Personal

Arbeitsklima fördern – das können Sie tun

Arbeitsklima

Wie erreichen Sie ein gutes Arbeitsklima?

Sie wünschen sich fähige, einsatzfreudige und loyale Mitarbeitende? Vieles haben Sie selber in der Hand, denn ein gutes Arbeitsklima beeinflussen Sie massgebend mit.

Zufriedene Mitarbeitende leisten mehr, liefern qualifizierte Arbeit, sind weniger oft krank und bleiben länger im Unternehmen. Wie aber erreichen Sie ein gutes Arbeitsklima, das die Zufriedenheit und die Gesundheit der Mitarbeitenden fördert? Kümmern Sie sich um folgende Punkte:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden alle nötigen Informationen erhalten.
  • Binden Sie Ihr Personal mit einer positiven Unternehmenskultur.
  • Begleiten Sie Veränderungsprozesse mit aktivem Changemanagement.

Mitarbeiterinformation sicherstellen

Kommunizieren ist eine wichtige Führungsaufgabe. Wenn Sie transparent kommunizieren, erhöhen Sie die Identifikation Ihrer Mitarbeitenden mit der Firma und ermöglichen ihnen gleichzeitig, vernetzt und im Sinn des Unternehmenserfolgs zu denken. Eine offene Kommunikationskultur erhöht zudem die Arbeitsmotivation, fördert die Selbständigkeit sowie die Innovationskraft und sorgt für ein gutes Arbeitsklima. Themen wie die folgenden erfordern eine Mitarbeiterinformation:

  • Unternehmensphilosophie und Werte sowie Führungsgrundsätze
  • Erfolge respektive Misserfolge der Firma 
  • Einleiten von Veränderungsprozessen – zum Beispiel die Umstellung auf eine neue Administrationssoftware, eine bevorstehende Fusion oder eine Massenentlassung
  • Personalinformationen etwa über Arbeitsbedingungen, interne Reglemente und Weisungen, Veränderungen arbeitsrechtlicher Bestimmungen oder interner Reglemente und Weisungen, personelle Zu- und Abgänge
  • Informationen zu (neuen) Produkten oder Dienstleistungen der Firma

Positive Kommunikation – Checkliste

Halten Sie sich an folgende Checkliste, um optimal mit Ihren Angestellten zu kommunizieren – egal ob mündlich oder schriftlich und unabhängig vom Informationskanal: 

  • Ehrlich und wahr
    Glaubwürdige Informationen schaffen Vertrauen. Wenn Sie ehrlich kommunizieren, verzeihen Ihnen die Mitarbeitenden auch Fehler. Und Sie verhindern, dass Gerüchte das Arbeitsklima verschlechtern. 
  • Verständlich und strukturiert
    Kommunizieren Sie so klar, dass alle Mitarbeitenden Ihre Botschaft richtig interpretieren und sie nachvollziehen können. Kommen Sie in Ihrer Information schon zu Beginn auf den Punkt und strukturieren Sie den Inhalt – das bietet Orientierung. 
  • Ausführlich
    Informieren Sie nur so viel wie nötig, aber lassen Sie keine wesentlichen Aspekte offen. Sonst sind Ihre Angestellten verunsichert und es entstehen Gerüchte. Gibt es noch ungeklärte Punkte, benennen Sie diese und führen Sie aus, weshalb Sie zum aktuellen Zeitpunkt (noch) nicht darüber informieren können. 
  • Rechtzeitig
    Verpassen Sie nicht den richtigen Zeitpunkt, intern zu kommunizieren. Wenn Ihre Mitarbeitenden eine Information zuerst aus den Medien oder über eine andere Quelle erfahren, frustriert sie das. Und Sie respektive die Vorgesetzten können nicht auf Fragen eingehen, was oft zu Fehlinformationen führt. 
  • Wiederholend
    Wichtige Informationen sollten Sie wiederholen, damit Sie alle Betroffenen erreichen und die Informationen nicht in Vergessenheit geraten. Nutzen Sie dabei auch verschiedene Kanäle – mündlich, per Brief oder E-Mail, am Anschlagbrett –, um Ihre Mitarbeitenden zu erreichen. 
  • Anregend
    Sie kennen das von sich selber: Je ansprechender eine Mitteilung ist, desto mehr Aufmerksamkeit schenken Sie ihr. Bereiten Sie Mitarbeiterinformationen anregend auf, damit Ihre Botschaft bei der Belegschaft schnell ankommt und verarbeitet wird.
  • Interaktiv
    Sinnvoll ist es, den Angestellten Gelegenheit zur Rückmeldung zu geben. Das fördert eine offene Unternehmenskultur. Zudem können Sie ungeklärte Fragen rasch beantworten und erhalten vielleicht wertvolle Hinweise aus der Belegschaft für weitere Massnahmen. Es gibt viele Möglichkeiten für solche Interaktionen: Diskussionen in Teamsitzungen, Befragung der Angestellten, Bereitstellen eines Chats, in dem Mitarbeitende auf Informationen reagieren können.

