IMS Informationsmanagement

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DMS Dokumentenmanagement

IMS Informations­manage­ment – Auswahl­hilfe

IMS – Informations­management Software hilft dabei, die Arbeits- und Geschäftsabläufe in einer Software zu bündeln und zu organisieren. Bei der Suche nach dem richtigen IMS-Anbieter sind diese Fragen wichtig:

  • Welche Prozesse finden mit welchen Ressourcen im Unternehmen statt?
  • Welche Standards und Anforderungen müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den Prozessen, Ressourcen und externen Anforderungen?
  • Welcher Anbieter bietet eine passende Lösung?

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IMS / Informations­management­system

Über die Arbeit im Informationsmanagement entsteht mit der Zeit ein digitales Informationsbild des Unternehmens und der betrieblichen Prozesse:

Moderne Unternehmen haben häufig die benötigten Daten, die Sie für den eigenen Erfolg nutzen können. Diese sind aber verteilt auf nicht zusammenhängenden Datenbanken, auf Desktops und in den E-Mails von Mitarbeitern. Mit einem effizienten Informationsmanagement kann man diese Daten sinnvoll bündeln und strukturieren.

Die entstandene Transparenz durch Sammlung und Aufbereitung der vorhandenen Daten ist die Grundlage für weitere Digitalisierungs­prozesse. Durch ein Informations­managementsystem wird die digitale Handlungs­fähigkeit eines Unternehmens gesteigert.


Mit IMS Anforderungen gerecht werden

Das IMS bündelt im Optimalfall alle nötigen Managementsysteme in einer sinnvollen Struktur. Diese Struktur enthält Methoden und Instrumente zur Einhaltung von Anforderungen aus verschiedenen Bereichen, z.B.:

  • Qualität
  • Sicherheit
  • Umwelt- und Arbeitsschutz
  • Normen, Zertifizierungen und rechtliche Grundlagen
  • Kundenbedürfnisse
  • Politik
  • usw.

Betrachtet man einen Verantwortungs- und Anwendungsbereich, umfasst dieser alle von der Unternehmens­tätigkeit beeinflussten Parteien sowie Anforderungen.


IMS Vorteile

Ein IMS dient dem Unternehmens­management und ermöglicht unter anderem:

  • Schlankeres, effizienteres Management durch Bündelung von Ressourcen
  • Nutzung von Synergien zwischen verschiedenen Prozessen
  • Ersetzen von mehreren Management- und Verwaltungssystemen durch ein zentrales System
  • Übersicht über den gesamten Betrieb durch zusammengeführte Datenanalysen über alle Prozesse hinweg
  • Benutzerdefiniertes Setup angepasst an das Unternehmen


IMS oder ECM?

Laut Definition beinhaltet ein IMS (Informationsmanagementsystem, auch: EIM - Enterprise Information System) den Leistungsumfang des ECM (Enterprise Content Management) und damit auch den des DMS (Dokumenten­management­system).

Die Praxis zeigt aber, dass die Grenzen zwischen den Begriffen IMS und ECM verschwinden. Man nennt die neueren IMS Systeme auch ECM 2.0, wobei ECM selbst sich ebenfalls weiterentwickelt und wie das IMS auch ganzheitliche Ansprüche hat. Man kann also bei der Beschaffung in jedem Fall Anbieter von allen Kategorien in Betracht ziehen.


Informationsmanagement

Verantwortlich für das Informationsmanagement in grösseren Unternehmen ist der CIO (Chief Information Officer). Wichtige Aufgabenfelder des Informations­managements umfassen die Planung, Überwachung, Kontrolle, Steuerung, Entwicklung oder Weiterentwicklung von:

  • der IT-Infrastruktur und der im Unternehmen angewandten Informations­systeme sowie Softwarelösungen.
  • der gesamten Architektur des wirtschaftlich sinnvollen Umgangs mit Informationen im Unternehmen.
  • der Interaktion zwischen Aufbau-, Ablauf- und Kommunikations­organisation mit den IT-Systemen.
  • dem gesamten Betrieb, vor allem der IT-Systeme (mit Risiko- und Sicherheits­management, Kapazitäts­management, Ausfallmanagement, IT-Controlling etc.)
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