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Büroausstattung – das brauchen Sie zum Start

Büroausstattung

Möbel, Kaffeemaschine, Telefon & Co. – Büro einrichten

So viel wie nötig und so wenig wie möglich – das wird Ihre Devise sein beim Einrichten Ihrer ersten Büro­räumlich­keiten. Was nötig ist, hängt natürlich von Ihrer Tätig­keit ab. Die Malermeisterin kann ihre Kunden problem­los in einem kleinen Raum neben der Werk­statt empfangen, und wenn es ein bisschen nach Farbe riecht, umso besser. Der Unter­nehmens­berater dagegen braucht von Anfang an repräsentative Räumlich­keiten an guter Adresse.

Bei aller Unterschiedlichkeit: Ein paar Dinge benötigen alle Gründer und Gründer­innen von Anfang an. Hier die wichtigsten davon mit ein paar Tipps.

Büromöbel und Co.

Büromöbel sind teuer, die Arbeitsplätze für zehn Angestellte kosten rasch einmal 30‘000 Franken und mehr. Dennoch sollten Sie hier nicht auf Billig­varianten setzen. Erstens fördern eine angenehme Atmosphäre und gut einge­richtete Arbeits­plätze das Wohl­befinden und die Leistungs­fähig­keit der Mit­arbei­tenden, zweitens sind Sie auch aus arbeits­rechtlicher Sicht ver­pflichtet, für eine sichere und ergonomische Arbeitsumgebung zu sorgen.

Ergonomische Büromöbel

Die beiden wichtigsten Büromöbel: der Tisch und der Stuhl. Hier ein paar Hinweise dazu.

Ideal sind höhenverstellbare Tische (zwischen 65 und 125 cm), an denen man sowohl im Sitzen als auch im Stehen arbeiten kann. Unter der Tisch­platte braucht es genügend Bein­frei­heit, auch für grosse Personen. Für einen Bild­schirm­arbeits­platz ist eine Fläche von mindestens 120 cm Breite und 80 cm Tiefe nötig. Die Kabel sollten in einem Kabel­kanal verstaut sein. Eine matte, nicht spiegelnde Tisch­ober­fläche ist besser für die Augen.

Auch die Bürostühle müssen höhen­verstell­bar sein, und auch hier müssen Sie darauf achten, dass sowohl grosse als auch kleine Personen bequem sitzen können. Die Mit­arbei­tenden müssen beide Füsse auf dem Boden abstellen können, kleine Personen benötigen allenfalls eine Fuss­stütze. Knie und Hüfte sollten beim Sitzen einen Winkel von 90 Grad bilden. Die Rücken­lehne muss so verstellt werden können, dass die Stütze für die Lende am richtigen Ort ist.

Tipp Mehr Informationen erhalten Sie auf unserer Seite «Büromöbel für KMU», wo Sie über unseren Frage­bogen auch einfach zu Offerten von passenden An­bietern kommen.

Gesundes Raumklima: Akustik und Beleuchtung

Open-Space Offices, Grossraumbüros, sind heute weitverbreitet – vor allem auch weil sie kurze Kommunikations­wege und einen schnellen Informations­austausch ermöglichen. Der Nachteil: Es wird rasch so laut, dass die Konzen­tration und die Leistungs­fähig­keit beein­trächtigt werden. Achten Sie deshalb auf eine gute Raum­akustik. Die Lärm­belastung lässt sich etwa mit Schall­schluck­elementen an Decken und Wänden oder mit Trenn­wänden zwischen den Arbeits­plätzen reduzieren.

Wichtig für das Raumklima ist auch eine gute Beleuchtung. Schlechte Licht­ver­hältnisse verursachen Müdigkeit und Kopfschmerzen. Die beste Beleuchtung liefert das Tages­licht. Platzieren Sie also die Arbeits­plätze möglichst beim Fenster, achten Sie aber darauf, dass es nicht zu störendem Lichteinfall auf die Bild­schirme kommt. Zusätzlich zum Tages­licht werden Sie auch künstliches Licht benötigen. Am besten ist eine Kombi­nation von direkter Arbeits­platz­beleuchtung und indirekter Raum­be­leuchtung.

