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Personalrekrutierung – Mitarbeiter effizient finden

Personalrekrutierung

Besetzen Sie Ihre Vakanz möglichst effizient

Sie haben eine Vakanz zu besetzen und wissen aufgrund Ihrer Personalstrategie und Ihrer Bedarfsplanung genau, welche Art Mitarbeiter Ihr Team vervollständigen soll. Nun geht es darum, diese Person auf möglichst effiziente Weise zu finden.

Personalrekrutierung ist aufwendig. Sie müssen ein Anforderungsprofil und einen Stellenbeschrieb erstellen. Sie müssen die richtigen Suchkanäle wählen und Ihr Unternehmen darin mit attraktiven Stellenanzeigen präsentieren. Kommen dann die Bewerbungen herein, müssen Sie diese prüfen, mit den aussichtsreichsten Kandidatinnen und Kandidaten Vorstellungsgespräch führen und Referenzen einholen. Nicht zu vergessen die vielen Schreiben, die Sie dazu benötigen. Mit den folgenden Tipps und Vorlagen geht das alles deutlich effizienter.

Mitarbeiterprofil erstellen

Wenn Sie in Ihrer Personalpolitik bereits Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile erstellt haben, nutzen Sie diese für die Erstellung des Stelleninserats. Verfügen Sie noch nicht über diese Dokumente, beantworten Sie folgende Fragen, um das Mitarbeiterprofil festzulegen:

  • Welche Tätigkeiten wird die Person ausüben? Was sind die wichtigsten Aufgaben?
  • Welche fachlichen Voraussetzungen muss die Person erfüllen, welche Abschlüsse mitbringen?
  • Welche persönlichen und sozialen Kompetenzen muss sie haben?
  • Wie gross wird das Pensum sein?
  • Welche Verantwortung trägt die Person? Wem wird sie unterstellt sein?
Gut zu wissen Was Sie für das Anforderungsprofil erarbeitet haben, können Sie auch später im Anstellungsprozess brauchen: etwa beim Verfassen der Stellenanzeige und bei der Beurteilung der Bewerbungen.

Suchkanäle wählen

Allenfalls reicht es, die Vakanz auf Ihrer Firmen-Website zu publizieren und Ihr Netzwerk sowie das Ihrer Mitarbeitenden zu aktivieren. Je kleiner aber der Arbeitnehmermarkt in Ihrer Branche, desto mehr Suchkanäle müssen Sie kombinieren. 

  • Interne Interessenten
  • Ihr Netzwerk und das Ihrer Mitarbeitenden
  • Firmen-Website
  • Social Media
  • Online-Stellenplattformen
  • Google und weitere Jobsuchmaschinen
  • Printmedien
  • Stellenvermittler (für alle Vakanzen)
  • Headhunter (für Kaderstellen)
  • RAV (Regionale Arbeitsvermittlungszentren)
  • Recruiting-Events und Messen

Je nach Funktion und Position der gesuchten Person wählen Sie die geeigneten Kanäle aus und kombinieren sie – mehr über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Suchkanäle erfahren Sie in der unten stehenden Übersicht.

Gut zu wissen Je nach offener Stelle besteht eine Meldepflicht beim RAV, beispielsweise im Bau- oder Gastrobereich (mehr dazu erfahren Sie auf arbeit.swiss, dem Portal des Seco). Falls Ihnen das RAV dann die Dossiers von Kandidaten zustellt, müssen Sie diese prüfen.

