ECM Enterprise Content Management

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ECM – Auswahlhilfe

ECM – Enterprise Content Management ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Geschäfts- und Arbeitsprozesse sowie Ressourcen in einer Software. Bei der Suche nach dem richtigen ECM-Anbieter gilt es, diese Fragen zu klären:

  • Welche Prozesse finden mit welchen Ressourcen im Unternehmen statt?
  • Wie können diese Prozesse effizient durchlaufen werden?
  • Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den Prozessen und den Ressourcen?
  • Welcher Anbieter passt zu den Anforderungen des Unternehmens?

Unsere Einkaufsexperten helfen Ihnen gerne kostenlos bis zu 3 passende Anbieter zu finden. Füllen Sie dazu einfach den blauen Fragebogen aus.

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So funktioniert Gryps

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ECM System / Enterprise Content Management System

Ein ECM-System kann Daten in verschiedenen Formaten - strukturiert sowie unstrukturiert - erfassen, verwalten, speichern, bewahren und bereitstellen. Somit beinhaltet das ECM das DMS (Dokumentenmanagement System).

Alle wichtigen Informationen werden in einem einheitlichen System gesammelt und zur richtigen Zeit im richtigen Format der richtigen Person zur Verfügung zu stellen.


ECM Anwendungsbereiche

Anwendungsbereiche finden sich in allen Abeilungen und Prozessen von Unternehmen. Die Anwendungsbereiche von ECM sind unter anderem:

  • Auftragsbearbeitung
  • Dokumentenverwaltung
  • Buchhaltung
  • Rechnungsstellung
  • Ein- und Verkauf
  • Personalmanagement
  • Vertrieb
  • Lagerverwaltung
  • Datenanalyse
  • Marketing

Je nach ECM-Lösung fallen einige Anwendungsgebiete weg oder es kommen weitere hinzu. Im Grunde hat ECM-Software immer das Ziel, weitere Management- und Verwaltungssoftware abzuschaffen und alles in einem zentralen System zu integrieren. Deshalb erweitern Anbieter die Funktionalität der ECM-Systeme laufend und positionieren sich damit als umfangreiche Gesamtlösung für Unternehmen. Eine abschliessende Liste über den Funktionsumfang von ECM-Systemen zu erstellen, ist somit nicht möglich.


ECM-Software Vorteile

ECM Lösungen bringen unter anderem Vorteile in den Bereichen Buchhaltung und Rechnungsstellung mit. Darunter:

  • Alle Dokumente sind digital verfügbar und ein Papier-Archiv ist nicht mehr nötig
  • Arbeitszeitersparnis, weil keine Dokumente in Ordnern gesucht werden müssen
  • Fristen für Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten können definiert werden
  • Erleichtertes Ziehen von Skonti bei Zahlung vor Fälligkeitsdatum
  • Digitalisierung führt zu weniger Briefpost
  • Die Rechnungsstellung und -bearbeitung kann per E-Mail direkt aus dem ECM durchgeführt und nach Bedarf automatisiert werden
  • Man sieht alle Informationen auf einen Blick – noch während des Telefonats mit dem Kunden

Die Vorteile sind nicht abschliessend aufgelistet, da sich eine ECM-Lösung an individuelle Bedürfnisse anpassen und erweitern lässt. Dies kann z.B. Analysen von Daten beinhalten, die alle Teilsysteme umfassen. Daraus lassen sich Auswertungen erstellen, die den unternehmensspezifischen Zielen dienen.


ECM angepasst an Bedürfnisse

Die Betrachtungsweise von ECM-Systemen in Bezug auf die Informationen geht über die Unternehmensgrenzen hinaus. Mit dieser Betrachtungsweise soll es möglich sein, externe Anforderungen in die ECM Lösung zu integrieren, um diesen gerecht zu werden (gesetzliche Vorgaben, Standards, Zertifizierungen, Datensicherheit usw.).

Grundsätzlich sind moderne ECM-Systeme in der Lage, sich den unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen.


ECM oder Content Services?

Es herrscht zurzeit noch Uneinigkeit über den Begriff, der für dieses System verwendet werden soll. Einige Anbieter verwenden ECM (Enterprise Content Management) und andere Content Services. Content Services als Begriff ist neuer und entstand, weil sich ECM im Markt nicht durchsetzen konnte. Andererseits führt der neue Begriff häufig zu Verwirrungen, weil er häufig mit Services im Web Content Bereich verwechselt wird. Wichtig zu wissen ist, dass beide Begriffe das gleiche System beschreiben.


ECM, EIM und IMS – Weitere Bezeichnungen

Auch weitere Bezeichnungen versuchten sich für ECM Systeme oder ähnliche Systeme durchzusetzen:

  • Enterprise Information System (EIM)
  • Information Managementsystem (IMS) resp. Informationsmanagement System (IMS)
  • Integrative Managementsystem (IMS) resp. Integriertes Managementsystem (IMS)

Es kursieren Definitionen auf Anbieterseiten, die sich von der Definition des ECM unterscheiden oder diese sogar abheben. Durch den ganzheitlichen Ansatz, den alle Bezeichnungen verfolgen, verschwinden jedoch nach und nach die Unterschiede.

ECM resp. Content Services verändert sich durch die Ansprüche der Kunden an eine zentrale Management- und Verwaltungssoftware. Durch diese Flexibilität und Schnelllebigkeit des ECM werden immer mehr konkurrierende Begriffe resp. Produktkategorien durch den schnell steigenden Leistungsumfang von ECM-Lösungen vom Markt verdrängt. Momentan werden die Bezeichnungen ECM und Content Services am häufigsten angeboten.
 

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