ERP-System

ERP-System – das Wichtigste

• Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ver­waltet Ihre alltäglichen Geschäftsaktivitäten und hilft dabei, die Ressourcen optimal einzuplanen.
• ERP-Software bietet neben den Basisfunktionen wie Buchhal­tung und Res­sour­cen­planung auch Zusatz­module wie CRM, Zeit­erfas­sung und Doku­menten­manage­ment – je nachdem, was benötigt wird.
• Es empfiehlt sich, alle Anforderungen an die Software, die Implementierung und zukünftige Zusammenarbeit (Sup­port, Programmierung) in einem Pflichtenheft fest­zu­halten.

ERP-Software und ERP-Anbieter aus­wäh­len

Neben der Auswahl der ERP-Software anhand der An­for­derungen und Funktionalitäten ist es min­des­tens genauso wichtig, den richtigen ERP-Anbieter für die Imple­men­tierung auszuwählen. Diese Kriterien helfen bei der Wahl des geeigneten ERP-System Anbieters:

• Branchen Know-how und Referenzen realisierter ERP-System-Einführungen
• Geht der Anbieter auf Ihre Vorstellungen und Wünsche ein und zeigt auf, ob und wie diese umsetzbar sind?
• Ist der Anbieter offen in Bezug auf Machbarkeit und Aufwände für Ihre Prozesse?
• Wie geht der Anbieter bei der Einführung vor? Wer ist Ihr Ansprechpartner?
• Welche Form von Support stellt der Anbieter zur Verfügung?

Wie viel kostet eine ERP-Software?

Die ungefähren Kostenerwartungen für eine Cloud ERP-Software für 5 User liegen bei CHF 1'500 bis CHF 7'000 pro Jahr und im Schnitt bei CHF 4'000 pro Jahr. Dazu kommen Kosten für das Setup und individuelle Konfigurationen. In diesem Kostenbeispiel werden diese zwischen CHF 15'000 - 40'000 geschätzt.

Die oben dargestellten Kostenerwartungen basieren auf diesem Szenario:

• Cloud-basiertes ERP für total 5 User, davon 1 Admin-Lizenz
• Zusätzliche Module: Auftragsverwaltung/Offertenwesen
• Finanz- und Rechnungswesen

Mehr Infos zu ERP-Kosten für Cloud oder Inhouse Systeme finden Sie auf der ausführlichen Kostenseite für ERP.

Beschaffungstipps der KMU-Einkaufsexperten

• ERP-Lösungen sollten die Geschäftsprozesse möglichst gut abbilden, um einen integrierten, durchgehenden Ablauf zu ermöglichen. Es muss aber keine Individuallösung sein, eine Branchenlösung deckt in der Regel alle wichtigen Prozesse ab und kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
• Viele kleine Anbieter sind von grösseren Unternehmen auf­gekauft worden und Produkte sind vom Markt verschwunden. Das bedeutet für solche Softwares, die noch im Einsatz sind, im Nachhinein grossen Anpassungsaufwand und zusätzliche Kosten. Wichtig ist deshalb, dass die Produktstrategie und Kontinuität bei der Beschaffung geklärt werden.
• Um Datenschutzbestimmungen bei Cloud ERP sicher einhalten zu können, wählen viele Unternehmen einen Anbieter, dessen Hauptsitz sich im Inland oder im deutschsprachigen Raum befindet, der Support und Service-Leistungen von einem regionalen, deutschsprachigen Softwarepartner gewährleistet und der Verträge nach nationalem Recht erstellt.

Funktionen und Module einer ERP-Lösung

Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse, Betriebs­abläufe und Regelungen, die idealerweise auch von der einge­setzten ERP-Software abgebildet werden können. Ein ERP-System verfügt deshalb über diese Module, welche die Arbeit intern, mit Kunden und Lieferanten erleichtern:

• Bedarfsermittlung, Beschaffung
• Stammdaten­ver­wal­tung
• Stücklisten­ver­wal­tung, Materialwirt­schaft, Logistik
• Auftragsverwaltung / Offertenwesen
• Finanz- und Rech­nungs­wesen
• HR, Zeiterfassung, Projektmanage­ment

Weitere Zusatzmodule sind möglich, etwa für Verkauf, Marketing (CRM), Ecommerce, PPS, Controlling, Forschung, Ent­wick­lung, PLM Product Life­cycle Management und DMS.

Neben diesen geschäftsspezifischen Modulen sollte eine ERP-Software je nach Anforderungen über diese Funktionen verfügen:

• Schnittstellen zu anderen Systemen (CRM , DMS , Webshop etc.) zum (automatischen) Datenaustausch
• Online-Fähigkeit für mobile Nutzung
• Zugriffskontrolle nach Kompetenzbereich
• Dashboard zur besseren Übersicht
• Releasefähigkeit für Softwareupgrades
• Mandantenfähigkeit

ERP-Cloud-Lösung, ERP Hosting oder Inhouse Lösung?