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Stelleninserat aussagekräftig formulieren

Stellenanzeigen im Internet sind der klassische Weg, um Kandidaten anzusprechen. Basis dafür ist Ihre Stellenbeschreibung. Folgende Punkte gehören in eine Anzeige:

  • Prägnante Stellenbezeichnung
    Spricht die Bezeichnung der Funktion die richtigen Personen an? Können sich die Bewerbenden darunter etwas vorstellen? Wird der Titel in einer Schlagwortsuche über Google gefunden? So sucht zum Beispiel kaum ein Bewerber nach «Fleischfachmann/-frau», die meisten geben den Begriff «Metzger/-in» ein. Nennen Sie Pensum und Stellenantritt schon hier, ebenso die Position und ob es sich um eine befristete oder eine unbefristete Stelle handelt.
  • Arbeitgeberporträt: wichtige Informationen zum Unternehmen 
    Führen Sie Ihr Logo auf, beschreiben Sie das Umfeld Ihrer Firma.
  • Klares Aufgabengebiet
    Logische und übersichtliche Auflistung der Aufgaben; Schlüsselwörter für die Funktion sollen wiederholt vorkommen.
  • Realistische Anforderungen
    Achten Sie auf branchenübliche Anforderungen, die den Bewerberkreis genügend eingrenzen. Unterscheiden Sie zwischen zwingenden Anforderungen («Sie haben eine abgeschlossene Berufslehre») und wünschenswerten Kompetenzen («Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Verkauf»).
  • Arbeitgeberleistungen 
    Was macht Ihre Firma als Arbeitgeber speziell? Wo heben Sie sich von der Konkurrenz ab? Nennen Sie motivierende Rahmenbedingungen (etwa Vergünstigungen, Weiterbildungsmöglichkeiten, familienfreundliche Arbeitsbedingungen); allenfalls mit Hinweis auf die Firmen-Website.
  • Angaben zum Bewerbungsprozess
    Bewerbungsdossier auf Papier, per E-Mail, Online-Bewerbung? Führen Sie auf, welche Unterlagen Sie erwarten: CV (Lebenslauf), Motivationsschreiben, Diplome, Arbeitszeugnisse, Referenzen, Foto etc. 
  • Kontaktangaben
    Nennen Sie die Kontaktperson(en) mit Namen und Funktion. E-Mail und/oder Telefonnummer geben Sie nur an, wenn die Kontaktperson für Auskünfte zur Verfügung steht.
Tipp Vor allem in Online-Anzeigen sind die folgenden Angaben entscheidend dafür, dass die richtigen Personen Ihre Ausschreibung finden: korrekte Branche, Region, das passende Berufsfeld und Fachgebiet.

Vorauswahl aus den Bewerbungen treffen

Treffen Sie die Wahl Ihrer neuen Mitarbeitenden möglichst aufgrund rationaler und objektiver Merkmale. Eine Checkliste hilft Ihnen, rasch die Spreu vom Weizen zu trennen, sodass Sie nur wirklich geeignete Personen zum Vorstellungsgespräch einladen.

Tipp Teilen Sie die Kandidaten nach dem ABC-Prinzip ein:
A = positiv, Favoriten, werden sofort zum Interview eingeladen
B = grundsätzlich geeignet, gewisse Vorbehalte, pendent halten
C = ungeeignet, direkte Absage

Sind in einer interessanten Bewerbung nicht alle Punkte Ihrer Checkliste erfüllt oder entdecken Sie Lücken im Lebenslauf, notieren Sie Ihre Fragen, damit Sie im Vorstellungsgespräch darauf zurückkommen können. Fehlende Informationen und Unterlagen können Sie bereits jetzt schriftlich einfordern.

Tipp Bestätigen Sie den Erhalt einer Bewerbung sofort nach Eingang per E-Mail und bitten Sie um Geduld für die genaue Prüfung der Unterlagen. So weiss die Kandidatin, dass alles bei Ihnen angekommen ist, und wird Sie nicht gleich wieder kontaktieren. B-Kandidaten sollten Sie wenn nötig nach etwa 14 Tagen wieder eine kurze Bitte um Geduld schicken.

Vorstellungsgespräche führen

Vorstellungsgespräche sind zeitintensiv, aber nur so finden Sie die Person, die auf Ihre Vakanz passt. Laden Sie die interessantesten drei, vier Kandidaten und Kandidatinnen ein.

