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Arbeitsbewilligungen – ausländische Arbeitskräfte einstellen

Arbeitsbewilligungen

Staatsangehörigkeit und Wohnort bestimmen das Prozedere

Zwei Fragen bestimmen das Prozedere, wenn Sie jemanden aus dem Ausland einstellen wollen: Welche Staatsangehörigkeit hat der neue Mitarbeiter? Wohnt die zukünftige Mitarbeiterin in der Schweiz oder im grenznahen Ausland?

Je nach Antwort sind die Vorlaufzeit bis zur Anstellung und Ihr Vorgehen unterschiedlich: Die Anstellung von Erwerbstätigen aus der EU und der EFTA ist dank dem Personenfreizügigkeitsabkommen (FZA) unkompliziert. Mindestens drei Monate und einiges an Bürokratie braucht es dagegen, um Angehörige von sogenannten Drittstaaten einzustellen. Für Grenzgänger schliesslich gelten separate Regeln.

Gut zu wissenAusländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung unterstehen der Quellensteuer. Sie müssen sie bei den kantonalen Steuerbehörden anmelden und das Einkommen monatlich bzw. quartalsweise an diese Behörde deklarieren und Quellensteuer abrechnen. Abgerechnet wird mit der kantonalen Ausgleichskasse über das «ordentliche Verfahren mit Quellensteuer».

Erwerbstätige aus der EU und der EFTA einstellen

Für Arbeitnehmende aus der EU und der EFTA gilt das Personenfreizügigkeitsabkommen. Das heisst, diese können jederzeit in die Schweiz einreisen und hier arbeiten. Das braucht es, wenn Sie jemanden aus der EU oder der EFTA einstellen:

  • Erwerbstätigkeit bis 3 Monate: Keine Bewilligung nötig, die Arbeitgeberin muss aber die Erwerbstätigkeit spätestens einen Tag vor der Arbeitsaufnahme des Arbeitnehmers anmelden (Link für Online-Meldeverfahren).
  • Erwerbstätigkeit für mehr als 3 Monate: Der Arbeitnehmer muss sich innerhalb von 14 Tagen beim Einwohnermeldeamt seiner Wohngemeinde in der Schweiz anmelden und eine schriftliche Einstellungserklärung von Ihnen vorlegen (zum Beispiel den Arbeitsvertrag). Das Einwohnermeldeamt leitet die Unterlagen an das Migrationsamt weiter, das eine Aufenthaltsbewilligung ausstellt, die abhängt von der Dauer des Arbeitsverhältnisses:
    • Bei einem befristeten Arbeitsvertrag bis zu einem Jahr eine Kurzaufenthaltsbewilligung L, die so lange gültig ist wie der Arbeitsvertrag.
    • Bei einem unbefristeten oder einem befristeten Arbeitsvertrag von mehr als einem Jahr eine Aufenthaltsbewilligung B, die fünf Jahre gültig ist.

Ihre Mitarbeitenden aus der EU-27 und der EFTA haben Anspruch, ihre Familie nachzuziehen. Die Bestimmungen dazu finden sie bei ch.ch.

Gut zu wissen Staatsangehörige aus Grossbritannien sind seit dem 1. Januar 2021 keine EU-Bürger mehr. Für eine Anstellung in der Schweiz gelten sie als Drittstaatsangehörige.

Spezialfall bis Ende 2021: Erwerbstätige aus Kroatien

Bis Ende 2021 war das Prozedere, wenn Sie jemanden aus Kroatien einstellen wollten, noch komplizierter. Inzwischen gilt auch für diese Situation die volle Freizügigkeit. Bis Ende 2026 hat die Schweiz aber die Möglichkeit, wieder Kontingente einzuführen. Erkundigen Sie sich bei Unsicherheiten bei der kantonalen Arbeitsmarktbehörde

Tipp Sollten wieder Kontingente eingeführt werden, empfiehlt sich im Arbeitsvertrag mit kroatischen Staatsangehörigen folgende Formulierung: «Dieser Vertrag kommt nur zustande, wenn eine gültige Arbeitsbewilligung vorliegt.» Damit sichern Sie sich ab für den Fall, dass für die Mitarbeiterin keine Bewilligung erteilt wird.