Gut zu wissen Akustik und Beleuchtung sind Themen, bei denen es sich schnell einmal lohnt, Fach­leute beizu­ziehen. Büroplaner können Sie zusätzlich auch zur Farb­gebung, zum Mobiliar und zur Gestaltung der Räume für optimale Arbeits­abläufe beraten.

Kaffeemaschine und Mitarbeiterverpflegung

Sind Sie vorerst allein oder mit einer Partnerin, einem Freund im neuen Unternehmen tätig, ist die Mitarbeiter­verpflegung kein grosses Thema. Doch sobald Sie mehrere Ange­stellte haben, sollten Sie sich Gedanken dazu machen.

Ihre Mitarbeitenden schätzen es, wenn es am Arbeitsplatz einige Verpflegungs­möglichkeiten gibt – etwa eine Kaffeemaschine mit guter Auswahl oder einen Verpflegungsautomaten mit gesunden Snacks. Das trägt zur Zufrieden­heit und zur Motivation am Arbeits­platz bei – ein wichtiger Faktor, gerade in einer neu ge­gründeten Firma.

Gut zu wissen Die kurzen Gespräche am Kaffee­automaten tragen viel zum guten Arbeits­klima im Team bei.

Checkliste Mitarbeiterverpflegung

Je weniger Gelegenheiten zur Verpflegung es in der näheren Umgebung gibt, desto eher sind Sie gefordert, Ihren Angestellten einige Angebote zur Verfügung zu stellen. Überlegen Sie sich diese Punkte.

  • Wie viele Angestellte werden die Verpflegungsmöglichkeit nutzen?
  • Sollen Getränke, kleine Snacks oder ganze Mahlzeiten zur Verfügung stehen?
  • Erledigen Sie das Reinigen und Befüllen des Automaten selber oder soll diese Arbeit vom Anbieter über­nommen werden?
  • Stellen Sie Ihren Angestellten eine Büro­küche zur Verfügung? Wie gut soll sie einge­richtet sein (Mikro­welle, Herd, Kühl­schrank)?
  • Wie viel kann das Angebot kosten?

Konzepte für die Mitarbeiterverpflegung

Unternehmen setzen auf unterschiedliche Konzepte, um ihren Mitarbeitenden gesunde Nahrung zur Verfügung zu stellen. Was möglich ist, hängt vor allem von der Unter­nehmens­grösse ab. Für Ihr neu gegründetes KMU werden Sie kaum eine eigene Betriebs­kantine einrichten. Aber vielleicht besteht die Möglich­keit, bei einem grösseren Unter­nehmen in der Nähe günstige Kondi­tionen für Ihre Mit­arbei­tenden auszuhandeln.

Für das Angebot in Ihrem Betrieb stehen Ihnen diese Varianten zur Verfügung: 

  • Kaffeemaschinen
    Eine Kaffeemaschine gehört zum Büro wie der Senf zum Cervelat. Bei der Wahl des richtigen Kaffee­automaten spielen die Anzahl der Mit­arbei­tenden und der tägliche Kaffee­konsum eine grosse Rolle. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Modelle auf unserer Seite Kaffee­maschine für KMU; dort können Sie auch gleich Offerten einholen.
  • Verpflegungsautomaten
    Verpflegungsautomaten bieten heute mehr als bloss Crackers und Kekse. Je nach Automat gehören frisches Obst, Sandwiches, Salate oder gar ganze Menüs mit und ohne Fleisch zum Sortiment. Der Vorteil: Die Automaten benötigen wenig Platz und es braucht kein Personal. Der Nachteil liegt in der beschränkten Auswahl. Zudem werden viele Automaten mit zucker­haltigen Getränken und Snacks befüllt, die keine ausge­wogene Ernährung ermöglichen. Das geeignete Modell finden Sie auf unserer Seite Verpflegungsautomaten.
  • Selbstverpflegung
    Viele KMU setzen auf Selbstverpflegung: Die Mitarbeitenden bringen Vorge­kochtes von zu Hause mit oder besorgen sich Mahl­zeiten ausser­halb und wärmen das Essen in der Büro­küche auf. Dafür sollten Sie mindestens einen Kühl­schrank und ein Mikro­wellen­gerät zur Verfügung stellen. Oder Sie bieten Ihren Ange­stellten eine voll­ständig einge­richtete Küche inklusive Geschirr­spüler.