Ausschlaggebend ist auch die Wahl des richtigen Kommunikationskanals. Welche Kommunikationskanäle sich für welche Mitarbeiterinformation eignen, sehen Sie in der unten stehenden Übersicht.

Gut zu wissen Die Wahl des Kommunikations- und Informationswegs für Ihre Mitteilungen prägt auch Ihre Unternehmenskultur und sollte zu Ihrer Unternehmensphilosophie passen. Je mehr Sie Mitarbeitende informieren und damit ins Unternehmensgeschehen miteinbeziehen, umso stärker binden Sie Ihr Personal an die Firma.

Unternehmenskultur pflegen und Personal binden

Investieren Sie in die Personalbindung; das wirkt sich positiv auf die Unternehmenskultur aus und hilft, die Leistungsträger langfristig in Ihrer Firma zu halten. Zudem pflegen Sie damit ein positives Arbeitgeberimage.

Einen Einfluss auf die Unternehmenskultur haben alle, die in der Firma tätig sind. Sie und Ihre Führungskräfte nehmen dabei aber Schlüsselpositionen ein. Hier eine Liste von Personalbindungsmassnahmen, die die Identifikation der Mitarbeitenden mit der Firma, ihre Loyalität sowie ihre Zufriedenheit begünstigen:

  • Fördern Sie die Kompetenzen und die Leistungsfähigkeit Ihrer Angestellten, indem Sie
    • eine gute Work-Life-Balance ermöglichen,
    • das Wissen im Unternehmen teilen,
    • Leistung einfordern und Anreize dafür schaffen, zum Beispiel durch eine Mitarbeiterbeurteilung oder ein Prämiensystem.
  • Fördern Sie die Arbeitsmotivation durch
  • Arbeiten Sie ein Leitbild aus und leben Sie die Werte vor. Erarbeiten Sie Führungsprinzipien, kommunizieren Sie diese transparent und fordern Sie von den Vorgesetzten die Einhaltung dieser Prinzipien ein. 
  • Setzen Sie auf aktives Changemanagement, bei dem Sie Ihre Angestellten möglichst frühzeitig in Veränderungsprozesse einbinden. 
  • Führen Sie regelmässig Mitarbeiterbefragungen durch, aus denen Sie laufend wertvolle Informationen für weitere Massnahmen sammeln können.

Agiles Arbeiten

Sie möchten mit Ihrem Team beweglicher unterwegs sein, suchen Mitarbeitende, die in der sich verändernden Arbeitswelt proaktiv handeln und über ihren eigenen Bereich hinausdenken? Eine agile Organisation unterstützt Sie darin, dieses Ziel zu erreichen. Oft eingesetzte agile Arbeitsformen sind:

  • Scrum: Für interdisziplinäre Teams und komplexe Projekte geeignet.
  • Design Thinking: Für kreative Teams geeignet.
  • Kanban: Für Projektmanagement-Teams geeignet.

Agile Arbeitsformen sind vor allem sinnvoll bei komplexen Funktionen und Aufgaben, die projektbezogen und interdisziplinär erledigt werden. Hierarchien spielen in agilen Organisationen eine untergeordnete Rolle, der Fokus wird auf das gesamte Team und nicht mehr auf Individuen gelegt. Die Zusammenarbeit läuft transparent, vertrauensvoll und in Iterationen, das heisst in wiederkehrenden Prozessen. Das Ziel agiler Teams ist die stetige Weiterentwicklung und Verbesserung ihrer Produkte oder ihrer Dienstleistungen.

