Personaladministration

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Personaladministration – Auswahlkriterien

Die Personaladministration deckt alle administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt ab, wie z.B. die Lohnadministration oder Sozialversicherungen. Wichtige Punkte bei der Anbieterauswahl sind:

  • Fachkenntnisse sowie Referenzen
  • Fix zuständige Fachperson und Stellvertretung
  • Verwendete Software, Online-Zugriff, Schnittstellen 
  • Kostenmodell

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Personaladministration – Auswahlhilfe

Die Personaladministration beschäftigt sich mit den administrativen Aufgaben des Personalwesens, wie z.B. die Lohnadministation (Payroll) oder Sozialversicherungen. Sie kann an spezialisierte Payroll-Anbieter, Treuhänder oder HR Outsourcing Partner ausgelagert werden.

Besonders wichtig ist dabei die Dokumentation für die Sozialversicherungen. Eine fehlerfreie, lückenlose Umsetzung und Administration ist hier entscheidend. 
 

Personaladministration Aufgaben 

Das Personalmanagement (HRM) umfasst diverse Aufgaben. Es ist üblich, einzelne Teilprozesse des Personalwesens auszulagern. Ein komplettes HR Outsourcing ist hingegen seltener. Die Personaladministration umfasst u.a. folgende Aufgaben: 

  • Lohnadministration oder Payroll, inkl. Quellensteuerabrechnung
  • Personalversicherungen
  • Kommunikation mit den Ämtern 
  • Ein- und Austrittsformalitäten, inkl. Zeugnisse
  • Beratung bei AHV und SUVA Revisionen
  • Arbeitsvertragsmanagement
  • Administration von Arbeitsbewilligungen
  • Management der Personalstammdaten
  • Bewerbermanagement und verschiedene Aufgaben der HR Outsourcing
  • Weitere HR Projekte und Prozesse wie beispielsweise Outplacement

Für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und HR Dienstleister wird häufig eine Software oder ein Webportal gewählt.
 

Personalwesen outsourcen

Das Personalwesen Outsourcing erfolgt häufig in mehreren Etappen. Im ersten Schritt wird die Lohnabrechnung und Jahresendverarbeitung extern vergeben. Weitere Dienstleistungen werden von externen Personaldienstleistern häufig modular angeboten und können nach Wunsch kombiniert werden. Der Service einer Personalverwaltung umfasst:

1. Option Lohnabrechnung Outsourcing + Jahresendverarbeitung
2. Option 1. Option + Kommunikation mit Personalversicherungen, Pensionskasse und Ämtern,  ausführliche Beratung
3. Option 1. + 2. Option + Rekrutierung, Schreiben von Zeugnissen, ...
4. Option Optionen 1 - 3 + Outplacement, betriebliches Gesundheitsmanagement, Mitarbeiterweiterbildung, .... 
Da viele Personaldienstleister die ganzen Treuhandaufgaben anbieten, können die treuhänderischen Aufgaben natürlich auch übergeben werden: Finanzbuchhaltung, Steuern, Wirtschaftsprüfung oder Liegenschaftsverwaltung.
 

Lohnbuchhaltung Outsourcing – Schnittstellen

Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung ist besonders für kleine Betriebe eine gute Möglichkeit. In solchen Betrieben müssen in erster Linie jeweils am Ende des Monats die monatlichen Lohnkosten und Sozialabgaben an die Finanzabteilung oder den Treuhänder übermittelt werden. Ihr HR Outsourcing Partner kann Ihnen die benötigten Dokumente zusenden.

IT-Schnittstellen sind für die Übermittlung von Daten eine praktische Möglichkeit. Wenn beispielsweise Daten vom Zeiterfassungssystem ins HR Tool automatisiert eingelesen werden müssen, oder die monatliche Lohnabrechnung sofort im Finanztool erfasst werden sollen, dann benötigen Sie eine IT-Schnittstelle. Viele Systeme verfügen bereits über Standard Schnittstellen, fehlen diese, müssen sie individuell entwickelt werden. Besprechen Sie bei der Evaluation die Möglichkeit von Schnittstellen mit Ihrem HR Outsourcing Partner.

Wissen Sie jetzt schon, welche Schnittstellen für Sie wichtig sind? Wir unterstützen Sie gerne dabei, den passenden Partner für die Personaladministration zu finden.
 

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Personaladministration – Offertenanfragen Beispiele

Branche, Firmengrösse Anforderungen an den Personaldienstleister
AG,
23 Mitarbeiter

Eine AG, welche in der Dienstleistungsbranche tätig ist, möchte die Personaldministration komplett auslagern. Es sollen alle HR-Aufgaben, wie z.B. Ein- und Austritte, alle Sozialversicherungsbelange, Rekrutierung, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Lohnabrechnung etc. übernommen werden. Es sind aktuell 6 Mitarbeiter im Stundenlohn und 17 Mitarbeiter im Monatslohn angestellt. Das Jahresbudget beläuft sich auf ca. CHF 20'000.

Industrie,
34 Mitarbeiter

Eine Industriefirma mit 34 Mitarbeitern plant, die administrativen Personalaufgaben (Payroll) auszulagern. Alle Mitarbeiter arbeiten in einer Festanstellung mit fixem Lohn. Da die interne Buchhalterin Ende Jahr ebenfalls die Firma verlässt, wird in Betracht gezogen, die Buchhaltung vorübergehend auszulagern. 

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