Tipp Eine effiziente Vorselektion erreichen Sie mit einem kurzen Telefoninterview oder einem Videocall per Skype vorab – maximal 30 Minuten. Stellen Sie vier bis fünf Fragen, die für Sie besonders wichtig sind: Wertehaltung, eine spezielle Qualifikation, Flexibilität, Salärvorstellung etc. Überzeugen Sie die Antworten, laden Sie die Person zum Vorstellungsgespräch ein. Überzeugen sie nicht, können Sie ein paar Tage später telefonisch absagen – und haben wertvolle Zeit gespart.

Im Vorstellungsgespräch wenden Sie am besten eine eigens für Jobinterviews konzipierte Fragetechnik an, die sogenannten Dreiecksfragen (siehe unten stehende Grafik). Damit erfahren Sie viel über eine Kandidatin und ihr konkretes Verhalten in Arbeitssituationen.

Diese Themen sind tabuSie dürfen viele Fragen stellen – solange sie sich auf die zu besetzende Stelle beziehen. Einige Themen aber sind tabu:
  • Religion
  • Politische Haltung
  • Sexuelle Ausrichtung
  • Kinderwunsch und Schwangerschaft

Bestehende Krankheiten, die keinen Einfluss auf die Arbeitsleistung habenDazu dürfen Sie keine Fragen stellen – ausser die Antwort ist für die berufliche Tätigkeit relevant (zum Beispiel Mehlstauballergie für eine Bäckerin). Fragen Sie dennoch, darf der Kandidat, die Kandidatin die Antwort verweigern oder eine falsche Auskunft geben.

    Jobinterviews erfolgreich gestalten

    Gehen Sie in den Interviews nach folgendem Ablauf vor. So schaffen Sie eine gute Atmosphäre und gestalten die Vorstellungsgespräche erfolgreich.

    • Bestätigen Sie dem Kandidaten das Interview vorab per E-Mail und senden Sie einen Anfahrtsplan als PDF mit oder geben Sie den Link zu Ihrer Website an.
    • Wählen Sie einen ruhigen, einladenden Ort – das kann der Besprechungstisch in Ihrem Einzelbüro oder ein kleines Sitzungszimmer sein.
    • Ein bisschen Smalltalk auf dem Weg vom Empfang zum Besprechungsort – über die Anreise, den Verkehr, das Wetter – lockert die Atmosphäre vor dem offiziellen Gespräch.
    • Einstieg ins Gespräch: Stellen Sie sich kurz vor, wenn weitere Personen am Gespräch teilnehmen, auch diese. Erklären Sie in groben Zügen den Gesprächsablauf.
    • Häufiger Gesprächsablauf:
      • Kurze Rückfrage, was der Kandidat bereits über das Unternehmen weiss
      • Informationen zur Firma, Fragen klären und überleiten auf die Motivation des Kandidaten, sich für die Stelle zu bewerben
      • Eingehen auf den Werdegang und den Lebenslauf
      • Genauere Erklärungen zur Stelle, Fragen klären
      • Anstellungsbedingungen und Lohnnebenleistungen erklären, Lohnvorstellungen der Kandidatin erfragen (Ihr Lohnangebot machen Sie meist erst im zweiten Interview)
      • Weiteres Vorgehen klären
      • Sich fürs Gespräch bedanken und sich verabschieden
    Tipp Lassen Sie den Bewerber möglichst bald zu Wort kommen, spätestens zehn Minuten nach Gesprächsstart. Ihr eigener Redeanteil sollte maximal 50 Prozent betragen, Sie wollen ja Ihr Gegenüber kennenlernen. Länger als eine Stunde sollte das erste Gespräch in der Regel nicht dauern.

    Fragetechnik für Vorstellungsgespräche

    Dreiecksfragen (siehe Grafik), eine für Interviews konzipierte Fragetechnik, liefern Ihnen wertvolle Erkenntnisse über die Bewerbenden. Ziel ist es, aus Alltagsbeispielen einer Kandidatin etwas über ihr Verhalten und über die Ergebnisse dieses Verhaltens zu erfahren:

    • Sie bitten die Kandidatin zuerst, eine konkrete, für Sie interessante Situation aus dem Geschäftsalltag zu schildern.
    • Die zweite Frage geht etwas tiefer: Sie fragen, wie die Kandidatin mit dieser Situation umgegangen ist.
    • Als Drittes fragen Sie, was das Resultat des Vorgehens war.

