Eventmanagement Kosten – Kosten vergleichen

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Eventmanagement

Für die Optimierung der Event­manangement Kosten lohnt es sich, zwei bis drei Vergleichs­offerten einzuholen, da die einzelnen Event­agenturen in Bezug auf den Preis grosse Unter­schiede aufweisen. Diese Kriterien können Ihr Budget beein­flussen:

  • Kosten für das Event­management (Konzept­erstellung, PR-Kampagnen etc.)
  • Locations­kosten (technische Infra­struktur, kompletter Service vorhanden?)
  • Bewirtungs­aufwand für jeden Gast (Menü-und Getränkeauswahl)
  • Programm­einlagen, Live-Musik, Dekoration, Künstler­aufgebot, Personal
     

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Kosten und Budget­kalkulation bei der Eventorganisation

Bereits in der Planungs­phase eines Events sollte detailliert vermerkt werden, mit welchen Kosten bei den entsprechenden Positionen zu rechnen ist. Mit diesen Kosten­faktoren können Sie bei der Budget­kalkulation für Ihren Event rechnen:

  •  Die Kosten für das Event­management beginnen bei ca. 3’000 CHF und können je nach Grösse und Aufwand schnell ansteigen. 
  • Für die Event­location variieren die Preise je nach Grösse und Art stark. 
  • Die Bewirtung der Gäste startet ab 40 Fr. pro Person. Die Preise gegen oben sind offen. Je nach Location ist die Gäste­bewirtung bereits inklusive.
  • Für die Unterhaltung des Events können diverse Künstler oder Musiker gebucht werden. Künstler aus der Region können für bis zu 10’000 CHF gebucht werden. Redner aus der Politik, Wirtschaft, Kultur oder Sport sind ab 5’000 CHF (national) bis 20’000 CHF (inter­national) verfügbar. Auch hier sind die Grenzen nach oben offen. 
  • Werden Drehbücher für Inszenierungen gebraucht oder PR-Kampagnen eingebunden, steigt der Preis für das Event­management schnell an.

Zu zwei Kostenpunkten sind weitere Informationen zu berücksichtigen:


Kosten für die Event­location

Eine Budget­kalkulation bezüglich der Location gestaltet sich als sehr schwierig. Kosten­intensive Faktoren stellen die Installation von technischen Medien und der Aufbau einer entsprechenden Infra­struktur dar. In gewissen Fällen kann der Mietpreis gesenkt werden oder sogar wegfallen, wenn eine bestimmte gastronomische Umsatzgrösse garantiert wird. Eine Location, die einen kompletten Service bietet, ist meist preiswerter.


Kosten für Künstler­aufgebot, Live-Musik, Programm

Public Events mit grossen Zuschauer­zahlen und überregionaler Wirkung sind kaum unter 50'000 CHF zu realisieren. Allein für Künstler mit einem aktuell hohen Stellen­wert muss diese Summe eingeplant werden. Künstler­agenturen vermitteln jedoch auch Stars, die noch aus früheren Jahren bekannt sind.


Kosten­tipps von den KMU Einkaufs­experten 

  • Bei der Zusammenarbeit mit einer Eventagentur lassen sich die Kosten erheblich einschränken. Die Eventagentur bringt Erfahrungen und Kontakte mit, die Ihnen die Suche nach der Location, Cateringservice etc. ersparen.
  • Die grössten Kosten­punkte sind meist die Verpflegung der Gäste, die Location und die Unterhaltung.
  • Durch Referenzen der Agenturen können Sie bereits durchgeführte Events mit dem von Ihnen geplanten vergleichen. Somit lässt sich schnell festlegen, in welchem Budget­rahmen Sie planen müssen.

Mehr zu den Abläufen von Events und Eventagenturen in der Schweiz.

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