Eventmanagement

Eventplanung

Eine sorgfältige Eventplanung ist das A und O des Eventmanagements. Ein grosses Eventbudget nützt nichts, wenn die geplanten Abläufe am Event selbst nicht stimmen, technische Defekte eine Präsentation stören oder Gäste lange auf ihre Getränke warten müssen.

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Eventorganisation und -vorbereitung

Der wichtigste Punkt bei der Eventorganisation und Vorbereitung einer Veranstaltung ist die passende Location. Davon hängt schliesslich die weitere Organisation von Technik, Ausstattung, Personal und Gastronomie ab.

Weitere Kompenten, die Sie bei der Planung einer Veranstaltung berücksichtigen sollten, sind:

  • Gästeliste (Zielgruppe, Motto festlegen)
  • Dekoration, Flyer/Plakate
  • Catering, Personal (Parkplätze evtl. mit Anweiser), Techniker, Sicherheitskonzept
  • Programm, Agenda, Redner, Künstler, evtl. Dolmetscher
  • Fotograf, Videoproduktion, Gastgeschenke

 

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Eventplanung - Übersicht und Informationen

Ein gelungener Anlass basiert auf sorgfältiger Eventplanung. Neben dem Ablauf muss die Technik und die Unterhaltung stimmen.

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Eventablauf

Der erste Eindruck ist bekanntlich entscheidend für die Bewertung einer Veranstaltung, auf diese Tatsache gilt es in der Eventorganisation unbedingt zu achten. Die folgenden Komponenten können dazu beitragen, ein unvergessliches Erlebnis für Ihre Gäste zu schaffen:

  • Persönliche Begrüssung durch Hostessen
  • Ausreichender Parkraum, ggf. Anweiser, die für Fragen zur Verfügung stehen.
  • Funktion der internen Kommunikation. Die Veranstaltungstechnik muss z.B. auf die Anforderungen der Künstler und eventuelles Einspielen von Videos eingestellt sein.
  • Eventdokumentation z.B. durch einen Fotografen.

Eventtechnik

Bei der Veranstaltungstechnik sollten Sie auf Zweckmäßigkeit achten. Überdimensionierte Anlagen mögen bei Großkonzerten vielleicht imposant wirken, bei Indoor-Events sind sie jedoch fehl am Platz. Bei der Eventorganisation müssen Sie hinsichtlich der Technik folgende Posten berücksichtigen:

  • Ton: für Ensembles sind transportable Mikrofone sinnvoll, für den Moderator ein Standmikrofon.
  • Licht: Lichtquellen können die Aufmerksamkeit führen und die Stimmung unterstützen. Das Hauptlicht sollte regulierbar sein, ausserdem wird ein Notlicht benötigt.
  • Video: Firmenvideo, Multimedia (Präsentationen usw.).
  • Sicherheit: Die technische Abnahme und die Brandsicherheit muss von der Feuerwehr bestätigt werden.

Event Planung - Künstleragentur

Die besondere Würze erhalten Events durch prominente Persönlichkeiten oder Musik-Acts. Bei der künstlerischen Besetzung kann Ihnen eine Künstleragentur behilflich sein. Um Ihren Anlass entsprechend aufzuwerten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Engagement einer prominenten Persönlichkeit, z.B. als Starmoderator
  • Engagement von Musik-Acts: Bands oder einzelne Musiker
  • Engagement von Unterhaltungs-Acts (z.B. Magier, Jongleur)
  • Kombination der drei oben aufgeführten Varianten. Es ist allerdings nicht sinnvoll, Akteure, die bereits vor Programmbeginn aktiv sind (z.B. Einlass), auf die Bühne zu stellen, da dies ein Attraktivitätsverlust bedeutet.

Eventplanung Offertenbeispiele

Anlass Beschreibung
Benefizgala
150 Gäste

Ein Verein, der sich für Tiere in Not einsetzt, veranstaltet eine Benefizgala und benötigt eine Event Planung. Dafür sucht man ein musikalisches Rahmenprogramm. Der Grossteil des Publikums wird 60 Jahre und älter sein. Entsprechend sollte der Musikstil sein. Gerne hätte man eine Blaskapelle oder Marschmusik. Bühne und Licht sind vorhanden. 

Tanzevent
400 Besucher
Eine Privatperson benötigt ein Eventmanagement. Es handelt sich um einen Tanzevent mit einer internationalen Showgruppe. Die Eventorganisation steht, jedoch fehlt es noch an Promotion, um die geplanten 400 Besucher zu bekommen. Hier sucht man jemanden, der mit Event-Promotion und Eventplanung Erfahrung hat und kurzfristig einspringen kann. Die diversen Werbemittel der Tanzgruppe sind bereits designed, man denkt vor allem an Flyers, Plakate oder Online Werbung. Das Budget für die Promotion beträgt ca. 5'500 CHF.

Weiterführende Informationen zu den Eventkosten.