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Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung – das müssen Sie beachten

Die effektiv geleistete Arbeitszeit müssen die meisten Angestellten dokumentieren (Art. 46 ArG): Beginn, Ende und Dauer der geleisteten täglichen Arbeitszeit muss erfasst und die Pausen müssen ausgewiesen werden.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Dokumentation. Während grössere Betriebe in der Regel eine elektronische Arbeitszeiterfassungssoftware verwenden, nutzen kleinere Betriebe zum Beispiel Excel-Listen.

Achtung Sie müssen die Dokumente der Arbeitszeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden während fünf Jahren aufbewahren und dem kantonalen Arbeitsinspektorat jederzeit auf Verlangen zur Verfügung stellen können. Erfassen die Mitarbeitenden ihre Zeiten nicht selber, müssen sie die Dokumentation visieren – am besten monatlich. Mehr Informationen zur Arbeitszeiterfassung finden Sie auch beim Seco.

Normale Arbeitszeiterfassung

Grundsätzlich haben alle Unternehmen, die Arbeitszeit ihrer Angestellten, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, zu erfassen. Sie können die Arbeitszeiterfassungspflicht aber auch Ihren Arbeitnehmenden delegieren. Diese Arbeitszeiterfassung muss beinhalten:

  • Die Personaldaten Ihrer Arbeitnehmenden
  • Die Art der Beschäftigung sowie der Ein- und Austritt Ihrer Mitarbeitenden
  • Die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit, woraus auch ersichtlich sein muss, wann Überzeitarbeit angefallen ist
  • Die wöchentlichen Ruhetage, sofern sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
  • Pausen von einer halben Stunde und mehr
  • Tag-, Nacht- und Sonntagsarbeit
  • Lohn- und/oder Zeitzuschläge
  • Bei Schwangeren das Ergebnis der Risikobeurteilung (und deren Folgen für die Arbeitszeit)

Die Arbeitszeiterfassung muss nicht zwingend mit einer Stempeluhr geschehen. In einem kleineren Handwerksbetrieb reicht es zum Beispiel, wenn die Angestellten ihre Zeiten in einer gemeinsamen Excel-Tabelle eintragen. Oder Sie verfügen über ein Badge-System, das das Betreten und das Verlassen des Betriebsgebäudes erfasst (mehr Informationen finden Sie in einer Übersicht des Seco).

Achtung Achten Sie darauf, dass Ihr Zeiterfassungssystem auch für Ihre Teilzeitangestellten richtig rechnet. Sonst kann es vor allem bei Krankheit zu ungerechtfertigten Minusstunden kommen (ein Beispiel finden Sie unter «Lohnfortzahlung für Teilzeitangestellte»).

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

Bei der vereinfachten Arbeitszeiterfassung genügt es, die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Tag zu dokumentieren. Haben Sie weniger als 50 Mitarbeitende, können Sie mit Ihren Angestellten je einzeln die vereinfachte Zeiterfassung vereinbaren. Beschäftigen Sie mehr als 50 Personen muss die Mehrheit der Mitarbeitenden – oder die Arbeitnehmervertretung – damit einverstanden sein. So oder so ist die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nur erlaubt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der Arbeitnehmende hat ein Pflichtenheft, das ihm einen grossen Ermessensspielraum bei der Bewältigung seiner Aufgaben lässt. 
  • Die Mitarbeiterin kann weitgehend selber bestimmen, wann sie arbeitet (freie Arbeitszeiteinteilung).
  • Die Angestellte ist vollamtliche Projektleiterin oder eine Kaderperson mit unterstellten Mitarbeitenden oder sie hat ein Pflichtenheft, das ihr eine Ergebnisverantwortung überträgt, wobei sie bezüglich der Art der Erfüllung keinen Weisungen unterliegt. 
  • Der Mitarbeiter leistet nicht regelmässig Nacht- oder Sonntagsarbeit.

Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung muss schriftlich vereinbart werden. Folgende Punkte müssen Sie sicherstellen: 

  • Schriftlicher Hinweis auf Ruhezeiten und Pausen (eine Übersicht, die Sie für Ihre Vereinbarung verwenden können, finden Sie beim Seco)
  • Schriftliches Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit, ausser es liegt eine Bewilligung für Ihren Betrieb vor
  • Endjahresgespräche über Arbeitszeit und Arbeitsbelastung, die Sie dokumentieren
Gut zu wissenArbeitnehmende, die eine höhere leitende Tätigkeit innehaben (oberstes Kader, Budgetverantwortung, weitreichende Entscheidungsbefugnisse), können vertraglich von der Arbeitszeiterfassung befreit werden. Dies muss schriftlich vereinbart werden.