Im Wesentlichen unterscheidet man zwischen diesen Betriebsarten:

Online ERP / Cloud ERP
Bei Cloud ERP ist die Software im Rechenzentrum (Shared Server) des Herstellers bzw. des Anbieters installiert. Der Nutzer bezieht die Software auf Mietbasis aus dem Internet, d.h. ein Online ERP-System wird über eine jährliche oder monatliche Nutzungsgebühr abgerechnet. Der Anwender muss sich bei Cloud-basierten Sys­temen nicht um die technischen Aspekte des Servers, die Wartung oder um das Einspielen von Updates küm­mern. Dies übernimmt der Provider, welcher dem nutzenden Unternehmen nicht nur die Software, sondern auch die Rechenleistung sowie die Speicherkapazität zur Verfügung stellt. Dies ist insbesondere für KMU mit knapp bemessenen IT Ressourcen von grossem Vorteil. Cloud ERP wird auch für Startups immer beliebter, da sie orts- und systemunabhängigen Zugriff zu jeder Zeit gibt.

ERP Hosting
Beim ERP Hosting ist die Software im Rechenzentrum des Hosting Partners auf dedicated oder virtuellem Server installiert. Auch hier wird keine Serverhardware benötigt. Ein ERP Hosting wird durch jährliche oder monatliche Nutzungsgebühren abgerechnet oder individuell in einem SLA geregelt. Updates und Wartung übernimmt der Anbieter im Rahmen des Mietvertrags oder SLA.

Lokales ERP inhouse
Ein lokales ERP wird beim Anwender inhouse auf eigenen Servern und PCs installiert. Die Software wird somit einmalig in Form einer Lizenzgebühr pro User gekauft. Zusätzliche Kosten verursacht die Anschaffung zusätzlicher Hardware wie Server und geeigneter PCs. In der Regel werden jährliche Wartungs- und / oder Supportverträge mit dem / einem Anbieter abgeschlossen, wenn kein IT-Team inhouse diese Aufgabe übernehmen kann.

Die Evaluation eines passenden ERP-Systems sollte auch bei Cloud ERP-Lösungen mit grosser Sorgfalt vorgenommen werden. Insbesondere ist abzuklären, ob die gewünschten Geschäftsprozesse in den zur Auswahl stehenden Lösungen abgebildet werden können, da die Cloud-basierten Produkte nicht immer die gleiche Funktionalitäten anbieten wie die Version auf dem Inhouse-Server. Unabhängige IT Consultants können Sie dabei unterstützen, ein Pflichtenheft für die Einführung einer Cloud ERP-Software zu erstellen.

Open Source ERP-Soft­ware

Open Source ERP-Systeme sind im Schweizer Markt etabliert. Sie können häufig kostenlos heruntergeladen werden. Zusätzliche Funktionen, das Hosting sowie Support und Service sind jedoch kosten­pflichtig. Open Source ERP-Lö­sungen stehen den kommer­ziellen Angeboten in Bezug auf die Technik kaum nach, jedoch übernimmt der Hersteller auch keine Garantien, wenn Ände­rungen am Code vorgenommen werden. Bei der Wahl sollten Sie aber auf jeden Fall diese Punkte berück­sichtigen:

• Wie lange wird die ERP-Open-Source-Software schon angeboten?
• Wie viele Systemhäuser bieten einen professioneller Support an?
• Welche Betriebsarten gibt es: Client/Server, Cloud- oder Host-Lösung?
• Deckt das Angebot Ihre gewünschten Funktionen ab?
• Ist das Open ERP-System skalierbar?
• Welche Kosten für den Service, Implementation, Betrieb, Konfiguration und Wartung fallen an?
• Wie lauten die Bestimmungen in Bezug auf Garantien, Codeänderungen oder Updates?

ERP-Lösungen nach Branchen

Je nach Branche, Unternehmensgrösse und Ressourcen werden unterschiedliche ERP-Funktionen und Module benötigt. Es gibt für verschiedene Branchen auch ausgearbeitete Standard­pakete, sogenannte Bran­chen­lösungen. Diese werden insbesondere für die Bauwirtschaft, Produktion, Handel, Verpackungsbranche, Finanzdienstleister oder Dienst­leistungsbetriebe angeboten, um nur Einige zu nennen.

Branchenlösungen sind standardisiert und können weiter auf die jeweiligen Bedürfnisse individualisiert werden, z.B. für den Einzelhandel oder Gastrobetriebe, für produzierende Industrieunternehmen und Dienstleister wie Anwälte, IT Consultants oder Immobilien­verwaltungen.

ERP-Anbieter in der Schweiz

In der Schweiz gibt es neben den grossen inter­na­tionalen ERP-Software-Lösungen wie SAP oder Micro­soft Dynamics auch viele kleinere Anbieter, welche gerade für KMU oft interessante und kos­ten­günstige Lösungen anbieten. Gerade auch bei den cloud-basierten ERP-Systemen findet sich heute eine grosse Auswahl, welche sich auch für kleinere Unternehmen sehr gut eignen.

Gryps arbeitet mit Anbietern der gängigsten ERP-Systeme für kleine, mittlere und grosse Unternehmen zusammen. Zu den angebotenen ERP-Systemen gehö­ren auch Abacus, Sage, SAP, Microsoft Dynamics, bexio, Europa 3000, Proffix und viele mehr.

Als Alternative zu den kommerziellen ERP-Systemen gibt es auch einige etablierte OpenSource ERP-Systeme wie z.B. Odoo, die über ein breites Netz von Implemen­tations­partnern in der Schweiz verfügen.