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Arbeitszeiterfassung im KMU

Arbeitszeiterfassung im KMU

So ist die Zeiterfassung in Ihrem Betrieb korrekt

Gute Mitarbeitende sind ein wichtiger Erfolgsfaktor – aber auch ein gewichtiger Posten im Firmenbudget. Da lohnt es sich, als Arbeitgeber oder Arbeit­geberin von Anfang an den Über­blick zu behalten und die Zeit­erfassung sauber zu organi­sieren.

Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausen. Kleinere Betriebe behelfen sich dabei oft mit Excel-Listen. Je mehr Ange­stellte Ihr Betrieb aber hat, umso eher sollten Sie an eine elektro­nische Arbeitszeiterfassung denken.

Unterschiedliche Systeme für die Arbeitszeiterfassung

Vor allem im Gewerbe und in der Industrie läuft die Zeiterfassung häufig über einen Zeiterfassungsterminal am Eingang – bei Bedarf gekoppelt mit einer Zutrittskontrolle. In anderen Branchen wird die Arbeitszeit am Arbeitsplatz, zum Beispiel am eigenen PC, erfasst oder auch von unterwegs über eine App oder eine Web-Applikation. Hier die verschiedenen Möglichkeiten:

Zeiterfassung am Eingang

  • mit Badge (RFID) oder Schlüsselanhänger
  • Biometrische Zeiterfassung (zum Beispiel Fingerprint)

Bei diesen Varianten ist keine aktive Registrierung der Mitarbeitenden notwendig und sie erlauben eine minutengenaue Arbeitszeitabrechnung. Vor allem mit der biometrischen Zeiterfassung lassen sich Betrugsversuche eliminieren. 

Zeiterfassung online

Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeit selbst entweder in einem Firmen-Excel-Sheet oder über eine entsprechende Software. Je nach Software lassen sich die Arbeitsstunden auch direkt einzelnen Projekten zuweisen – eine interessante Funktion vor allem für Dienstleistungsbetriebe.

Zeiterfassung von überall her

  • Über eine App auf dem Smartphone (auch für die Zeiterfassung am Eingang)
  • Über eine Web-Applikation unterwegs und am Arbeitsplatz

Diese Art der Zeiterfassung ist praktisch für die Arbeit im Homeoffice, für Geschäftsreisen und im Aussendienst. Je nach Funktionsumfang lassen sich Standorte und Wege der Mitarbeitenden erfassen.

AchtungDie Dokumente der Arbeitszeiterfassung müssen Sie für jeden Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin fünf Jahre lang aufbewahren; das kantonale Arbeitsinspektorat kann jederzeit Einblick verlangen, um zu überprüfen, ob die gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen eingehalten werden. Erfassen Ihre Angestellten die Zeiten nicht selber, müssen sie die Dokumentation visieren – am besten monatlich.

Arbeitsrechtliche Anforderungen an die Zeiterfassung

Die meisten Unternehmen in der Schweiz sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch zu erfassen oder sie von den Mitarbeitenden erfassen zu lassen. Erfasst werden müssen:

  • Personaldaten der Arbeitnehmenden
  • Art der Beschäftigung sowie der Ein- und Austritt
  • Geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit – Überzeitarbeit muss klar ausgewiesen sein
  • Wöchentliche Ruhe- oder Ersatzruhetage, wenn sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
  • Pausen von einer halben Stunde und mehr
  • Betriebliche Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition
  • Gesetzlich geschuldete Lohn- und/oder Zeitzuschläge sowie Regelungen über den Zeitzuschlag

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung und Verzicht

Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassung gibt es für Mitarbeitende mit grosser Zeitautonomie:

  • Angestellte, die ihre Arbeitszeit weitgehend frei einteilen können
    Erlaubt ist eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung, bei der nur die total geleisteten Arbeits­stunden pro Tag erfasst werden müssen. Bei Nacht- oder Sonntags­arbeit muss zusätzlich Beginn und Ende des Arbeits­einsatzes fest­ge­halten werden. Die vereinfachte Arbeits­zeit­erfassung müssen Sie mit Ihren Mit­arbei­tenden schrift­lich ver­ein­baren.
  • Arbeitnehmende, die mindestens 120'000 Franken im Jahr ver­dienen 
    Entscheiden diese auch weitgehend selbst über ihre Zeiteinteilung, kann auf die Zeit­erfassung ver­zichtet werden.
  • Topmanagement
    Für Angehörige des obersten Kaders ist keinerlei Zeiterfassung vorgeschrieben, da für Sie die Arbeits- und Ruhe­zeit­be­stimmungen des Arbeits­gesetzes nicht gelten.

Gesetzliche Vorgaben zu den Arbeitszeiten

Vorschriften zu den Arbeits- und Ruhezeiten finden sich vor allem im Arbeitsgesetz. Hier die wichtigsten:

Wöchentliche Höchstarbeitszeit

  • Arbeitnehmende in Industriebetrieben, Büropersonal, technische und andere Angestellte, Verkaufs­personal in Detail­handel-Gross­betrieben (mehr als 50 Ange­stellte): 45 Stunden / Woche
  • Für alle anderen Arbeitnehmenden, insbesondere Mitarbei­tende, die vor­wiegend manuelle Tätig­keiten ausüben, etwa hand­werkliche Tätig­keiten, Ver­kauf in KMU (weniger als 50 Ange­stellte), Gesund­heits­branche oder Gast­gewerbe: 50 Stunden / Woche, kann bei Saison­betrieben vorüber­gehend auf 54 Stunden erhöht werden.

Ruhezeit und Ruhetag

  • Tägliche Ruhezeit (Zeit zwischen Feierabend und Arbeits­beginn):
    mindestens 11 Stunden (für Jugendliche 12 Stunden), kann vom Arbeit­geber für Erwachsene einmal pro Woche auf 8 Stunden redu­ziert werden
  • Wöchentlicher Ruhetag:
    Grundsätzlich ist der Sonntag ein arbeitsfreier Tag. Über das Wochen­ende ist eine zusammen­hängende Ruhe­zeit von 35 Stunden (11 Stunden tägliche Ruhezeit plus 24 Stunden für den Sonntag) zu gewähren.
  • Wöchentlicher freier Halbtag:
    Wird die wöchentliche Arbeitszeit auf mehr als fünf Tage verteilt, haben die Arbeit­nehmenden jede Woche Anspruch auf einen freien Halb­tag von 8 Stunden vor oder nach der täglichen Ruhe­zeit.

Pausen

  • Bei mehr als 5,5 Stunden Arbeitszeit pro Tag: 15 Minuten
  • Bei mehr als 7 Stunden Arbeitszeit pro Tag: 30 Minuten
  • Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit pro Tag: 60 Minuten (kann aufgeteilt werden)
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