Dokumentenverwaltung

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DMS Dokumentenmanagement

Ein DMS bietet eine Vielzahl von Funktionalitäten und Möglichkeiten, um die Dokumentenverwaltung effizienter zu gestalten. Besonders in diesen Bereichen können Effizienzsteigerungen erzielt werden:

  • Bearbeitung von Dokumenten
  • Benutzerverwaltung
  • Dokumentenworkflow
  • Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsvorgängen

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DMS zur Dokumentenbear­beitung

Bearbeiten mehrere Personen dieselben Dokumente, kann es sein, dass es ohne DMS Probleme geben kann. Bei der zeitnahen synchronisierung des Dokumentes von mehreren Personen, kann es passieren, dass Änderungen eines Mitarbeites von einer Drittperson überschrieben werden. Ein DMS verhindert diese Fälle. Beim Bearbeiten eines Dokumentes, sperrt die Dokumentenverwaltung das Dokument für alle anderen Nutzer. Gewisse Dateitypen und DMS lassen es sogar zu, dass ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet wird. Die Änderungen werden dann in Echtzeit angepasst.

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DMS für die Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung eines DMS ermöglicht es, festzulegen, wer in welcher Art auf ein Dokument zugreifen kann. Vertrauliche Dokumente werden nur den Leuten zugänglich gemacht, die diesen Zugang auch brauchen. Dies kann wichtig sein, um firmeninternes Know-How zu schützen und die Vertraulichkeit von Kundendaten zu wahren. So kann jedes DMS den Branchenanforderungen angepasst werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Ordner der Mitarbeiter übersichtlicher sind, wenn sie nur die für sie relevanten Dokumente sehen. Dadurch werden die richtigen Files schneller gefunden.


DMS für Dokumentenworkflow

Ein DMS ermöglicht es, gewisse Geschäftsprozesse zu automatisieren. Erstellte Rechnungen können automatisch im Postbüro gedruckt werden. Das Dokument wartet dann auf die automatische Bestätigung des Zahlungseinganges, um die Rechnung danach zu archivieren. Falls der Zahlungseingang nicht fristgerecht bestätig wird, wird automatisch der Mahnprozess eingeleitet.

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