Personal

Onboarding – neue Mitarbeitende einführen

Onboarding – neue Mitarbeitende einführen

Frühzeitig mit der Personalbetreuung beginnen

Der Vertrag mit dem neuen Mitarbeiter ist unterschrieben, Sie freuen sich auf die Verstärkung im Team. Beginnen Sie jetzt mit der Personalbetreuung – noch vor dem ersten Arbeitstag.

Ihr zukünftiger Mitarbeiter freut sich auf die neue Herausforderung. Das ist der ideale Zeitpunkt, um ihm Informationen zu Ihrem Unternehmen zukommen zu lassen und ihn bereits in den Betrieb zu involvieren, zum Beispiel indem Sie:

  • ihm den letzten Geschäftsbericht oder eine Unternehmenspräsentation per E-Mail zustellen.
  • ihn zum Sommerfest, zu einem Teamevent oder zur Weihnachtsfeier einladen.
  • ihm eine Glückwunschkarte zum Geburtstag schicken.
  • ihn über wichtige geschäftliche Aktivitäten, die das Unternehmen oder das Team beschäftigen, informieren.

Wenn Sie den neuen Mitarbeiter auf diese Weise noch vor dem Eintrittsdatum in seinen zukünftigen beruflichen Alltag involvieren, erhöhen Sie seine Identifikation mit dem Unternehmen und erleichtern ihm den Start.

TippBereiten Sie auch intern rechtzeitig alles vor für den ersten Arbeitstag. Informieren Sie das Team, lassen Sie den IT-Zugang sicherstellen und den Arbeitsplatz einrichten – mehr Tipps finden Sie in der Checkliste «Neue Mitarbeitende einführen». Bewährt hat sich, einem neuen Mitarbeiter eine Mentorin, einen Götti zur Seite zu stellen.

Die ersten Arbeitstage

Am ersten Arbeitstag begrüssen Sie oder die direkte Vorgesetzte das neue Teammitglied persönlich und nehmen sich etwas Zeit, um ihn oder sie einzuführen. Gut ist, wenn Sie ein gemeinsames Mittagessen organisieren können. Auch am Ende des ersten Tages sollten Sie etwas Zeit einplanen für ein kurzes Feedbackgespräch.

Mit dem Eintritt einer neuen Kollegin verändert sich die Teamkonstellation, und auch die Rollen einzelner anderer Mitarbeitenden können wechseln. Die Neue hat Erwartungen ans Team, an ihre Arbeit und ist ihrerseits konfrontiert mit den Erwartungen der Teamkollegen und der Vorgesetzten. Daneben muss sie neue Aufgaben und Prozesse, neue Arbeitsbedingungen und neue Führungsstrukturen verarbeiten. Eine Stresssituation für die Mitarbeiterin, die möglichst schnell integriert werden möchte. Aber auch für Sie und das Team, die möglichst rasch vom Potenzial der Neuen profitieren möchten. Eine strukturierte Einarbeitung kann alle involvierten Parteien unterstützen.

Tipp Geben Sie der neuen Mitarbeiterin am ersten Tag ein individuelles Einführungsprogramm ab. Darin führen Sie bereits vorgesehene Termine auf: Sitzungen, Schulungen, Einblicke in andere Firmenbereiche etc.

Personaldossier anlegen

Legen Sie für jede und jeden Ihrer Angestellten ein Personaldossier an. Ob Sie dies elektronisch tun oder als Papierdossier, ist nicht so wichtig. Wichtiger ist, dass alle relevanten Personaldaten darin abgelegt sind. Dann können Sie später jederzeit darauf zugreifen.

Einen Teil der Informationen kennen Sie bereits vom Arbeitsvertrag; andere fordern Sie jetzt noch ein – zum Beispiel zu den Kindern oder zur Kleidergrösse, wenn Arbeitskleidung vorgeschrieben ist. Füllen Sie dann das Stammdatenblatt aus (siehe Vorlage). Im Personaldossier legen Sie bereits jetzt die Bewerbungsunterlagen und den Anstellungsvertrag ab. Weitere Unterlagen werden im Lauf der Anstellung folgen: insbesondere die Dokumentation der Mitarbeiterbeurteilungsgespräche, ein Verweis, Vertragsänderungen, eine Beförderung (siehe unten stehende Checkliste).

TippWeisen Sie Ihre Mitarbeitenden darauf hin, dass sie Sie auch nach Vertragsunterzeichnung bei folgenden Ereignissen informieren:
  • Private Adressänderungen und/oder Kontoänderungen
  • Veränderung im Zivilstand inkl. Namensänderungen
  • Geburtsschein nach einer Niederkunft

    Datenschutz und Personaldossier

    Personaldossiers enthalten sensible und persönliche Daten; sie unterstehen deshalb dem Datenschutz. Das heisst zuerst einmal: Bewahren Sie Personaldossiers so auf, dass sie nur für berechtigte Personen, also für Vorgesetzte und Personalverantwortliche, zugänglich sind – auch eine elektronische Ablage muss entsprechend geschützt sein.

    Als Arbeitgeber dürfen Sie die Daten Ihrer Angestellten nur insoweit bearbeiten, als sie für das Anstellungsverhältnis relevant sind. Sie dürfen diese Daten auch nicht an Dritte weitergeben – eine Ausnahme gibt es nur, wenn der Mitarbeiter sich ausdrücklich mit der Weitergabe einverstanden erklärt hat.

    Ihre Mitarbeitenden haben das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen, und dürfen sich davon auch Kopien machen. Unrichtige Angaben dürfen sie korrigieren oder entfernen lassen. Sie können auch Änderungen anbringen, beispielsweise an einer Mitarbeiterbeurteilung (dieses Recht verjährt nach zehn Jahren).