Personal

Lohnzahlung – was Sie wissen müssen

Lohnzahlung

Lohnzahlung – was Sie wissen müssen

Wann muss der Lohn auf dem Konto Ihrer Mitarbeitenden sein, damit Sie nicht in Zahlungsverzug geraten? Und wie sieht eine korrekte Lohnabrechnung, ein vom Steueramt akzeptierter Lohnausweis aus?

Rings um die Lohnzahlung gibt es einige administrative Arbeiten zu erledigen – vor allem auch bei der Zusammenarbeit mit den Behörden. Wenn Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware verwenden, wird vieles automatisch generiert. Wenn nicht, erfahren Sie hier alles Nötige, um selber korrekte Lohnabrechnungen zu erstellen.

Löhne rechtzeitig bezahlen

Den Lohn für Ihre Angestellten müssen Sie jeweils Ende des Monats bezahlen (Art. 323 Abs. 1 OR). Üblich ist, den Lohn auf ein Bankkonto des oder der Angestellten zu überweisen, Sie können die Auszahlung aber auch bar oder mittels Check tätigen. Wann Sie Erfolgsvergütungen auszahlen, hängt von der Art der Vergütung und vom Geschäft ab.

Auszahlung Grundlohn

Üblicherweise wird der Grundlohn am 25. des Monats ausgezahlt – sofern dies ein Wochentag ist. Fällt der 25. auf einen Feiertag, Samstag oder Sonntag, überweisen Sie den Lohn am besten einen Tag davor, damit Sie auch dann die Gehaltszahlung auf Ende Monat nicht versäumen.

Die Auszahlung erfolgt in Schweizer Franken, auch wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, die ihren Wohnsitz im Ausland haben. Beachten Sie bei Mitarbeitenden ohne C-Bewilligung, dass Sie die Quellensteuer ebenfalls monatlich abrechnen, wenn das Steueramt nichts anderes vorgibt.

Gut zu wissen Mitarbeitende, die im Stundenlohn angestellt sind, erhalten den definitiven Lohn im Folgemonat ausgezahlt (ausser wenn ein GAV etwas anderes bestimmt). Denn erst dann ist bekannt, wie viele Stunden sie effektiv geleistet haben. Sie können Ihren Angestellten im Stundenlohn auch entgegenkommen und zwei Auszahlungszeitpunkte definieren: Die in der ersten Monatshälfte geleisteten Stunden überweisen Sie schon am 25. des Monats, die Stunden des zweiten halben Monats zum Beispiel am 10. des Folgemonats.

Auszahlung von Überstunden

In vielen Unternehmen werden Überstunden durch Freizeit kompensiert. Wenn das nicht möglich ist, empfiehlt sich, Ende Jahr in Absprache mit dem Mitarbeiter über die aufgelaufenen Überstunden abzurechnen und sie (allenfalls auch teilweise) auszuzahlen. Achten Sie darauf, dass sich Überstunden nicht jahrelang anhäufen. Denn spätestens beim Austritt einer Mitarbeiterin wird die Zahlung fällig. Da kann unter Umständen ein grosser Betrag aufs Mal anfallen.

Wann werden Spesen fällig?

Wie in Ihrem Unternehmen Spesen abgerechnet und wann sie ausgezahlt werden, legen Sie am besten in einem Spesenreglement fest. Eine häufige Regelung: Spesen, für die die Belege bis zum 10. eines Monats eingereicht wurden, werden mit dem Lohn, also am 25. des Monats, vergütet. So haben Ihre Lohnverantwortlichen genügend Zeit, um alles zu erfassen.

Pauschalspesen werden monatlich mit dem Lohn ausgezahlt – allerdings nur zwölfmal, beim 13. Monatslohn gibt es keine Pauschalspesen.

Auszahlung Erfolgsvergütung

Provisionen werden grundsätzlich Ende Monat ausgezahlt, je nach Geschäft kann die Fälligkeit aber schriftlich hinausgeschoben werden. Ein Anteil am Geschäftsergebnis wird ausgezahlt, wenn dieses feststeht, spätestens sechs Monate nach Ablauf des Geschäftsjahrs. Definieren Sie den Zeitpunkt und die Höhe der Auszahlung von Erfolgsvergütungen in Ihren Reglementen:

  • Prämien und Provision: im Personalreglement oder Gesamtarbeitsvertrag
  • Erfolgsbeteiligung: im Reglement für Erfolgsbeteiligung
BeispielKlausel zur Prämienzahlung: «Die Auszahlung der Prämie erfolgt im Folgemonat und wird mit einer Prämienabrechnung dokumentiert. Auf der Prämie werden die gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge erhoben.»

Achtung: Zahlungsverzug

Sollten Sie den Lohn Ihrer Angestellten nicht bis Ende Monat ausgezahlt haben, kommen Sie in Lohnzahlungsverzug. Informieren Sie in einem solchen Fall Ihre Mitarbeitenden über den Grund für die ausbleibende Zahlung. Den geschuldeten Lohn müssen Sie dann innert weniger Tage begleichen – in der Regel innert fünf Tagen, nachdem Sie den Verzug bemerkt haben oder darauf hingewiesen wurden.

Achtung Falls Sie in Verzug geraten, können auch Ihre Angestellten aktiv werden. Sie können Sie schriftlich auffordern, den Lohn innert fünf Tagen zu überweisen. Wenn dies nicht geschieht, können Ihre Mitarbeitenden die Arbeit vorübergehend niederlegen, sofern sie dies in der schriftlichen Aufforderung angekündigt haben – und haben trotzdem den Lohn zugut. Ist gar die Lohnzahlung generell gefährdet, gilt die Weiterbeschäftigung als unzumutbar und die Mitarbeitenden können fristlos kündigen.