Telefonanlage

Eine gute Telefonanlage gehört zur Grundausrüstung. Nur so ist ein reibungsloser Kontakt zu Ihren Kundinnen und Kunden, zu Lieferanten und Geschäftspartnerinnen gewährleistet.

Welche Telefonanlage passt?

Überlegen Sie sich als Erstes, was Ihre Telefonanlage bieten soll:

  • Wie viele Personen telefonieren für Ihr Unternehme? Wie oft sind diese am Telefon? Telefonieren sie inhouse oder (vor­wiegend) von unter­wegs?
  • Welche Funktionen benötigen Sie? Wartemusik, Konferenz­schaltungen, Inte­gration von Firmen­handys, Video­telefonie …
  • Wird hauptsächlich im Inland tele­foniert oder auch oft ins Ausland?
  • Mit welchem Anbieter (Carrier) möchten Sie zusammen­arbeiten? Swisscom, UPC, Sunrise …

Die folgende Zusammenstellung hilft Ihnen, diese Fragen konkret zu beant­worten.

Telefonanlagen evaluieren
Aspekte der TelefonanlageÜberlegungen
Tarifmodell
  • Welches Tarifmodell passt zu Ihrem Nutzungs­verhalten?
  • Tätigen Sie viele Anrufe ins ausländische Netz oder ist eine unlimitierte Anzahl Anrufe innerhalb der Schweiz wichtiger?
Nummern
  • Wie viele Telefonnummern werden benötigt?
Anrufe managen
  • Sollen die Mitarbeitenden Anrufe intern weiterleiten können?
  • Müssen die Mitarbeitenden Anrufe über die Firmennummer auch von unter­wegs via Handy tätigen und entgegen­nehmen können?
  • Benötigen Sie eine eigentliche Telefon­zentrale, an der Anrufe entgegen­genommen und weitergeleitet werden?
Konferenzschaltungen
  • Reichen Ihnen die üblichen Gratis-Tools wie Skype, Zoom etc.? Oder benötigen Sie eine professionell ausge­stattete Konferenz­schaltung?

Ausstattung

  • Benötigen Sie Headsets?
  • Bevorzugen Sie kabellose Anlagen?
  • Wollen Sie Softphones einsetzen?
  • Benötigen Sie eine Schnittstelle zum CRM-System (Customer Relation Management)?
Ausfallsicherheit
  • Welche Backup-Lösungen bietet Ihnen Ihr Anbieter für den Fall eines System­ausfalls?
Technologie
  • Genügt Ihnen eine analoge Anlage oder setzen Sie auf den neusten Standard, auf VoIP (Voice over IP)?
Telefonserver
  • Haben Sie das nötige Know-how in der Firma, um einen eigenen Telefon­server zu betreiben?
  • Setzen Sie lieber auf einen virtuellen Telefon­server (inklusive Wartung und Störungsbehebung)?
Telefonie auslagern
  • Lohnt es sich für Ihr Unternehmen, einen externen Telefonservice zu engagieren?

Wie teuer ist eine Telefonanlage?

