Personaladministration

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Personaladministration – Auswahlkriterien

Die Personaladministration deckt alle administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt ab, wie z.B. die Lohnadministration oder Sozialversicherungen. Gryps arbeitet mit über 180 geprüften Personaladministration Anbietern zusammen. Wichtige Punkte bei der Anbieterauswahl sind:

  • Fachkenntnisse sowie Referenzen
  • Fix zuständige Fachperson und Stellvertretung
  • Verwendete Software, Online-Zugriff, Schnittstellen 
  • Kostenmodell

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Personaladministration – Auswahlhilfe

Die Personaladministration beschäftigt sich mit den administrativen Aufgaben des Personalwesens, wie z.B. die Lohnadministation (Payroll) oder Sozialversicherungen. Sie kann an spezialisierte Payroll-Anbieter, Treuhänder oder HR Outsourcing Partner ausgelagert werden.

Besonders wichtig ist dabei die Dokumentation für die Sozialversicherungen. Eine fehlerfreie, lückenlose Umsetzung und Administration ist hier entscheidend. 
 

Personalwesen Aufgaben 

Das Personalmanagement (HRM) umfasst diverse Aufgaben. Es ist üblich, einzelne Teilprozesse des Personalwesens auszulagern. Ein komplettes HR Outsourcing ist hingegen seltener. Die Personaladministration umfasst u.a. diese Aufgaben: 

  • Lohnadministration oder Payroll, inkl. Quellensteuerabrechnung
  • Personalversicherungen
  • Kommunikation mit den Ämtern 
  • Ein- und Austrittsformalitäten, inkl. Zeugnisse
  • Beratung bei AHV und SUVA Revisionen
  • Arbeitsvertragsmanagement
  • Administration von Arbeitsbewilligungen
  • Management der Personalstammdaten
  • Bewerbermanagement und verschiedene Aufgaben der HR Outsourcing
  • Weitere HR Projekte und Prozesse wie beispielsweise Outplacement

Für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und HR Dienstleister wird häufig eine Software oder ein Webportal gewählt.
 

Outsourcing Personalwesen

Das Personalwesen Outsourcing erfolgt häufig in mehreren Etappen. Im ersten Schritt wird die Lohnabrechnung und Jahresendverarbeitung extern vergeben. Weitere Dienstleistungen werden von externen Personaldienstleistern häufig in aufbauenden Modulen angeboten.

Phasen des Personaladministration Outsourcing
  • Als erstes wird oft die Lohnabrechnung an einen externen Personaldienstleister abgegeben inkl. der Jahresendverarbeitung. 
  • In einem zweiten Schritt kann zusätzlich die Kommunikation mit Personalversicherern, der Pensionskasse und verschiedenen Ämter ausgelagert werden.
  • Die dritte Phase der Personaladministration beinhaltet die Rekrutierung des Personals oder das Schreiben der Arbeitszeugnisse. 
  • In der letzten Phase werden zusätzliche Dienstleistungen angeboten wie Outplacement, betriebliches Gesundheitsmanagement, Mitarbeiterweiterbildungen etc. 

Da viele Anbieter für Personaladministration auch Kompetenzen eines Treuhänders abdecken, können zudem Aufgaben wie Finanzbuchhaltung, Steuern, Wirtschaftsprüfung oder Liegenschaftsverwaltung abgegeben werden.
 

Lohnbuchhaltung Outsourcing Schweiz – Schnittstellen

Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung ist besonders für kleine Betriebe eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen. Am Ende jeden Monats müssen die Lohnkosten und Sozialabgaben an die Finanzabteilung oder den Treuhänder übermittelt werden. Die dafür benötigten Dokumente können von Ihrem HR Outsourcing Partner bereitgestellt werden. 


Externe Lohnbuchhaltung – IT Schnittstellen

Mit IT-Schnittstellen kann die Übermittlung dieser Daten noch vereinfacht werden. Beispielsweise können Daten des Zeiterfassungssystems direkt in die HR Software eingelesen werden oder die monatlichen Lohnabrechnungen werden direkt im Buchhaltungssystem eingetragen. Viele Systeme verfügen bereits über Standard-Schnittstellen. Klären Sie jedoch im Vorfeld die Möglichkeiten mit Ihrem HR Outsourcing Anbieter ab.

Wissen Sie jetzt schon, welche Schnittstellen für Sie wichtig sind? Wir unterstützen Sie gerne dabei, den passenden Partner für die Personaladministration zu finden.
 

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Personaladministration – Offertenanfragen Beispiele

Branche, Firmengrösse Anforderungen an den Personaldienstleister
AG,
23 Mitarbeiter

Eine AG, welche in der Dienstleistungsbranche tätig ist, möchte die Personaldministration komplett auslagern. Es sollen alle HR-Aufgaben, wie z.B. Ein- und Austritte, alle Sozialversicherungsbelange, Rekrutierung, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Lohnabrechnung etc. übernommen werden. Es sind aktuell 6 Mitarbeiter im Stundenlohn und 17 Mitarbeiter im Monatslohn angestellt. Das Jahresbudget beläuft sich auf ca. CHF 20'000.

Industrie,
34 Mitarbeiter

Eine Industriefirma mit 34 Mitarbeitern plant, die administrativen Personalaufgaben (Payroll) auszulagern. Alle Mitarbeiter arbeiten in einer Festanstellung mit fixem Lohn. Da die interne Buchhalterin Ende Jahr ebenfalls die Firma verlässt, wird in Betracht gezogen, die Buchhaltung vorübergehend auszulagern. 

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