Jetzt Anbieter für eine professionelle Lohnabrechnung finden

Nutzen Sie ganz einfach den Bedarfs-Check, und unsere Einkaufsexperten finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.

Zum Bedarfs-Check

Lohnabrechnung und Lohnausweis

Ihre Angestellten haben Anrecht auf eine schriftliche Lohnabrechnung (Art. 323b Abs. 1 OR). Es lohnt sich, die Abrechnung so transparent wie möglich aufzustellen – das verhindert unnötige Fragen. In der Regel wird die Lohnabrechnung monatlich abgegeben.

Lohnabrechnung korrekt ausfüllen

Folgende Punkte gehören in die Lohnabrechnung eines Mitarbeitenden im Monatslohn:

Monats-, Stundenlohn
+Sozialversicherungsrelevante Zulagen, Zuschläge (siehe Liste)
=Bruttolohn
-Sozialversicherungsabzüge
=Nettolohn
+/–Nicht sozialversicherungsrelevante Zuschläge (zum Beispiel Familienzulagen) sowie Abzüge (etwa Mitarbeiteranteil an Weiterbildung)
=Auszahlungsbetrag


Das Seco bietet je eine Vorlage für die Lohnabrechnung im Stunden- und Monatslohn, mit den geltenden Sozialversicherungsabzügen pro Kanton (mehr über die Sozialversicherungen lesen Sie unter «Sozialversicherungen»). Sie können Ihre Lohnabrechnungen aber auch selber erstellen.

Sozialversicherungsbeiträge abrechnen

Für die meisten Ihrer Angestellten rechnen Sie mit der kantonalen Ausgleichskasse im ordentlichen Verfahren ab. Wählen Sie im Formular beim Abrechnungsverfahren also «ordentliches» respektive für Mitarbeitende, die ihren Wohnsitz nicht in der Schweiz haben, «ordentliches mit Quellensteuer».

Das vereinfachte Verfahren kommt nur in Ausnahmefällen zum Zug. Folgende Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein:

  • Der einzelne Lohn pro Angestellter übersteigt 21'510 Franken pro Jahr nicht (Stand 2022);
  • die gesamte Lohnsumme des Betriebs übersteigt pro Jahr 57'360 Franken (doppelte maximale jährliche Altersrente der AHV, Stand 2022) nicht;
  • die Löhne des gesamten beitragspflichtigen Personals werden im vereinfachten Verfahren abgerechnet;
  • und die Abrechnungs- und Zahlungsverpflichtungen werden ordnungsgemäss eingehalten.

Quellensteuer abziehen

Quellensteuerpflichtig sind Ihre ausländischen Angestellten, die keine Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) haben. Diese müssen Sie beim kantonalen Steueramt anmelden – zuständig ist meist das Steueramt am Wohnsitz des Angestellten, bei Grenzgängerinnen das Amt am Arbeitsort.

BeispielIhr Betrieb befindet sich in der Stadt Basel, Ihre Mitarbeiterin wohnt in Kaiseraugst (AG). Sie müssen die Quellensteuer beim Steueramt des Kantons Aargau anmelden. Ein anderer Angestellter wohnt im nahen Elsass. Die Quellensteuer für ihn melden Sie beim Steueramt Basel-Stadt an.

Die Quellensteuer ziehen Sie Ihren ausländischen Angestellten vom Monatslohn ab und überweisen sie an das zuständige Steueramt – je nach Höhe monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die Höhe der Quellensteuer ist kantonal unterschiedlich; sie hängt hauptsächlich von den familiären Umständen des oder der Angestellten ab.

Gut zu wissenDie meisten Lohnbuchhaltungssoftwares weisen die Quellensteuer auf den Lohnabrechnungen und dem jährlichen Lohnausweis aus. Wenn Sie die Quellensteuer selber berechnen müssen, finden Sie die nötigen Tabellen und Tarife online bei den kantonalen Steuerämtern.

Korrekte Lohnausweise

Einmal pro Jahr bestätigen Sie den Mitarbeitenden in einem Lohnausweis alle Lohndaten. Den Lohnausweis müssen Sie jeweils bis Ende Januar zustellen, je nach Kanton müssen Sie das Dokument auch an die Steuerbehörde schicken. Viele Lohnbuchhaltungssoftwares erstellen den Lohnausweis automatisch. Oder Sie verwenden das Formular der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Ein paar Hinweise zu einzelnen Punkten:

  • Buchstabe F
    Wenn Sie einen Geschäftswagen zur Verfügung stellen oder sich sonst massgeblich an den Kosten für den Arbeitsweg beteiligen, kreuzen Sie diese Feld an. 
  • Ziffer 1
    Den Lohn führen Sie inklusive Zulagen und Zuschläge auf.
  • Ziffer 14
    Hier nennen Sie Lohnnebenleistungen, die unter Ziffer 2 nicht aufgeführt sind, zum Beispiel sehr günstige Firmendienstleistungen, die der Mitarbeiter in Anspruch genommen hat.
  • Ziffer 15
    Nutzen Sie dieses Erklärfeld beispielsweise für Einträge wie «Spesenreglement, von der Steuerverwaltung des Kantons Bern am 21.3.2020 genehmigt» oder «Kantinenverpflegung: Personalvergünstigung von 10%».

Wünscht ein Mitarbeiter während des laufenden Jahres einen Lohnausweis, spricht man von einem ausserordentlichen Lohnausweis, den Sie analog zum ordentlichen Lohnausweis individuell aufbereiten müssen.