Erwerbstätige aus Drittstaaten einstellen

Eines vorweg: Die Einstellung von Erwerbstätigen aus Drittstaaten (= Staaten ausserhalb von EU und EFTA) ist aufwendig. Sie müssen als Erstes ein Gesuch bei der kantonalen Arbeitsmarktbehörde oder dem Migrationsamt einreichen. Das Verfahren ist mehrstufig und es braucht umfangreiche Unterlagen. Für einen positiven Entscheid müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Gesamtwirtschaftliches Interesse: Dass Ihre Firma ein grosses Interesse zum Beispiel an einem IT-Spezialisten aus Indien hat, genügt nicht. Berücksichtigt wird die aktuelle Arbeitsmarktsituation und eine zukünftig nachhaltige Wirtschaftsentwicklung Ihrer Firma. Um Ihre erfolgreiche Stellung im Arbeitsmarkt zu belegen, müssen Sie einige Unterlagen einreichen, zum Beispiel Bilanz, Erfolgsrechnung, Personalspiegel, Marktanalyse, Planung, Liste voraussichtlicher Aufträge.
  • Inländervorrang: Sie müssen belegen, dass Sie erfolglos Kandidaten aus der Schweiz und aus EU-/EFTA-Staaten gesucht haben. Für die Prüfung Ihrer Suchbemühungen müssen Sie umfangreiche Unterlagen vorlegen: Stellenbeschreibung, Stelleninserate (Print und online) mit Datum der Veröffentlichung, Stellenmeldung beim RAV, Dokumentation über die Bewerbenden inklusive der Gründe für eine Absage.
  • Einhalten der Stellenmeldepflicht: Die Stellenmeldepflicht gilt in Berufen, Tätigkeitsbereichen oder Wirtschaftsregionen, in denen die Arbeitslosenquote den Schwellenwert von fünf Prozent erreicht oder überschreitet. Ist diese Voraussetzung erfüllt, müssen Sie Ihre offene Stelle dem RAV melden. Erst fünf Tage, nachdem Sie die Meldebestätigung vom RAV erhalten haben, dürfen Sie die Stelle anderweitig ausschreiben oder besetzen. Den Nachweis, dass Sie die Stellenmeldepflicht erfüllt haben, müssen Sie dem Gesuch um Erteilung einer Arbeitsbewilligung beilegen (mehr zur Stellenmeldepflicht erfahren Sie beim Seco).
  • Übliche Lohn- und Arbeitsbedingungen: Der Lohn muss der Region und dem Wirtschaftssektor, den Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie den Qualifikationen des Arbeitnehmers entsprechen. Auch ein allfälliger GAV und NAV wird berücksichtigt und der Online-Lohnrechner des Bundesamts für Statistik «Salarium» wird konsultiert. Damit die Behörden die Lohn- und Arbeitsbedingungen überprüfen können, müssen Sie dem Gesuch einen schriftlichen Arbeitsvertrag beilegen, aus dem die wichtigsten Arbeitsbedingungen hervorgehen: Funktion, Arbeitsort, Dauer des Arbeitsverhältnisses, Arbeitszeit, Lohn, Sozialleistungen und Abzüge.
  • Besondere Qualifikation: Drittstaatsangehörige erhalten nur eine Arbeitsbewilligung, wenn sie besonders qualifizierte Arbeitskräfte sind. Das heisst, wenn sie Spezialistinnen auf ihrem Gebiet sind, in der Regel mit mindestens einem Hochschulabschluss und mehrjähriger Berufserfahrung (branchenabhängig). Bei grosser Nachfrage, zum Beispiel im Gesundheitsbereich, können auch weniger qualifizierte Arbeitskräfte eine Bewilligung erhalten.
  • Verfügbare Kontingente: Die Kontingente setzt der Bundesrat jährlich fest, kantonale Bedürfnisse werden dabei berücksichtigt. Kontingente können Sie nicht reservieren.
BeispielSie möchten in Ihrem thailändischen Restaurant eine Köchin aus Thailand anstellen. Eine Aussicht auf eine Arbeitsbewilligung haben Sie nur, wenn die Köchin mehrere Jahre Berufserfahrung und ein Diplom einer Spezialitätenküche vorweisen kann. Erst dann gilt sie als besonders qualifizierte Arbeitskraft.
Tipp Einerseits müssen Sie Ihrem Gesuch schon einen Arbeitsvertrag beilegen, anderseits möchten Sie sich natürlich absichern für den Fall, dass keine Arbeitsbewilligung erteilt wird. Fügen Sie deshalb im Arbeitsvertrag mit einem Drittstaatsangehörigen folgende Klausel ein: «Dieser Vertrag kommt nur zustande, wenn eine gültige Arbeitsbewilligung vorliegt.»

