DMS Kosten

DMS Preise Schweiz – Kosten für Dokumentenmanagement 

Diese Preise für eine Dokumentenverwaltung (DMS) variieren je nach Produkt und Software. Unsere Tabelle gibt eine Übersicht der ungefähren DMS Preise nach Lizenzart:

Ein Dokumentenmanagementsystem kann entweder als Client/Server Sofware, die im Unternehmen selber installiert wird, oder aus der Cloud bezogen werden. Vor allem die Cloudversionen haben je nach Funktionen unterschiedliche Preise. Bei den On Premise Systemen kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware, Schulung sowie Updates und Support hinzu. Ausserdem können Scanning Services angeboten werden.
 

KMU Kosten Benchmark – DMS Kosten Vergleich

GRYPS ist das grösste Offertenportal der Schweiz und findet für KMU und Private die passenden Anbieter. Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein DMS rechnen müssen, befragte GRYPS DMS-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von zwei Beispielen nach ihren Preisen.
 

Dokumentenmanagementsystem (DMS) für GmbH mit 4 Usern

Cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für AG mit 25 Usern

DMS Lizenzkosten – Faktoren

Preise für Dokumentenmanagementsysteme können stark variieren. Die DMS Lizenzkosten kalkulieren sich anhand: 

• des Leistungsumfangs der DMS Software
• der Schnittstellen zu weiterer Software wie ERP, CRM, CAD Programm
• der Anzahl Nutzer mit Leserechten
• der Anzahl Nutzer mit Schreibrechten

Die Anzahl an Nutzern mit Schreibberechtigung ist entscheidend, diese Lizenzen sind nämlich teurer als reine Leseberechtigungen. Überlegen Sie sich deshalb, wie viele Mitarbeiter tatsächlich Dokumente bearbeiten können müssen. 

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Dokumentenverwaltung Lizenzarten

Die Tabelle zeigt Unterschiede zwischen den verschiedenen DMS Lizenarten:

DMS Preis – Kosten bei der Einführung

Wie viel Zeit und Kosten in die Einführung eines DMS Systems verwendet werden muss, hängt vor allem von der Grösse Ihres Unternehmens und der Komplexität des Systems ab. Für kleine Unternehmen und Startups bieten einige Anbieter schnellere Lösungen an, welche wenige Konfigurationen erfordern. Je komplexer jedoch die Geschäftsabläufe sind, die vom DMS abgedeckt werden sollen, desto mehr Zeit sollten Sie für die Einführung einplanen.

Auch die Mitarbeiterstrukturen spielen eine wichtige Rolle. Es braucht Zeit, um Mitarbeiter an die neuen Prozesse und Programme zu gewöhnen. Besteht Ihr Unternehmen schon einige Jahre, wird auch die Digitalisierung des Archivs einige Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen.

Trotzdem ist der Return on Investment für viele Dokumentenverwaltungssysteme bereits nach kurzer Zeit positiv. Eine erfolgreiche Einführung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, effizienter und besser zu arbeiten. Ausserdem sparen Sie Zeit, die Sie für die Verwaltung des physischen Archivs hätten aufwenden müssen.
 

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