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Schlechte Leistung, unerwünschtes Verhalten

Schlechte Leistung, unerwünschtes Verhalten

Handeln Sie bei Veränderungen frühzeitig

Sie bemerken seit einiger Zeit einen Leistungseinbruch einer Mitarbeiterin oder ein inakzeptables Verhalten eines Mitarbeiters. Welche Massnahmen können Sie ergreifen?

Durch eigene Beobachtungen und/oder Rückmeldungen von Mitarbeitenden, Kundinnen oder Lieferanten erfahren Sie, wie Ihre Angestellten arbeiten. Wenn Sie ein unpassendes Verhalten oder eine ungenügende Leistung feststellen, ist der Zeitpunkt gekommen zu handeln. Gehen Sie solche Veränderungen rasch an, damit sich die Situation nicht zuspitzt. Unter Umständen kann ein Gespräch das Problem aus der Welt schaffen. Ob danach weitere Interventionen notwendig werden, hängt davon ab, wie schwer die Verfehlungen sind und/oder ob sich diese wiederholen.

Gut zu wissen Bei massiven geschäftsschädigenden Pflichtverletzungen eines Angestellten – zum Beispiel, wenn wichtige Hygienerichtlinien nachweislich nicht eingehalten wurden und deshalb Kunden schwer erkrankten – müssen Sie unter Umständen direkt eine fristlose Entlassung aussprechen, ohne vorgängige Interventionen. Vergewissern Sie sich aber zuerst, ob wirklich alle Voraussetzungen für einen solchen Schritt erfüllt sind (hier erfahren Sie mehr zur fristlosen Entlassung).

Verweis, Verwarnung, Kündigung – das richtige Vorgehen

Je früher Sie Auffälligkeiten mit einem Mitarbeiter, einer Mitarbeiterin thematisieren, desto kleiner ist das Risiko, dass es zu einer unerwünschten Eskalation kommt. In den meisten Fällen empfiehlt sich bei ungenügender Leistung und/oder negativem Verhalten ein gestaffeltes Vorgehen, bei dem auf eine «sanfte» Intervention wenn nötig schärfere Massnahmen folgen.

Vom Gespräch bis zur Kündigung – Ihr Vorgehen bei Auffälligkeiten

Illustration vom Gespraech bis zur Kuendigung

Eskalationsstufe 1 – Mitarbeitergespräch

Suchen Sie das Gespräch mit einem Mitarbeiter, sobald Sie Leistungseinbrüche oder inakzeptables Verhalten feststellen. Halten Sie sich bei Ihrem Feedback an die Feedbackregeln. Fragen Sie, ob Ihr Mitarbeiter das Problem in letzter Zeit selber auch bemerkt hat. Ihr Ziel bei diesem Gespräch ist es, zu erfahren, woran es liegen könnte, dass die Leistungen oder das Verhalten dieses Mitarbeiters mangelhaft sind, und wie sich dieser Zustand verbessern lässt.

Besprechen Sie gemeinsam verbindliche Ziele. Wenn Sie das Problem als einigermassen dringlich einstufen, können Sie dem Mitarbeiter diese Ziele anschliessend per E-Mail bestätigen. So haben Sie eine erste Schriftlichkeit erstellt, ohne dass Sie zu viel Druck aufbauen mit einem offiziellen Dokument. Für die spätere Dokumentation eines Disziplinarfalls lässt sie sich aber als Beweismittel verwenden.

Ein erstes negatives Feedback zur Leistung eines Mitarbeiters geben Sie besser nicht im jährlichen Mitarbeitergespräch ab. Hat der Mitarbeiter das ganze Jahr keine negative Rückmeldung zu seiner Arbeit erhalten, ist es für ihn schwierig, im Jahresendgespräch Ihre Kritik anzunehmen. Denn kein Feedback während des Jahres bedeutet in der Regel, dass Sie mit der Leistung zufrieden sind. Geben Sie deshalb die Rückmeldung zu ungenügenden Leistungen oder fehlbarem Verhalten unmittelbar, nachdem Ihnen das Problem aufgefallen ist. Dann ist auch der konkrete Zusammenhang viel klarer.

TippHaben Sie ein problematisches Verhalten nicht selber beobachtet, sondern zum Beispiel über eine Kollegin erfahren, kann es sinnvoll sein, diese Kollegin um ein Gespräch zu dritt zu bitten. So erfährt der kritisierte Mitarbeiter direkt von der betroffenen Person, was als mangelhaft empfunden wurde. Geben Sie dem Mitarbeiter in jedem Fall Gelegenheit, auf die Rückmeldung Stellung zu nehmen. Vielleicht kann er die Anschuldigung sogar entkräften. Wichtig: Ein solches Gespräch zu dritt ist nur möglich, wenn die kritisierende Kollegin damit einverstanden ist. Sie dürfen keinen Druck auf sie ausüben.

Eskalationsstufe 2 – Gesprächsnotiz

Verbessert sich auch nach dem Gespräch die ungenügende Leistung oder das unerwünschte Verhalten eines Mitarbeiters nicht? Kommt es erneut zu Situationen, in denen er sich unangemessen verhält? Dann führen Sie ein weiteres Gespräch mit ihm – diesmal mit einer Gesprächsnotiz, in der Sie Ihr Feedback schriftlich festhalten, Ihre Erwartungen formulieren und verbindliche Massnahmen für eine Verbesserung vereinbaren. Die Gesprächsnotiz (auch Aktennotiz genannt) wird noch während des Gesprächs von beiden Parteien unterschrieben und im Personaldossier des Mitarbeiters abgelegt. Der Mitarbeiter hat trotz Unterschrift das Recht, eine Stellungnahme zu verfassen und beizulegen.

