Eventplanung

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Eventmanagement

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Eventorganisation und -vorbereitung

Sorgfältige Eventplanung ist das A und O des Eventmanagements. Der wichtigste Punkt bei der Eventorganisation und -vorbereitung ist die passende Location. Davon hängt die weitere Organisation von Technik, Ausstattung, Personal und Gastronomie ab. Weitere wichtige Planungsaspekte sind:

  • Gästeliste (Zielgruppe, Motto festlegen)
  • Dekoration, Flyer/Plakate
  • Catering, Personal (Parkplätze evtl. mit Anweiser), Techniker, Sicherheitskonzept
  • Programm, Agenda, Redner, Künstler, evtl. Dolmetscher
  • Fotograf, Videoproduktion, Gastgeschenke

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Eventplanung - Übersicht und Informationen

Ein gelungener Anlass basiert auf sorgfältiger Eventplanung. Neben dem Ablauf muss die Technik und die Unterhaltung stimmen.

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Eventablauf

Der erste Eindruck ist bekanntlich entscheidend für die Bewertung einer Veranstaltung, darauf gilt es bei der Eventorganisation unbedingt zu achten. Die folgenden Komponenten können dazu beitragen, ein unvergessliches Erlebnis für Ihre Gäste zu schaffen:

  • Persönliche Begrüssung durch Hostessen
  • Ausreichender Parkraum, ggf. Anweiser, die für Fragen zur Verfügung stehen.
  • Funktion der internen Kommunikation. Die Veranstaltungstechnik muss z.B. auf die Anforderungen der Künstler und eventuelles Einspielen von Videos eingestellt sein.
  • Eventdokumentation z.B. durch einen Fotografen.
     

Eventtechnik

Bei der Veranstaltungstechnik sollten Sie auf Zweckmäßigkeit achten. Überdimensionierte Anlagen mögen bei Großkonzerten vielleicht imposant wirken, bei Indoor-Events sind sie jedoch fehl am Platz. Bei der Eventorganisation müssen Sie hinsichtlich der Technik folgende Posten berücksichtigen:

  • Ton: für Ensembles sind transportable Mikrofone sinnvoll, für den Moderator ein Standmikrofon.
  • Licht: Lichtquellen können die Aufmerksamkeit führen und die Stimmung unterstützen. Das Hauptlicht sollte regulierbar sein, ausserdem wird ein Notlicht benötigt.
  • Video: Firmenvideo, Multimedia (Präsentationen usw.).
  • Sicherheit: Die technische Abnahme und die Brandsicherheit muss von der Feuerwehr bestätigt werden.
     

Event Planung - Künstleragentur

Die besondere Würze erhalten Events durch prominente Persönlichkeiten oder Musik-Acts. Bei der künstlerischen Besetzung kann Ihnen eine Künstleragentur behilflich sein. Um Ihren Anlass entsprechend aufzuwerten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Engagement einer prominenten Persönlichkeit, z.B. als Starmoderator
  • Engagement von Musik-Acts: Bands oder einzelne Musiker
  • Engagement von Unterhaltungs-Acts (z.B. Magier, Jongleur)
  • Kombination der drei oben aufgeführten Varianten. Es ist allerdings nicht sinnvoll, Akteure, die bereits vor Programmbeginn aktiv sind (z.B. Einlass), auf die Bühne zu stellen, da dies ein Attraktivitätsverlust bedeutet.
     

Eventplanung Offertenbeispiele

Anlass Beschreibung
Benefizgala
150 Gäste

Ein Verein, der sich für das Tierwohl engagiert, veranstaltet eine Benefizgala und benötigt dafür eine Event Planung. Es soll ein musikalisches Rahmenprogramm inkl. Catering angeboten werden. Der Grossteil des Publikums wird 60 Jahre und älter sein. Entsprechend sollte der Musikstil sein. Gerne hätte man eine Blaskapelle oder Marschmusik. Bühne und Licht sind vorhanden.  Es handelt sich um eine Abendveranstaltung, die jedes Jahr im März stattfindet.

Tanzevent
400 Besucher

Das Restaurant benötigt einen Eventplaner. Es handelt sich um einen Tanzevent mit einer internationalen Showgruppe, den man in der Form zum ersten mal hostet. Die Eventorganisation steht, jedoch fehlt es noch an Promotion, um die geplanten 400 Besucher zu bekommen. Hier sucht man jemanden, der mit Event-Promotion und Eventplanung Erfahrung hat und kurzfristig einspringen kann.

Die diversen Werbemittel der Tanzgruppe sind bereits designed, man denkt vor allem an Flyers, Plakate oder Online Werbung. Das Budget für die Promotion beträgt ca. 10'000 CHF.

Weiterführende Informationen zu den Eventkosten.

Medienberichte über Gryps:

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