Wie teuer Sie Ihre Telefonanlage zu stehen kommen, hängt von folgenden Faktoren ab:

  • Anzahl und Art der Endgeräte (Telefonapparate)
  • Anzahl interner und externer Rufnummern
  • Telefonserver inhouse oder in der Cloud
  • Umfang der benötigten Funktionen
  • Carrier
Gut zu wissen Auf unsere Seite «Telefonanlage für Firmen» finden Sie Kostenkurven für unter­schied­liche Nutzungs­beispiele. Es lohnt sich auf jeden Fall, Ihre Anfor­derungen unter­schiedlichen Anbietern zu unter­breiten und die Offerten zu ver­gleichen.

Drucker und Kopierer

Der Markt für Drucker und Kopierer ist vielfältig, die Übersicht über Preise und Marken kann schnell ver­loren gehen. Die meisten dieser Geräte sind heute multi­funktional, vereinen also die Funktionen eines Druckers, eines Kopierers und eines Scanners in einem Apparat. Um sich richtig zu orien­tieren und einen passenden Drucker zu wählen, beant­worten Sie als Firmen­gründer oder Jung­unter­nehmerin als Erstes diese Fragen zum Bedarf:

  • Wie viele Seiten werden pro Monat gedruckt respektive kopiert?
  • Ist es wichtig, dass die Seiten sehr schnell gedruckt werden?
  • Welche zusätzlichen Funktionen wie Sortieren, Heften etc. benötigen Sie?
  • Sollen Grossformate gedruckt werden (A3 oder mehr)?
  • Wie viele Sorten Papier bedrucken Sie, wie viele Papier­schubladen sind nötig?

Welches Modell wählen?

Sie wissen noch nicht, ob Sie einen einfachen Discounter-Drucker oder ein professionelles Gerät benötigen? Diese Kriterien helfen Ihnen, eine optimale Lösung zu finden:

  • Einsatz hauptsächlich für Textausdrucke oder auch für hohe Fotoqualität
  • Druck farbig oder schwarzweiss
  • Bluetooth- und WLAN-Lösung
  • Duplexfunktion
  • Integriertes Finishing (Heften und Sortieren)
  • Spezielle Schnittstelle (für SD, USB und Ähnliches)

Eine gute Übersicht über die Geräte für verschiedene Bedürfnisse finden Sie auf unseren Seiten «Drucker für KMU» und «Kopierer für KMU». Füllen Sie dort den Fragebogen aus und erhalten Sie kostenlos drei Offerten von passenden Anbietern.

Gesundheitsaspekte

Das Thema der Ozon- und Feinstaubemission wird bei Printgeräten oft diskutiert. Es gibt Möglichkeiten, diese Probleme zu vermeiden. Ein paar Tipps zur Reduktion von Emissionen:

  • Folgen Sie der Gebrauchsanweisung des Herstellers.
  • Platzieren Sie den Drucker / Kopierer in einem grossen, offenen Raum.
  • Lüften Sie diesen Raum regelmässig.
  • Lassen Sie das Gerät regelmässig warten.
  • Beheben Sie Papierstaus vorsichtig.

Beschaffungskosten für Drucker

Beim Start der eigenen Firma zählt jeder Franken. Evaluieren Sie, ob ein Drucker / Kopierer mit allen Schikanen für eine erfolgreiche Gründung vonnöten ist oder ob ein simpler Drucker vom Discounter ausreicht.

Entscheiden Sie sich für ein teures Multifunktionsgerät mit Finishing-Funktionen, lohnt es sich allenfalls, den Drucker / Kopierer zu mieten oder zu leasen. Dann entfällt die hohe Anfangs­investition; dafür bezahlen Sie monatliche Miet­kosten, meist abhängig von der Anzahl Kopien respektive Seiten. Mit dazu gehört jeweils ein Wartungs­vertrag – Service­arbeiten sind im Mietpreis inbe­griffen.

    Tipp Lassen Sie sich von den Anbietern ausgiebig zu den verschiedenen Finanzierungs­optionen beraten. Sprechen Sie auch die zukünftigen Kosten an und lassen Sie sich diese hoch­rechnen. Weitere Informationen inklusive Kosten­kurven zu konkreten Bei­spielen finden Sie auf unserer Preisseite für Drucker.