Buchhaltung selbst führen oder auslagern?
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Aktualisiert am 14.11.2023
Buchhaltung selbst führen oder auslagern?
Die richtige Arbeitsaufteilung zwischen internen und externen Stellen ist abhängig von der Struktur Ihres Unternehmens und davon, ob intern das nötige Know-how vorhanden ist. Hier finden Sie Entscheidungsgrundlagen dazu, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst führen oder auslagern wollen.
Ob Sie als Unternehmerin die Buchhaltung selbst erledigen, die Arbeit an eine interne Fachkraft weitergeben oder extern erledigen lassen, hängt von verschiedenen Kriterien ab. Stellen Sie sich vor der Entscheidung diese Fragen:
- Wie gross ist mein Unternehmen?
- Sind die nötigen Fachkompetenzen vorhanden?
- Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
- Bringe ich Interesse und Freude an den Zahlen mit?
- Habe ich die zeitliche Möglichkeit, die Buchhaltung selbst zu erledigen?
Viele kleine Unternehmen übergeben ihre gesamte Buchhaltung oder einen Teil der Arbeiten – zum Beispiel den Jahresabschluss – einem Treuhänder. Gerade beim Jahresabschluss braucht es fundierte Buchhaltungskenntnisse, etwa zu Rückstellungen, stillen Reserven, Abschreibungen und Steuern. Die vollständige oder teilweise Auslagerung an eine externe Fachperson kommt Sie deshalb unter dem Strich oft günstiger zu stehen, als wenn Sie sich stundenlang selbst mit der Buchhaltung beschäftigen und während dieser Zeit nicht produktiv für das Unternehmen arbeiten können.
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Wenn Sie Ihre Buchhaltung auslagern
Haben Sie sich dafür entschieden, Ihre Buchhaltung auszulagern und mit externen Fachpersonen zusammenzuarbeiten, sind drei Kriterien ausschlaggebend:
- Fachkenntnisse der Spezialisten
Vom nötigen Know-how zeugen Titel wie Treuhänder mit eidg. Fachausweis, Fachfrau im Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis, dipl. Betriebsökonomin ETH, eidg. dipl. Treuhandexperte oder dipl. Experte in Rechnungslegung und Controlling. - Verfügbarkeit
Sind beim Unternehmen oder bei der Fachperson genügend Kapazitäten vorhanden, sodass die Fristen jederzeit eingehalten werden können? - Ihr Bauchgefühl
Nur wenn Sie Vertrauen haben und auch auf der sozialen Ebene mit den Fachleuten gut zurechtkommen, kann eine nutzbringende Zusammenarbeit entstehen.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen
Sie haben sich entschlossen, Ihre Buchhaltung selbst zu führen. Am effizientesten ist dies, wenn Sie eine Buchhaltungssoftware zu Hilfe nehmen. Eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Software zu finden, wird Ihnen angesichts der Fülle an Angeboten nicht gerade einfach gemacht. Es gibt Programme, die Sie kostenlos im Internet herunterladen können, spezifisch auf KMU oder auf einzelne Branchen ausgerichtete Programme für wenige Hundert und Profi-Tools für einige Tausend Franken. Von vielen Programmen können Sie eine Demoversion herunterladen und so die Software vor dem Kauf zuerst testen.
Wahl einer Buchhaltungssoftware
Entscheiden Sie sich bei der Wahl einer Buchhaltungssoftware zuerst für die «Flughöhe». Soll die Software nur die Finanzbuchhaltung oder weitere Teile Ihrer Administration abdecken? Viele Programme umfassen eine Verarbeitung der Belege von der Rechnungsstellung bis zur Kundenzahlung und zu den elektronischen Bankschnittstellen. Eine solche Lösung besteht in der Regel aus verschiedenen Modulen wie Auftragsbearbeitung, Debitoren, Kreditoren, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung.
Eine Buchhaltungssoftware ist meist branchenneutral und lässt sich in jedem KMU einsetzen. Lösungen «ab Stange» beinhalten lediglich den Standardablauf, beispielsweise das Ausstellen einer Offerte, eines Lieferscheins sowie das Erstellen einer Rechnung. Umfangreichere Pakete werden an die speziellen Bedürfnisse des Betriebs angepasst.
Achten Sie bei der Wahl Ihrer Buchhaltungssoftware nicht nur auf den Preis. Kennen Sie die richtige Flughöhe, werden die folgenden Argumente ebenfalls einen Einfluss haben:
- Abdeckung Ihrer Grundbedürfnisse
- Grosse Benutzerfreundlichkeit
- Kompatibilität mit der Software Ihres Treuhänders
- Verbreitung und Bekanntheitsgrad des Programms
- Technischer Support
- Erweiterungsmöglichkeiten, Weiterentwicklung des Programms, Regelmässigkeit von Programm-Updates
- Wahrung der Vertraulichkeit (Datenschutz) und Datensicherheit (heutige Anbieter stellen in der Regel die gleichen Sicherheitsstandards zur Verfügung wie Banken)
- Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen branchenabhängigen Softwares, damit Daten aus einer Branchensoftware in die Buchhaltungssoftware importiert werden können und nicht zweimal erfasst werden müssen.
Wählen Sie ein umfangreicheres Paket, ist die richtige Anpassung an die Bedürfnisse Ihrer Firma wichtig. Es lohnt sich, etwas Zeit in die Wahl des Dienstleisters zu investieren und vor allem auch Referenzen einzuholen.
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Autor/-innen und Expert/-innen: Sabrina Frei, Hans Schoch