Gut zu wissenIn einer agilen Arbeitsumgebung wird die Zusammenarbeit regelmässig (zum Beispiel jeden Monat) im Team evaluiert, unabhängig davon, wie lange Projekte dauern. Dieser stetige Boxenstopp erlaubt es, schneller Hindernisse aus dem Weg zu schaffen und sich flexibel anzupassen, wenn es der Auftrag verlangt. Obwohl solche Meetings Zeit beanspruchen, sind agil aufgestellte Teams oft erfolgreicher, da sie sich schnell neu ausrichten können und das Kundenbedürfnis im Vordergrund aller Arbeiten steht.

Compliance und Meldekultur

Ihr Unternehmen als Ganzes sowie jeder und jede Ihrer Mitarbeitenden muss sich an eine ganze Reihe von Gesetzen, Branchenvorschriften etc. halten. Hinzu kommen firmeninterne Richtlinien. Dies alles wird heute oft unter dem Begriff Compliance (Regelkonformität) zusammengefasst.

Zwar muss ein KMU nicht ein umfassendes Compliance-Programm installieren, wie dies grosse Unternehmen tun. Aber auch in kleineren Betrieben lohnt es sich, Compliance-Regeln aufzustellen. Nur wenn Ihre Angestellten wissen, was gilt, können sie sich korrekt verhalten und merken auch, wenn irgendwo im Betrieb etwas nicht richtig läuft.

Und wenn etwas nicht richtig läuft? Viele Unternehmer und Firmeninhaberinnen stehen Whistleblowern misstrauisch gegenüber, befürchten, dass Interna an die Öffentlichkeit getragen werden, die der Firma schaden. Diese Furcht ist unbegründet, denn Sie haben es selber in der Hand, eine Kultur aufzubauen, in der Ihre Mitarbeitenden Missstände primär innerhalb des Unternehmens melden.

TippZentral ist eine Firmenkultur, die integres Verhalten fördert und dies von allen Stufen einfordert. Kommunizieren Sie die Werte, die Ihr Unternehmen hochhält, und machen Sie klar, dass diese Werte die Richtschnur für das tägliche Verhalten sein sollen. Ganz entscheidend ist, dass Sie selber und Ihr Führungsteam die Compliance-Regeln vorleben.

Festhalten, was gilt

Stellen Sie für Ihr Unternehmen Richtlinien zusammen, zum Beispiel zum korrekten Umgang mit Firmen- und Kundendaten, zur IT-Sicherheit, zum Verhalten im Homeoffice, zur Einhaltung von behördlichen Vorschriften, aber auch zu Mobbing und sexueller Belästigung und zu Führungsgrundsätzen. Formulieren Sie einfach und klar, zum Beispiel:

  • Das ist nicht erlaubt:
    → Keine Instagram-Posts mit Fotos unserer Produktionsanlagen.
  • So wird das in unserer Firma gemacht:
    → Gespräche mit Kundinnen und Kunden finden immer in Besprechungsräumen statt und nicht am Arbeitsplatz.
TippEinen solchen Code of Conduct (Verhaltenskodex) erarbeiten Sie am besten zusammen mit Ihrer Belegschaft, je nach Grösse des Unternehmens mit allen oder nur mit den Führungskräften.

So etablieren Sie eine Meldekultur

Ob Unzufriedenheit in einem Team, ein Datenleck in der Vertriebsabteilung oder Unterschlagungen – nicht immer läuft alles rund in einem Unternehmen. Und meist merken es die Kolleginnen und Kollegen zuerst, wenn etwas nicht stimmt. Doch vielerorts getrauen sich Angestellte nicht, solche Beobachtungen zu melden. Zu gross ist die Angst vor Repressalien.

Dabei haben Sie als Firmeninhaber oder Geschäftsleiterin durchaus ein Interesse daran, dass Missstände intern gemeldet werden. Nur dann können Sie eingreifen, bevor eine Sache eskaliert und unter Umständen gar Ämter und Strafbehörden eingeschaltet werden. Das ist umso wichtiger, als bei Bekanntwerden nicht nur der betreffende Mitarbeiter zur Verantwortung gezogen wird, sondern auch die Geschäftsführung – selbst wenn sie von den Verstössen keine Kenntnis hatte.