Informieren Sie Ihren Mitarbeiter, dass die Notiz nun in seinem Dossier liegt, sagen Sie ihm aber auch, dass – wenn Sie eine Verbesserung beobachten – keine weiteren Konsequenzen folgen werden. Wenn der Mitarbeiter es wünscht, darf er eine schriftliche Stellungnahme zur Gesprächsnotiz aufsetzen und diese ebenfalls im Personaldossier ablegen lassen. Steht sowieso die jährliche Mitarbeiterbeurteilung an, können Sie die Verfehlungen und das Vereinbarte statt in einer Gesprächsnotiz auch in der Mitarbeiterbeurteilung festhalten.

TippWeigert sich ein Mitarbeiter, die Gesprächsnotiz zu unterschreiben, erklären Sie ihm, dass seine Unterschrift nicht bedeutet, dass er mit der Rückmeldung einverstanden ist, sondern nur, dass er den Inhalt zur Kenntnis genommen hat. Seine Version kann er in einer Stellungnahme schildern. Verweigert er die Unterschrift trotzdem, unterschreiben Sie selber das Dokument und notieren bei seiner Unterschriftszeile die Verweigerung. Dann scannen Sie die Gesprächsnotiz ein und schicken sie in einer verschlüsselten E-Mail dem Mitarbeiter mit der Information, dass sie im Personaldossier abgelegt wird. So können Sie jederzeit beweisen, dass der Mitarbeiter von der Gesprächsnotiz und deren Inhalt Kenntnis hatte.

Eskalationsstufe 3 – Verweis

Die Situation hat sich trotz der ersten offiziellen Schriftlichkeit und des Festhaltens von Massnahmen nicht verbessert. Neue Verfehlungen haben stattgefunden, die Sie jeweils sofort mit dem Mitarbeiter besprochen haben. Dennoch stellt sich kein Lernprozess ein. Nun folgt ein weiteres formelles Gespräch mit einem schriftlichen Verweis. Darin drohen Sie dem Mitarbeiter für den Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Erwähnen Sie aber eine mögliche Kündigung noch nicht explizit – das würde einer Verwarnung gleichkommen. Auch hier kann – wenn es zeitlich passt – die schriftliche Mitarbeiterbeurteilung den Verweis ersetzen. Und sollte der Mitarbeiter sich weigern, den Verweis im Gespräch zu unterschreiben, gehen Sie gleich vor wie bei der Gesprächsnotiz.

VorlageIcon Verweis
Gut zu wissen Ob diese Eskalationsstufe sinnvoll ist, hängt vom Alter und vom Dienstalter der Mitarbeiterin ab. Ist jemand erst kurz bei Ihnen angestellt (weniger als rund zwei Jahre) und/oder noch jung (jünger als etwa 35), können Sie je nach Situation auch direkt eine Verwarnung aussprechen, um den Prozess zu beschleunigen.

Eskalationsstufe 4 – Verwarnung

Sie haben inzwischen mehrere Gespräche durchgeführt und schriftliche Rückmeldungen zur schlechten Leistung oder zum inakzeptablen Verhalten des Mitarbeiters abgegeben. Wie rasch Sie die Stufen 1 bis 3 (oder 1 und 2) aufeinanderfolgen lassen, hängt von den Umständen ab.

  • Bei ungenügender Leistung empfiehlt sich, dem Mitarbeiter mehr Zeit zur Verbesserung zu gewähren: zum Beispiel drei bis vier Monate zwischen Gesprächsnotiz und Verwarnung, bei langjährigen und/oder älteren Mitarbeitenden allenfalls auch länger.
  • Bei einem Fehlverhalten ist die Frist häufig kürzer: rund zwei bis drei Monate, bei langjährigen und/oder älteren Mitarbeitenden je nachdem länger.

Stellen Sie nach dieser Zeit immer noch keine Verbesserung fest, vereinbaren Sie ein weiteres Gespräch mit dem Mitarbeiter. Dabei formulieren Sie Ihre Erwartungen nochmals unmissverständlich, halten sie in Form einer schriftlichen Verwarnung fest und überreichen das Dokument dem Betroffenen zur Unterschrift. Dies ist die letzte Warnung für Ihren Mitarbeiter, bevor Sie ihm im Wiederholungsfall kündigen, je nach Schwere der Verfehlung auch fristlos.

TippZiehen Sie zu solchen Mitarbeitergesprächen spätestens ab der Stufe «Verwarnung» eine weitere Person hinzu, zum Beispiel die HR-Verantwortliche. So haben Sie eine Zeugin, die auf dem Verwarnungsschreiben bestätigen kann, dass das Gespräch tatsächlich stattgefunden und der Mitarbeiter die festgehaltenen Informationen erhalten hat. Weigert sich der Mitarbeiter, die Verwarnung zu unterschreiben, gehen Sie vor wie oben beschrieben.

Eskalationsstufe 5 – Kündigung

Trotz aller Ihrer Bemühungen und fairer Chancen schafft es ein Mitarbeiter nicht, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Sie müssen sich von ihm trennen. Eine Vorlage für das Kündigungsschreiben bei einer Kündigung aus disziplinarischen Gründen finden Sie hier.

Gut zu wissen Auch dieses Gespräch sollten Sie unbedingt mit einem Zeugen durchführen. Unterschreibt der Mitarbeiter das Kündigungsschreiben bei der persönlichen Übergabe nicht, schicken Sie es ihm eingeschrieben nach Hause. Sollte es zu einem Rechtsstreit kommen, haben Sie damit den Beweis, dass er von der Kündigung Kenntnis hatte. Wann genau die Kündigungsfrist beginnt und was gilt, wenn der Mitarbeiter das Schreiben nicht abholt, lesen Sie unter «Kündigungsfristen beachten».