Softphone

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Telefonanlage

Ein Softphone ist eine Telefonsoftware, die auf Endgeräten (PC , Laptop, Tablet, Mobile etc.) installiert wird. 

Diese Vorteile ergeben sich durch die Nutzung von Softphones:

  • Einfache Skalierbarkeit / Erweiterbarkeit des Systems
  • Mobilität
  • Kosteneinsparungen
  • Grosser Funktionsumfang

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Was ist ein Softphone?

Ein Softphone ist eine Software, die – je nach Anbieter – auf verschiedenen Endgeräten (Computer, Tablet, Smartphone, Notebook  etc.) mit diversen Betriebssystemen installiert werden kann. Die Oberfläche der Telefonie Software gleicht oft den vorinstallierten Telefon Apps auf Smartphones (s. Bild). Auf PCs ist die Oberfläche grösser und übersichtlicher gestaltet und ermöglicht Shortcuts zu Funktionen und Organisationstools. Das Softphone ermöglicht Telefongespräche über VoIP , ohne dabei ein physisches Telefon zu benötigen. Die VoIP Telefonie kann bei vielen Anbietern mit einer Softphone-Lösung für den mobilen Einsatz kombiniert werden.

Die Kommunikation mit Softphones geschieht über das Endgerät. Dabei muss das Endgerät über einen Lautsprecher oder Kopfhörer sowie ein Mikrofon verfügen. Bei Mobiltelefonen ist dies ohnehin der Fall, bei PCs wird meist über ein Headset telefoniert.

Softphone Desktop-Oberfläche von Zoiper

So oder ähnlich sieht eine Softphone-Oberfläche für den PC aus. Im Bild wird ein SMS- und Anrufverlauf angezeigt.


Wie funktioniert eine Softphone App?

Softphone Lösungen funktionieren ganz einfach über das vorhandene Smartphone, Computer, Notebook oder Tablet. Die Software wird hierbei auf dem entsprechenden Gerät als App installiert und kann sogleich benutzt werden. Diese App nimmt gleich nach der Installation auf dem Endgerät Optimierungen an der Benutzeroberfläche vor. So kann auch ohne herkömmliches Tischtelefon telefoniert werden.

Endgeräte und Betriebssysteme
Das Softphone gibt es für verschiedene Endgeräte und Betriebssysteme. Einige sind auf ein Betriebssystem beschränkt und wieder andere unterstützen alle im Markt üblichen Endgeräte und Betriebssysteme. Vor allem bei integrierten Softphones ist eine breite Verfügbarkeit gewährleistet.

Integrierte Softphones
Bei gängigen Collaboration Lösungen und bei einigen Videokonferenzsystemen ist ein Softphone bereits integriert oder es kann ganz einfach zur bestehenden Lösung dazu gebucht werden.

Softphones als Insellösung
Es gibt viele Softphone Lösungen, die unabhängig von bestehenden Produkten in Ihrer IT-Infrastruktur angeschafft werden können. Je nach Kombination der Lösungen gestaltet sich die Integration einfach bis kompliziert. Eine Beratung durch einen Experten zu integrationsfähigen Softphone-Lösungen für Ihre IT-Umgebung ist in einem solchen Fall sehr aufschlussreich.


Softphone Funktionen

Softphones ermöglichen – wie die VoIP Telefonie – ein leichtes Setup nach Ihren Bedürfnissen. Unzählige Funktionen werden von den Anbietern stets entwickelt und verbessert, um den Nutzern einen vielseitigen Service bieten zu können. Diese Funktionen gibt es bei den meisten Anbietern:

  • Weiterleitungen, Umleitungen, Halten
  • Personalisierbare Warteschleifen
  • Click-2-Call (Mit einem Klick auf eine Nummer den Anruf starten)
  • Instant Messaging (SMS Chat über den PC oder andere Endgeräte)
  • Konferenzen
  • Sprachmenüs
  • Verschiedene Filter (nach Vorwahl, Sprache, Fähigkeiten), um mit dem richtigen Mitarbeitenden verbunden zu werden
  • Automatische Anzeige des Namens, wenn in online Telefonbüchern gefunden
  • Je nach Anbieter auch benutzerdefinierte Funktionen

Diese Funktionen lassen sich leicht über die Software oder ein Webinterface konfigurieren. Durch regelmässige und auf Wunsch automatische Updates erhalten Sie stets die aktuellste und zuverlässigste Version der Software sowie neue Funktionen.
 

Softphone Vorteile

Skalierbarkeit / Erweiterbarkeit: Im Gegensatz zu physischen Telefonen muss ein Softphone für einen neuen Mitarbeiter lediglich auf dem beliebigen Endgerät installiert werden. Dies ist einfacher, als jedes Mal bei zusätzlichem Personal ein neues Telefon anzuschaffen. Die Skalierbarkeit ist somit bei Softphones einfacher.

Mobilität: Es ist für Unternehmen zunehmend wichtiger geworden, überall über die Geschäftsnummer erreichbar zu sein. Mit einer Softphone Lösung können Sie und Ihre Mitarbeitenden vom Mobiltelefon sowie vom PC aus telefonieren – über dieselbe Geschäftsnummer. Auch dank Home Office gewinnt die Softphone Variante immer mehr an Beliebtheit und lässt sich unkompliziert auf die Home Office Endgeräte der Mitarbeitenden einbinden. 

Kosten sparen: Da die teure Anschaffung und Installation von physischen Telefonen wegfällt, bleiben nur noch die Gebühren des Anbieters für die Nutzung des Softphones. Diese Gebühren zahlen Unternehmen meist auch mit physischen Telefonen für den VoIP-Service.


Nachteile von Softphones

Es gibt auch Nachteile bei Softphones. Diese ergeben sich jedoch nur in gewissen Situationen:

Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung: Dies wird auch bei der weit verbreiteten VoIP-Telefonie benötigt, die meist ebenfalls mit einer Softphone Lösung per App für den mobilen Einsatz kombiniert werden kann. Eine stabile Internetverbindung wird daher in Büros und auch über das Mobilnetz in den meisten Fällen gewährleistet. Sollte dies bei Ihnen im Geschäft nicht der Fall sein, empfehlen wir, eine Anfrage für einen zuverlässigen Internetanbieter auszufüllen, um kostenlos 3 Offerten zum Vergleich zu erhalten.

Endgerät muss eingeschaltet sein: Das Endgerät (Mobiltelefon, PC, Tablet etc.) muss stets betriebsbereit sein, um Anrufe empfangen zu können. Dies ist vor allem beim PC wichtig, da das Mobiltelefon sowieso meist eingeschaltet ist. Der PC ist in einem Arbeitsumfeld auch meist durchgehend eingeschaltet. Dabei muss darauf geachtet werden, die Einstellungen für das automatische Abmelden / Herunterfahren des PCs entsprechend einzustellen.

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