Weitere Informationen zur Anstellung von Arbeitnehmenden aus Drittstaaten erhalten Sie bei den kantonalen Arbeits- und Migrationsbehörden. Ihr Gesuch können Sie online einreichen.

Informationen über die Bestimmungen zum Familiennachzug für Erwerbstätige aus Drittstaaten erhalten Ihre Mitarbeitenden auf ch.ch.

Grenzgänger einstellen

Wollen Sie jemanden einstellen, der zwar bei Ihnen arbeitet, aber den Wohnsitz im Ausland behält? Das ist möglich.
Für Grenzgängerinnen und Grenzgänger aus Staaten der EU und der EFTA gelten folgende Bedingungen:

  • Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der EU-27 oder der EFTA und
  • mindestens einmal wöchentlich Rückkehr an den ausländischen Wohnsitz.
  • Dauert das Arbeitsverhältnis weniger als drei Monate muss sich der Grenzgänger lediglich bei der Einwohnerkontrollbehörde am Ort seines Wochenaufenthalts anmelden. Eine Bewilligung benötigt er nicht.
Achtung Für Erwerbstätige aus Kroatien gelten strengere Bestimmungen, insbesondere der Inländervorrang und die Kontrolle der Lohn- und Arbeitsbedingungen.

Grenzgänger aus Drittstaaten erhalten nur dann eine Bewilligung, wenn sich ihr Wohnsitz in der Grenzzone eines EU-Nachbarlands der Schweiz befindet, sie dort ein dauerhaftes Anwesenheitsrecht (mindestens Kurzaufenthaltsbewilligung) besitzen und seit mindestens sechs Monaten dort wohnen. Zudem gilt der Inländervorrang und es müssen die orts-, berufs- und branchenüblichen Lohn- und Arbeitsbedingungen eingehalten werden. Der Arbeitsort muss sich zudem in einer Grenzzone befinden – das Arbeitsamt kann Ihnen Auskunft geben, welche Gebiete dazugehören.

Dauert ein Arbeitsverhältnis zwischen drei und zwölf Monaten, wird eine Grenzgängerbewilligung (Bewilligung G) für die Dauer des Arbeitsverhältnisses ausgestellt; diese kann bei Bedarf verlängert werden. Für Drittstaatsangehörige gilt die Bewilligung nur für den jeweiligen Arbeitskanton. Bei länger dauernden Anstellungen wird einer EU-/EFTA-Bürgerin eine Bewilligung G für fünf Jahre ausgestellt. Drittstaatsangehörige erhalten eine auf ein Jahr befristete Grenzgängerbewilligung und müssen für die Verlängerung jeweils ein Gesuch einreichen.