DMS Kosten

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Dokumentenmanagementsysteme – DMS Kosten

DMS Kosten berechnen sich nur zu einem Teil aus den Lizenzen. Ein nicht unerheblicher Teil entsteht indirekt bei der Planung, Implementierung und beim Support. Folgende Komponenten bestimmen den DMS Preis:

  • Lizenzkosten
  • Design und Planung
  • Setup und Anpassung des DMS Systems
  • Training der Mitarbeiter und anschliessende Digitalisierung des Archivs
  • Support und Betrieb

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DMS Preise Schweiz – Kosten für Dokumentenmanagement 

Diese Preise für eine Dokumentenverwaltung (DMS) variieren je nach Produkt und Software. Unsere Tabelle gibt eine Übersicht der ungefähren DMS Preise nach Lizenzart:

DMS Lizenz
DMS Kosten
On Premise DMS 

ca. 250 - 600 CHF einmalige Lizenzkosten pro User
+ 15 - 25% jährliche Wartungskosten

Cloud DMS ca. 50 - 500 CHF monatliche Kosten pro User,
abhängig von Berechtigungen & Funktionen
DMS Beratung & Konfiguration 180 CHF - 220 CHF pro Stunde

Ein Dokumentenmanagementsystem kann entweder als Client/Server Sofware, die im Unternehmen selber installiert wird, oder aus der Cloud bezogen werden. Vor allem die Cloudversionen haben je nach Funktionen unterschiedliche Preise. Bei den On Premise Systemen kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware, Schulung sowie Updates und Support hinzu. Ausserdem können Scanning Services angeboten werden.
 

KMU Kosten Benchmark – DMS Kosten Vergleich

GRYPS ist das grösste Offertenportal der Schweiz und findet für KMU und Private die passenden Anbieter. Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für ein DMS rechnen müssen, befragte GRYPS DMS-Anbieter in der Deutschschweiz anhand von zwei Beispielen nach ihren Preisen.
 

Dokumentenmanagementsystem (DMS) für GmbH mit 4 Usern
DMS Kosten

Für ein cloudbasiertes DMS System entstehen im Schnitt Kosten von 1'475 CHF.
Die Preise für die Onsite-Variante mit einmaligen Lizenkosten betragen im Schnitt 4'360 CHF.
Bei der Onsite-Variante können Wartungskosten von durchschnittlich 611 CHF / Jahr hinzukommen.


Cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für AG mit 25 Usern

DMS Preise

Für ein cloudbasiertes DMS System entstehen im Schnitt Kosten von 9'875 CHF / Jahr.
Der übliche Setup- und Konfigurationsaufwand dauert durchschnittlich 9 Tage lang.
Für eine individuelle Beratung oder Anpassungen berechnen die Anbieter zwischen 180-220 CHF / Stunde.


DMS Lizenzkosten – Faktoren

Preise für Dokumentenmanagementsysteme können stark variieren. Die DMS Lizenzkosten kalkulieren sich anhand: 

  • des Leistungsumfangs der DMS Software
  • der Schnittstellen zu weiterer Software wie ERP, CRM, CAD Programm
  • der Anzahl Nutzer mit Leserechten
  • der Anzahl Nutzer mit Schreibrechten

Die Anzahl an Nutzern mit Schreibberechtigung ist entscheidend, diese Lizenzen sind nämlich teurer als reine Leseberechtigungen. Überlegen Sie sich deshalb, wie viele Mitarbeiter tatsächlich Dokumente bearbeiten können müssen. 

Mehr zur IT-Kompetenz von GRYPS


Dokumentenverwaltung Lizenzarten

Die Tabelle zeigt Unterschiede zwischen den verschiedenen DMS Lizenarten:

DMS Lizenz DMS Lizenzmerkmale
On Premise DMS
  • einmalige Kosten für Installation
    + jährlich wiederkehrende Kosten für Updates und Support
  • Installation auf eigenem Server
Cloud DMS
  • monatliche Kosten, liquiditätsschonend
  • Installation in der Cloud (privat oder Business)
  • automatische Updates
  • oft modular aufbaubar
  • mobil nutzbar


DMS Preis – Kosten bei der Einführung

Wie viel Zeit und Kosten in die Einführung eines DMS Systems verwendet werden muss, hängt vor allem von der Grösse Ihres Unternehmens und der Komplexität des Systems ab. Für kleine Unternehmen und Startups bieten einige Anbieter schnellere Lösungen an, welche wenige Konfigurationen erfordern. Je komplexer jedoch die Geschäftsabläufe sind, die vom DMS abgedeckt werden sollen, desto mehr Zeit sollten Sie für die Einführung einplanen.

Auch die Mitarbeiterstrukturen spielen eine wichtige Rolle. Es braucht Zeit, um Mitarbeiter an die neuen Prozesse und Programme zu gewöhnen. Besteht Ihr Unternehmen schon einige Jahre, wird auch die Digitalisierung des Archivs einige Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen.

Trotzdem ist der Return on Investment für viele Dokumentenverwaltungssysteme bereits nach kurzer Zeit positiv. Eine erfolgreiche Einführung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, effizienter und besser zu arbeiten. Ausserdem sparen Sie Zeit, die Sie für die Verwaltung des physischen Archivs hätten aufwenden müssen.
 

Offertenanfragen für Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Branche / Unternehmen Anforderungen an die DMS Software
Industrie,
2 User

Ein Unternehmen  aus der Industrie benötigt ein DMS System. Es handelt sich um gewöhnliche A4 Dokumente, die digitalisiert werden und mit Volltextsuche wieder auffindbar sein sollen. Der Kunde hat das ERP System Europa 3000 im Einsatz. Man geht davon aus, das 2 Lizenzen mit geteilten Nutzerrechten ausreichen. Präferiert wird eine Cloud Lösung.

Handel,
10 User
Ein Unternehmen in der Handelsbranche sucht ein DMS Dokumentenmanagementsystem. Man möchte Buchhaltungsdokumente und selbst erstellte Dokumente im DMS archivieren. 10 Mitarbeiter brauchen Zugriff auf das System.
Das DMS soll auf den Windows Servern des Unternehmens installiert werden und auf den Windows-PCs laufen.

Medienberichte über Gryps:

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