    Diese Interviewtechnik macht es den Bewerbenden schwieriger, sich besser zu verkaufen, als sie sind, oder sogar zu flunkern. Spätestens bei der dritten Frage würden sie sich in ihren Aussagen verstricken.

    Beispiel
    1. Situation: Schildern Sie uns eine Situation aus Ihrem beruflichen Alltag, in der Sie eine besondere fachliche Herausforderung meistern mussten. 
    2. Verhalten: Welche Schritte haben Sie zuerst unternommen? Was war Ihnen in dieser Situation besonders wichtig? Wen haben Sie involviert?
    3. Ergebnis: Was war das Endresultat? Haben Sie eine Rückmeldung von Kunden und/oder Vorgesetzten dazu erhalten? (Optional: Hätten Sie im Nachhinein etwas anders gemacht?)

      Kandidaten vergleichen

      Am besten führen Sie alle Interviews nach derselben Struktur (siehe unten stehender Leitfaden Vorstellungsgespräch): Sie stellen allen Bewerbenden die gleichen Fragen, notieren die Antworten im Erfassungsbogen (siehe Vorlage) und bewerten diese in einer Skala. Am Schluss haben Sie so für jeden Kandidaten, jede Kandidatin eine Punktezahl und können Vergleiche ziehen. Das erhöht die Objektivität Ihres Entscheids – Ihr Bauchgefühl soll aber zum Schluss ebenso ein Kriterium sein. Denn wenn Sie mit einer Person «nicht können», helfen auch die besten objektiven Qualifikationen nichts.

      Dreiecksfragen

      Illustration Dreiecksfragen

      Das zweite Interview

      Ein zweites Interview führen Sie einerseits mit Kandidatinnen für Schlüssel- und Führungspositionen, anderseits dann, wenn Sie sich über die Eignung eines Kandidaten noch nicht sicher sind. Oft wird dem Kandidaten für dieses zweite Interview eine Aufgabe gestellt – er soll an einem konkreten Beispiel (Business Case) zeigen, wie er sich im Geschäftsalltag verhält.

        Beispiele
        • Frage für Führungsperson: Die Fluktuationsrate in Ihrem Team hat sich im letzten Jahr verdoppelt (aktuell 20 Prozent). Wie gestalten Sie die ersten 100 Tage als Führungskraft dieses Teams? Wie gehen Sie konkret das Thema Fluktuation an? Präsentieren Sie uns Ihr Vorgehen, Sie sind in der Gestaltung der Präsentation frei. Folgende Hilfsmittel stehen Ihnen zur Verfügung: Beamer und Flipchart.
        • Frage für Fachperson: Für Ihr neues Bauprojekt brauchen Sie ein Budget von XY Franken und die Zustimmung der Geschäftsleitung. Wie überzeugen Sie die Geschäftsleitung, damit sie dieses Projekt unterstützt und finanziert?

        Generell geht es darum, zu eruieren, wie gut ein Kandidat zu Ihrer Stelle und ins Team passt, zum Beispiel mit Fragen wie diesen:

        • Was waren Ihre Gedanken nach dem letzten Gespräch?
        • Welche Herausforderungen werden Sie bei Stellenantritt antreffen?
        • Welche Aufgaben werden Ihnen Spass machen? Bei welchen Aufgaben müssten Sie sich mehr motivieren?
        • Wie stellen Sie sicher, dass Sie als Führungsperson wahrgenommen werden? Bitte schildern Sie uns dies an einem konkreten Beispiel.
        • Schildern Sie uns eine Situation, in der Sie Ihre Mitarbeitenden in einen Entscheidungsprozess eingebunden haben. Was war dabei Ihre Rolle? Was und wie wurde entschieden? Wie war die Reaktion der Mitarbeitenden darauf?

        Häufig sind auch der Lohn, die Fringe Benefits und weitere Anstellungsbedingungen, etwa Weiterbildungsmöglichkeiten, Thema im zweiten Interview.