Gut zu wissen Ab Dezember 2021 gilt die EU-Whistleblower-Richtlinie. Danach müssen vorerst Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden sichere Meldekanäle bereitstellen, die den Meldenden Vertraulichkeit garantieren. Zwei Jahre später soll dies auch für Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden gelten. Diese Standards werden früher oder später auch von Schweizer Firmen erwartet, die mit Unternehmen oder Personen in der EU geschäften wollen.

Letztlich hängt es vom Klima in Ihrem Unternehmen ab: Je grösser das Vertrauen, desto eher werden Angestellte sich mit Beobachtungen an Sie wenden. Bieten Sie verschiedene Kanäle an, über die Ihre Mitarbeitenden Vorfälle melden können. Möglich ist auch, ein von einem Drittanbieter entwickeltes Meldesystem einzusetzen – googlen Sie einfach nach «Meldesystem für KMU».

Kanäle für Meldungen von Mitarbeitenden

Illustration Kanaele fuer Meldungen von Mitarbeitenden

Wichtig ist, dass Ihre Angestellten wissen, dass sie bei gerechtfertigten Meldungen keine negativen Konsequenzen zu befürchten haben. Gleichzeitig sollten Sie aber auch klarstellen, dass missbräuchliche Meldungen und unbegründetes Anschwärzen von Kollegen nicht geduldet werden.

TippStellen Sie sicher, dass die ganze Belegschaft das interne Meldesystem kennt. Am besten verfassen Sie ein Merkblatt und halten die Vorgesetzten dazu an, das Meldesystem mit ihren Teams zu besprechen.

Changemanagement – erfolgreiche Veränderungsprozesse

Die Einführung einer neuen Technologie, neuer Abläufe oder gar eine Neuausrichtung der Unternehmensstrategie – solche Vorhaben führen oft zu grossen Veränderungen in der Organisation. Begleiten Sie Veränderungsprozesse aktiv, dann werden diese schneller umgesetzt. Zudem erhöhen Sie die Motivation Ihrer Angestellten und vermeiden ungewollte Personalabgänge.

Tipp Fragen Sie sich bei jeder Veränderung, die Sie durchführen möchten – auch wenn sie Ihnen im ersten Moment klein erscheint –, welche Auswirkungen diese auf die Mitarbeitenden, die Zusammenarbeit und schliesslich auf die Unternehmenskultur haben könnte. Nehmen Sie die Perspektive Ihrer Angestellten ein, um zu entscheiden, ob es bei einer Veränderung eine professionelle Begleitung braucht, wie sie in der unten stehenden Anleitung beschrieben wird.

Ein grösserer Kulturwandel kann gut vier bis fünf Jahre dauern – wenn Sie ein aktives Changemanagement betreiben. Ohne Begleitmassnahmen kann sich ein solcher Veränderungsprozess um Jahre verzögern und bindet in dieser Zeit viel Arbeitsleistung und Energie. Auch laufen Sie Gefahr, während dieser Zeit Leistungsträgerinnen zu verlieren.

Veränderungsprozesse steuern mit dem Acht-Stufen-Modell

Sie haben eine klare Vorstellung von einer Veränderung in Ihrem Unternehmen und möchten diese schnell umsetzen? Das Acht-Stufen-Modell (siehe Grafik) unterstützt Sie bei jedem Schritt der Implementierung einer neuen Unternehmenskultur und hilft Ihnen, den Veränderungsprozess effizient zu gestalten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Vision von Ihrer Belegschaft akzeptiert wird und Sie die Veränderung erfolgreich verwirklichen können.

TippBauen Sie Ihr Changemanagement auf der Basis eines gemeinsamen Dringlichkeitsgefühls auf.

Die acht Stufen einer Veränderung

Illustration acht Stufen einer Veraenderung

Seien Sie sich bewusst: Sie allein können eine Veränderung nicht herbeiführen. Holen Sie als Erstes eine Gruppe interessierter Schlüsselpersonen an Bord – Ihre Führungskoalition. Binden Sie dann alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Prozess ein, indem Sie Ihre Vision immer wieder kommunizieren, Bedenken und Anregungen abholen und Erfolge auf dem Weg zum Ziel gemeinsam feiern. Genaueres dazu finden Sie in der Anleitung «Changemanagement – Veränderungsprozess begleiten».