Personaladministration

Lohnadministration

Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ist in den meisten KMU der erste Schritt in Richtung Personaladministration. Die Wahl des richtigen Treuhänders oder Personaldienstleisters ist wichtig, da der Anbieter über grosses Know-how verfügen muss.

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Lohnbuchhaltung auslagern - Auswahlhilfe

Wenn Sie die Lohnbuchhaltung outsourcen auslagern, ist es wichtig, sich über den Treuhänder zu informieren. Folgende Überlegungen sind dabei zentral:

  • Branchenerfahrung 
  • Eingesetzte Personaladminsoftware und mögliche Schnittstellen
  • Spezialwissen wie z.B. Quellensteuer, internationales Recht
  • Gibt es eine Ersatzperson?

 

 

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Lohnbuchhaltung Schweiz - Outsourcing

Die Anforderungen an die Treuhänder haben sich aufgrund der technischen Neuerung auch in der Schweiz verändert. Zwei entscheidende Trends sind einerseits die zunehmede Nutzung von Clouds und andererseits die Automatisierung der Prozesse. Immer mehr Treuhänder bieten ein E-Payroll an, d.h. die Software wird via Internet bereitgestellt. Zudem werden diverse Personalsoftwares angeboten. Heute werden vermehrt Detailkenntnisse verlangt. Dies betrifft auch den Bereich des Personalwesens. Trotz dieser technischer Neuerungen lagern immer mehr Unternehmen in der Schweiz die Lohnbuchhaltung aus. Branchenerfahrung und Spezialwissen sind bei der Wahl des passenden Treuhänders zu beachten. Ein Treuhänder kann für Sie die Lohnabrechnung, die Erstellung von Lohnausweisen und die Jahresendabrechnung übernehmen.

Lohnbuchhaltung Outsourcing

Ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung kann praktisch sein, denn die Lohnadministration in einem KMU ist mit einem grossen administrativen Aufwand verbunden. Folgende Checkliste gibt eine Übersicht über die Aufgaben, die ausgelagert werden können:

Lohnbuchhaltung Outsourcing - Dienstleistungen
  • Verwalten von lohnrelevanten Personaldaten
  • Erstellen der Lohnabrechnung und der Lohnausweise
  • Veranlassen der Lohnauszahlungen
  • Versenden der Lohnabrechnung per Post oder via Mail
  • Lohnzahlungen per E-Banking ausführen
  • Administration mit den Sozialversicherungen
  • Jahresendverarbeitung und -Deklaration der Sozialversicherungen
  • Erstellen von Lohnauswertungen
  • Transfer der Lohndaten in die Finanzbuchhaltung

Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung werden der Brutto- und der Nettolohn ausgewiesen. Dazu kommen diverse Lohnabzüge. Diese Abzüge teilen sich der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer zu je 50 %. Die wichtigsten Lohnabzüge für den Mitarbeiter, die auf der Lohnabrechnung aufgeführt sind, sind folgende:

  • AHV, IV, EO
  • Arbeitslosenversicherung
  • UVG: Betriebs- und Nichtbetriebsunfallversicherung
  • BVG
  • Freiwillig: KTG
     

Lohnbuchhaltung outsourcen

Die Lohnbuchhaltung outsourcen ist eine praktische Möglichkeit, Kosten und Zeit zu sparen. Die Einstellung und Einarbeitung von Fachkräften und die Anschaffung einer entsprechenden Software für das Payroll ist nicht zu unterschätzen. Zur externen Lohnbuchhaltung gehören die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Pflege der Personalstammdaten, die Führung von Lohnkonten und das Anfertigen von Meldungen an Sozialversicherungen. Ausserdem müssen Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung ausgestellt werden. In einem ersten Schritt lagern Start-ups oftmals die Lohnabrechnung an einen Treuhänder aus.
 

Beispiel für Offertanfragen Lohnbuchhaltung

Branche Anforderugen
Augenarzt Zwei Augenarztpraxen, eine in Zürich und eine in der West-CH, möchte die Personaladministration auslagern. Bis jetzt hat man dies selber gemacht. Die beiden Praxen haben 14 Teilzeitmitarbeiter, ca 4-5 arbeiten im Stundenlohn. Es gibt viele Wechsel. Es soll die Lohnadministration und der Kontakt zu den Ämtern und Versicherungen übernommen werden.
Industrie Das Industrieunternehmen mit 190 Mitarbeitern überlegt sich, die Personaladministration auszulagern. Heute wird die Personaladministration intern geführt (60% Pensum). 
Man setzt die Personalsoftware SAP ein und wäre froh, wenn der Partner ebenfalls mit ihrem System arbeiten könnte oder zumindest mit einer direkten Schnittstelle dazu.  Von den 190 Mitarbeitern sind 10 temporär im Stundenlohn angestellt. Ein Zeitplan ist noch nicht definiert. Das Unternehmen klärt zur Zeit, welche Bereiche des Unternehmens zukünftig ausgelagert werden können.