kann er einen Vorsteuerabzug von 1’207.36 Franken geltend machen, muss also 4’074.84 Franken an die ESTV überweisen.

    Für die meisten Firmen ist diese Methode der einfachere Weg, da man bloss das Bankkonto anzuschauen braucht und keine nachträglichen Korrekturen nötig sind. Zudem muss man die Mehrwertsteuer erst abrechnen, wenn die Rechnungen bezahlt sind, was bei Kunden mit schlechter Zahlungsmoral von Vorteil ist. Besonders eignet sich die Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelt auch für Kleinstunternehmen, die ihre Buchhaltung auf Basis der Zahlungsflüsse und nur mit einer Offenposten-Methode führen.

    AchtungWenn Sie nach vereinnahmtem Entgelt abrechnen möchten, brauchen Sie eine Bewilligung. Dafür müssen Sie bei der ESTV einen Antrag stellen.

    Mehrwertsteuer bei Privatanteilen

    Wird eine Leistung, die nicht nur geschäftlichen, sondern auch privaten Charakter hat, über das Unternehmen bezogen, muss das bei der Mehrwertsteuer berücksichtigt werden. Die Vorsteuer, die für diese Leistung geltend gemacht wurde, muss um den Privatanteil korrigiert werden. Auch entgeltliche Leistungen, die Angestellte privat beziehen, müssen zum MWST-Normalsatz abgerechnet werden.

    Ein typisches Beispiel für eine solche Leistung ist ein Geschäftsfahrzeug, das der Angestellte auch privat nutzen darf. Die Ausscheidung des Privatanteils ist oft nicht einfach. Zur Berechnung des Wertes kann deshalb eine Pauschale von monatlich 0,9 Prozent des Kaufpreises herangezogen werden (Stand 2022).

    Die mehrwertsteuerliche Abrechnung der Privatanteile hängt von der Gesellschaftsform ab, von der Abrechnungsmethode sowie vom Empfänger des geldwerten Vorteils.

    Auflagen für Mehrwertsteuerpflichtige

    Als steuerpflichtige Person müssen Sie Ihre Geschäftsbücher und Aufzeichnungen nach den handelsrechtlichen Grundsätzen führen. Die ESTV kann ausnahmsweise darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten verfügen, wenn dies für die ordnungsgemässe Erhebung der Mehrwertsteuer unerlässlich ist.

    Wichtig ist, dass Sie alle Geschäftsvorgänge lückenlos und wahrheitsgetreu erfassen und die Belege bis zur Verjährung der Steuerforderung (mindestens zehn Jahre) aufbewahren. Sie sind zudem verpflichtet, die Abrechnungen einer Steuerperiode mit Ihrem Jahresabschluss abzugleichen und allfällige Fehler zu korrigieren.

    Was gilt bei der MWST während der Coronapandemie?
    • Coronatests sowie Covid-19-Impfungen sind von der MWST ausgenommene Leistungen (Heilbehandlung).
    • Obwohl Covid-19-Beiträge der öffentlichen Hand (beispielsweise A-fonds-perdu-Beiträge) rechtlich gesehen Subventionen darstellen, führen sie aufgrund der ausserordentlichen Situation zu keiner Vorsteuerkürzung. Solche Beiträge sind in der MWST-Abrechnung unter Ziffer 910 (Spenden usw.) zu deklarieren.
    • Covid-19-Kredite hingegen sind auf der MWST-Abrechnung gar nicht zu deklarieren.
    • Neu zahlt die ESTV Guthaben aus MWST-Abrechnungen sehr schnell innert 30 Tagen aus.

      Formvorschriften für Rechnungen und Quittungen

      Für eine lückenlose, korrekte MWST-Abrechnung benötigen Sie Ihre Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel sowie ein Kassabuch. Denn auf dieser Basis werden üblicherweise die Steuerbeträge errechnet. Dieselben Belege sind auch für Ihre Kunden wichtig, damit diese den Vorsteuerabzug richtig vornehmen können. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Rechnungen korrekt erstellen.

      Das MWST-Gesetz verlangt, dass alle Rechnungen den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren. In der folgenden Rechnungsvorlage sind alle erforderlichen Elemente enthalten. Fügen Sie nur noch Ihr Firmenlogo und Ihren Briefkopf ein.

      VorlageIcon Rechnung

      Auf Rechnungen, die von automatisierten Kassen ausgestellt werden (Kassenzettel), müssen die Angaben über den Leistungsempfänger nicht aufgeführt sein, sofern der auf dem Beleg ausgewiesene Betrag 400 Franken nicht übersteigt.

      Erfüllt eine Rechnung die formellen Anforderungen zur Rechnungsstellung nicht, können Sie den Vorsteuerabzug auch nicht geltend machen. Verlangen Sie deshalb, wenn eine Lieferantenrechnung den Anforderungen des MWST-Gesetzes nicht genügt, eine korrigierte.

      Steuerkontrollen

      Die ESTV führt Kontrollen durch. Als Steuerpflichtiger müssen Sie der ESTV bei einer Kontrolle detaillierte Auskünfte zu Lieferungen, Dienstleistungen und Vorsteuern erteilen können – zum Beispiel mithilfe der Hauptbuchkonten, Hilfs- und Nebenbücher, der Erfolgsrechnungen, Bilanzen, falls vorhanden Revisions- und Geschäftsberichte, Aufstellungen zum Umlauf-, Anlagevermögen und Fremdkapital sowie mit allen übrigen Aufzeichnungen, Unterlagen und Belegen, die die Vollständigkeit und die Ordnungsmässigkeit Ihrer Geschäftsbücher belegen. Eine mangelhaft geführte Buchhaltung wirkt sich bei einer Steuerkontrolle nachteilig aus.

      Tipp: Die korrekte Abrechnung der Mehrwertsteuer ist selbst für Fachleute eine anspruchsvolle Materie. Erkundigen Sie sich bei Fragen bei einer Treuhänderin, einem Steuerexperten oder wenden Sie sich an die Spezialisten der ESTV. Auf der Website der ESTV erhalten Sie zudem kostenlos weitere MWST-Infos und die nötigen Formulare.