Personaladministration

Personaladministration

Die Personaladministration ist die Summe aller administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt. Darunter fallen LohnadministrationSozialversicherungen,  und Management des Personalwesens. 

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Personaladministration - Auswahlkriterien

Die Personaladministration kann an einen spezialisierten Payroll-Anbieter, an einen Treuhänder oder and einen HR Outsourcing Partner ausgelagert werden. Da es um vertrauliche Daten geht, sollte der Partner für die Lohnbuchhaltung sorgfältig ausgewählt werden. Dabei ist auch ein Vergleich der Personaladministration Preise lohnenswert. Folgende Punkte sind vor der Auswahl zu berücksichtigen:

  • Fachkenntnisse sowie Referenzen
  • Bietet der Anbieter eine für Sie zuständige Fachperson und eine Stellvertretung an?
  • Welche Software wird verwendet? Haben Sie Online Zugriff?
  • Sind die für Sie systemrelevanten Schnittstellen vorhanden?
  • Kostenmodell

 

 

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Personaladministration Auswahlhilfe

Im Bereich der Personaladministration werden die Prozesse zunehmend komplexer. Besonders wichtig ist dabei die Dokumentation für die Sozialversicherungen. Eine fehlerfreie Dokumentation ist hier entscheidend. Der Entscheid für ein Outsourcing der Personaladministration ermöglicht es, sich auf die Kernkompetenzen des Unternehmens zu fokussieren. 

Personaladministration - Aufgaben 

Die Personaladministration umfasst diverse Aufgaben. Es ist üblich, einzelne Teilprozesse des Personalwesens auszulagern. Ein komplettes HR Outsourcing ist hingegen seltener. Die Personaladministration umfasst u.a. folgende Aufgaben: 

  • Lohnadministration oder Payroll, inkl. Quellensteuerabrechnung
  • Personalversicherungen
  • Kommunikation mit den Ämtern 
  • Ein- und Austrittsformalitäten, inkl. Zeugnisse
  • Beratung bei AHV und SUVA Revisionen
  • Arbeitsvertragsmanagement
  • Administration von Arbeitsbewilligungen
  • Management der Personalstammdaten
  • Bewerbermanagement und verschiedene Aufgaben der HR Outsourcing
  • Weitere HR Projekte und Prozesse wie beispielsweise Outplacement

Für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und HR Dienstleister wird häufig eine Software oder ein Webportal gewählt.

Personalwesen outsourcen

Das Personalwesen outsourcen erfolgt häufig in mehreren Etappen. Im ersten Schritt wird die Lohnabrechnung und Jahresendverarbeitung extern vergeben. Weitere Dienstleistungen werden von externen Personaldienstleistern häufig modular angeboten und können nach Wunsch kombiniert werden:

1. Option Lohnabrechnung Outsourcing + Jahresendverarbeitung
2. Option 1. Option + Kommunikation mit Personalversicherungen, Pensionskasse und Ämtern,  ausführliche Beratung
3. Option 1. + 2. Option + Rekrutierung, Schreiben von Zeugnissen, ...
4. Option Optionen 1 - 3 + Outplacement, betriebliches Gesundheitsmanagement, Mitarbeiterweiterbildung, .... 
Da viele Personaldienstleister die ganzen Treuhandaufgaben anbieten, können die treuhänderischen Aufgaben natürlich auch übergeben werden: Finanzbuchhaltung, Steuern, Wirtschaftsprüfung oder Liegenschaftsverwaltung

 

Lohnbuchhaltung Outsourcing - Schnittstellen

Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung ist besonders für kleine Betriebe eine gute Möglichkeit. In solchen Betrieben müssen in erster Linie jeweils am Ende des Monats die monatlichen Lohnkosten und Sozialabgaben an die Finanzabteilung oder den Treuhänder übermittelt werden. Ihr HR Outsourcing Partner kann Ihnen die benötigten Dokumente zusenden. 
IT-Schnittstellen sind für die Übermittlung von Daten eine praktische Möglichkeit. Wenn beispielsweise Daten vom Zeiterfassungssystem ins HR Tool automatisiert eingelesen werden müssen, oder die monatliche Lohnabrechnung sofort im Finanztool eingelesen werden sollen, dann benötigen Sie eine IT-Schnittstelle. Viele Systeme verfügen bereits über Standard Schnittstellen, fehlen diese, müssen sie individuell entwickelt werden. Besprechen Sie bei der Evaluation die Möglichkeit von Schnittstellen mit Ihrem HR Outsourcing Partner.

Wissen Sie jetzt schon, welche Schnittstellen für Sie wichtig sind? Wir unterstützen Sie gerne dabei, den passenden HR Outsourcing Partner zu finden.
 

Beispiele für Personaladministration Offertenanfragen:

Branche, Firmengrösse Anforderungen
AG,
23 Mitarbeiter

Eine AG, welche in der Dienstleistungsbranche tätig ist, möchte die Personaldministration komplett auslagern. Es sollen alle HR-Aufgaben, wie z.B. Ein- und Austritte, alle Sozialversicherungsbelange, , Zeugnisse, Arbeitsverträge, etc. übernommen werden. Es sind aktuell 6 Mitarbeiter mit Stundenlohn und 17 Mitarbeiter mit Monatslohn angestellt. Das Jahresbudget beläuft sich auf maximal CHF 20`000.

Industrie,
34 Mitarbeiter

Die Industriefirma mit 34 Mitarbeitern gehört zu einem ausländischen Konzern. Die Lohnbuchhaltung wird bis Dezember von einer Treuhänderin gemacht. Ab Januar wird deshalb dringend eine Firma benötigt, die die administrativen Aufgaben (Krankenabrechnungen etc.) übernehmen kann. Systemvorgaben gibt es keine. Es gibt 2 Mutationen pro Jahr und alle Mitarbeiter haben einen fixen Lohn.
Da die interne Buchhalterin Ende Jahr ebenfalls die Firma verlässt, wird in Betracht gezogen, dass die  Buchhaltung vorübergehend ausgelagert wird. Längerfristig wird jedoch intern ein neuer Buchhalter gesucht. 

Weiterführende Informationen: .