        Assessment für Schlüsselpositionen

        Sie besetzen eine Schlüsselposition und möchten im Selektionsprozess das Potenzial einer Bewerberin für diese Stelle erfahren? Oft reichen dafür die Interviews nicht aus. Externe Beratungsfirmen bieten deshalb die Möglichkeit, in einem Beratungsgremium dieses Potenzial genauer zu bestimmen. Solche Assessments dauern in der Regel einen halben bis einen ganzen Tag und können – in Absprache mit Ihnen – folgende Methoden beinhalten:

        • Interviews
        • Rollenspiele
        • Präsentationen
        • Diskussionen
        • Fallbearbeitungen
        • Persönlichkeits- und Intelligenztests

        Assessments sind teuer und zeitaufwendig. Sie bringen aber den Vorteil, dass Sie eine Person in verschiedenen Situationen erleben und dadurch ein schlüssigeres Bild erhalten, um eine objektivere Entscheidung treffen zu können. Assessments werden bei wichtigen Kader- und Fachpositionen eingesetzt.

        Schnuppertage organisieren

        Ist ein Interview positiv verlaufen, empfiehlt sich je nach Stelle, einen Schnupper(halb)tag zu organisieren. So erhält die Kandidatin einen Einblick in ihre Funktion und kann das zukünftige Team kennenlernen. Und auch Ihr Team hat die Möglichkeit, die potenzielle Kollegin zu beschnuppern. Fragen Sie danach beide Seiten nach ersten Eindrücken.

        Gut zu wissen Ein Schnuppertag ist unbezahlt, sofern Sie die Kandidatin im Voraus ausdrücklich darauf aufmerksam gemacht haben und wenn sie keine Arbeit verrichtet. Sobald Sie die Kandidatin bei der Arbeit einsetzen, müssen Sie sie dafür entgelten, beispielsweise auf der Basis des im Arbeitsvertrag vereinbarten Stundenlohns.

        Referenzen einholen

        Referenzen holen Sie erst ein, wenn Sie schon fast sicher sind, dass Sie die richtige Person für Ihre Vakanz gefunden haben. Die Adressen der Referenzpersonen stehen entweder im Lebenslauf oder Sie haben sie im Vorstellungsgespräch erhalten. Aus Datenschutzgründen dürfen Sie nur Referenzen von Personen einholen, zu denen die Kandidatin ihre Zustimmung gegeben hat – auch dann, wenn Sie zum Beispiel eine frühere Vorgesetzte oder einen Kollegen persönlich kennen.

        Überlegen Sie sich vor dem Telefonat, zu welchen Punkten Sie nähere Informationen brauchen. Gibt es zum Beispiel Passagen im Arbeitszeugnis, zu denen Sie genauere Angaben möchten? Greifen Sie auf den Erfassungsbogen zum Vorstellungsgespräch zurück und notieren Sie sich rund fünf möglichst konkrete, auf Ihre Stelle zugeschnittene Fragen zu diesen Themen:

        • Fachliche Kompetenzen
        • Sozialkompetenzen, je nach Stelle auch Führungskompetenz
        • Eignung für die Stelle
        • Zusammenarbeit mit Kollegen, Vorgesetzten, Kundschaft
        • Engagement
        • Stärken und Schwächen
        • Punkte, die im Vorstellungsgespräch nicht genügend geklärt wurden – zum Beispiel wie gut die Kandidatin mit Veränderungen und Zeitdruck umgehen kann.
        Gut zu wissen Für Referenzauskünfte gelten rechtlich dieselben Regeln wie für Arbeitszeugnisse: Sie müssen wahr, vollständig, klar und wohlwollend sein. Vertrauliche Informationen, die nicht im Zeugnis stehen, dürfen nicht weitergegeben werden. Achten Sie also darauf, keine Fragen zu stellen, mit denen Sie Ihren Gesprächspartner in Verlegenheit bringen könnten (siehe Fragenkatalog zu Referenzauskünften).

