Zeiterfassung KMU

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Zeiterfassung

Eine Zeiterfassung ist für KMU in der Schweiz obligatorisch. Ein gutes Zeiterfassungssystem zeichnet sich durch Effizienz und geringe Komplexität für die Mitarbeiter aus. Auf diese Aspekte ist bei der Wahl der Zeiterfassung zu achten:

  • Mögliche Systeme: lokal, online oder mobil
  • Schnittstellen mit anderen Systemen
  • Benötigte Zusatzoptionen

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Zeiterfassung KMU Schweiz

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen bringen den Vorteil, dass die Daten zentral verwaltet und jederzeit abgerufen werden können. Dies verringert administrativen Aufwand und ermöglicht flexible Arbeitsformen. Für KMU eignen sich verschiedene Systeme zur Zeiterfassung:

In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung bis auf wenige Ausnahmen für alle KMU obligatorisch und gesetzlich geregelt. Auf dem Markt finden sich derzeit viele Swiss Made Produkte, aber auch einige Schweizer Unternehmen, die ausländische Systeme anbieten und supporten.

Für Klein- und mittelständische Betriebe hat ein Zeiterfassungssystem viele Vorteile. Daten werden zentral verwaltet und sind jederzeit abrufbar. Dadurch wird administrativer Aufwand gemindert. Es können neben der reinen Arbeitszeit auch Projekte, Beriebsdaten, Spesen und die Personaleinsatzplanung erfasst werden:

Arbeitszeit: Mit dem Zeiterfassungssystem können Sie die tägliche Arbeitszeitdauer in Ihrem KMU erfassen. Zudem können auch die bezahlten Abwesenheiten (Ferien- und Feiertage) erfasst werden. 

Tätigkeit / Projekte: Für dienstleistungsorientierte KMU gibt es Systeme mit Projektzeiterfassung. Diese erlauben es, die Arbeitszeit sowohl auf Tätigkeiten als auch auf Projekte zu erfassen. Das erleichtert die Abrechnung und Aufwandsberechnung. 

Spesen: Mit einer Spesenverwaltung ist es möglich, die Spesenarten und MwSt.-Sätze vorzudefinieren. Zu den Spesen gehören z.B. Reisekosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten. 

Betriebsdaten: Firmen in der Produktion benötigen ein Zeiterfassungsystem mit Betriebsdatenerfassung. Diese Daten werden manuell an einem Terminal eingegeben und ermöglichen z.B. Fortschrittskontrollen. Meist ist die Betriebsdatenerfassung in ein ERP-System miteingebunden, welches ein Zeiterfassungsmodul beinhaltet. 

Personaleinsatzplanung: Mit einem Modul für Personaleinsatzplanung können z.B. in Gastrobetrieben die Einsätze unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit und Qualifikationen geplant und Unter- sowie Überbelegung vermieden werden. 


Zeiterfassungssysteme für verschiedene Branchen

Je nach Branche, in welcher sich ein Unternehmen befindet, werden unterschiedliche Anforderungen an die Zeiterfassung gestellt. Dies führt dazu, dass es Unterschiede u.a. in diesen Branchen gibt:


Gastronomie
In der Gastronomie kann ein mobiles Zeiterfassungssystem für Ihre Mitarbeiter von grossem Vorteil sein. Gerade an hektischen Tagen oder Arbeiten bis spät abends ist es für die Mitarbeitenden praktisch, die Arbeitszeiten via App auf dem Smartphone einzutragen. Aber auch die Zeiterfassung mit Badge am Terminal ist in der Gastroszene nach wie vor beliebt.
 
Detailhandel
In der Detailhandelsbranche kann die Zeiterfassung z.B. mit Terminals im Eingangsbereich erfolgen. Die Mitarbeiter erfassen damit ihre Arbeitszeit, sobald Sie im Laden eintreffen. Für Pausen ausserhalb des Geschäfts wird dann meist aus- und bzw. wieder eingestempelt. 
 
Industrie
In der Industriebranche gilt, dass die Zeiterfassung häufig für bestimmte Projekte und Maschinen erfasst werden muss. Durch diese komplexere Art der Zeiterfassung können Sie nachvollziehen, wie viel Aufwand ein bestimmtes Projekt für einen Kunden in Anspruch genommen hat. Wichtig bei dieser Art der Zeiterfassung ist, dass jeder Schritt in der Fertigungskette erfasst wird. Durch diese Methode besitzen Sie Grundlagen, die Ihnen helfen können, Produktionsentscheide zu treffen. 
 
Baubranche – Zeiterfassung auf der Baustelle
Die Zeiterfassung auf der Baustelle muss flexibel und dennoch komplexe Prozesse vereinen. Für die Baubranche ist eine Planungssicherheit grundlegend. Mitarbeitern wird oft eine bestimmte Zeit pro Baustelle / Projekt zur Verfügung gestellt. Hier ist es wichtig, ein Zeiterfassungssystem zu wählen, welches Ihnen im Vorfeld ermöglicht, die Einsätze Ihrer Mitarbeiter zu planen und zu erfassen. Dies erlaubt, auf den ersten Blick zu sehen, wer, wann und wie lange an einem bestimmten Projekt gearbeitet hat. Zudem bewährt sich eine mobile Zeiterfassung, in der Ihre Mitarbeiter direkt auf der Baustelle via Smartphone die Arbeitszeiten unkompliziert und schnell eintragen können.
 
Aussendienstmitarbeiter
Aussendienstmitarbeiter sind sehr viel unterwegs und arbeiten von verschiedenen Orten aus. Eine geeignete Zeiterfassungsvariante ist hierbei ein eigenes Stundenkonto für jeden Mitarbeiter. Sie funktioniert wie eine digitale Stechuhr und fängt an, die Stunden zu buchen, sobald diese vom Mitarbeiter aktiviert wurde. Auch Nachtragungen in der Zeiterfassung sind möglich. 
 
Gesundheitsbranche – Zeiterfassung für Ärzte und Ärztinnen 
In der Gesundheitsbranche wird häufig das Zutrittsterminal als bewährtes Zeiterfassungssystem eingesetzt. Dieses Terminal steht im Eingangsbereich und erlaubt Ärzten und Ärztinnen aber auch dem restlichen Gesundheitspersonal ihre exakten Arbeitsstunden zu erfassen. Im System ist es dann möglich, die geleisteten Sollstunden und mögliche Überstunden oder Minusstunden zu sehen und zu überprüfen. Auch Ferien und sonstige Abwesenheiten lassen sich in diesem System erfassen.

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