        Zusagen und Absagen auf Bewerbungen

        Sie haben die richtige Person gefunden und möchten ihr zusagen. Am besten überbringen Sie die Nachricht mündlich per Telefon. Dann erfahren Sie auch gleich, ob der Kandidat, die Kandidatin die Stelle wirklich annehmen will. Es kann vorkommen, dass ein Bewerber noch etwas Bedenkzeit braucht. Diese sollten Sie ihm gewähren und mit den Absagen für die anderen Kandidaten abwarten.

        Bestätigen Sie in Ihrem Telefonat nochmals das Eintrittsdatum, das Arbeitspensum und den vereinbarten Lohn. Erklären Sie, wann die Person mit dem Vertrag rechnen kann und dass eine Bestätigung per E-Mail folgen wird, sofern sie die Stelle annimmt.

        Gut zu wissen Ein Arbeitsvertrag bedarf keiner schriftlichen Form (Ausnahme: Lehrvertrag) und kann somit auch mündlich vereinbart werden. Das heisst, dass eine telefonische Zusage mit allen relevanten Details verbindlich sein kann. Trotzdem möchten Arbeitnehmende oft zuerst den Vertrag in den Händen halten, bevor sie bei ihrem aktuellen Arbeitgeber kündigen. Wenn die Zeit drängt, können Sie den von Ihnen unterschriebenen Vertrag einscannen und per E-Mail senden, bevor Sie ihn auf dem Postweg verschicken.

        Unter Umständen dauert es vom Abschluss des Arbeitsvertrags mehrere Monate, bis der neue Mitarbeiter bei Ihnen anfängt. Lassen Sie ihn in dieser Zeit nicht ganz allein. Eine gute Einführung neuer Angestellter beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag (mehr dazu lesen Sie unter «Onboarding»).

        Absagen korrekt erledigen

        Sagt Ihre Wunschkandidatin zu, müssen Sie allen anderen absagen. Dabei gilt die Regel: Wenn Sie einen persönlichen Kontakt zu einem Kandidaten hatten, sollten Sie ihm auch persönlich am Telefon absagen. Manchmal ist dann dennoch ein Absagebrief nötig, etwa weil der Kandidat diesen dem RAV vorlegen muss.

        Tipp Seien Sie in Ihren Formulierungen möglichst neutral. Manchmal fragen Kandidaten nach dem genaueren Grund für die Absage, weil sie für die nächste Bewerbung etwas lernen wollen. Schriftlich sollten Sie darauf nicht eingehen, denn ein Schriftstück kann immer angefochten werden. Und das zieht im schlimmsten Fall langwierige rechtliche Auseinandersetzungen nach sich. Suchen Sie also den telefonischen Kontakt und bleiben Sie bei den mündlichen detaillierten Erklärungen diplomatisch; vermeiden Sie verletzende Aussagen.

        Bewerbungsunterlagen – was gilt?

        Das Bewerbungsdossier der angestellten Person legen Sie im Personaldossier ab und bewahren es dort auf.

        Sämtliche Bewerbungsdossiers der Kandidatinnen und Kandidaten, denen Sie abgesagt haben, müssen Sie vernichten. Für statistische Zwecke dürfen Sie Daten speichern, die keine Rückschlüsse auf die Person der Kandidaten zulassen – zum Beispiel die Anzahl Bewerbungen oder das Geschlecht der Bewerbenden. Sind Bewerbungen in Papierform vorhanden, sollten Sie diese spätestens nach drei Monaten zurückschicken. Papierkopien werden geschreddert. Bei Bewerbungsdossiers in elektronischer Form müssen Sie sicherstellen, dass diese definitiv gelöscht und nicht zum Beispiel noch im elektronischen Papierkorb auffindbar sind. 

        Gut zu wissen Willigt ein Kandidat ein, dass Sie seine Unterlagen behalten und bei einer weiteren Vakanz verwenden, empfiehlt es sich, die Unterlagen während eines halben Jahres aufzubewahren. Kommt es in dieser Zeit nicht zu einer Anstellung, sollten Sie auch dieses Dossier vernichten.