DMS Kosten
25.11.2018
Schnelle Informationsbeschaffung, Qualität einiger Anbieter aber unter den Erwartungen.
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Dokumentenmanagementsysteme – DMS Kosten
DMS Kosten berechnen sich nur zu einem Teil aus den Lizenzen. Ein nicht unerheblicher Teil entsteht indirekt bei der Planung, Implementierung und beim Support. Folgende Komponenten bestimmen den DMS Preis:
- Lizenzkosten
- Design und Planung
- Setup und Anpassung des DMS Systems
- Training der Mitarbeiter und anschliessende Digitalisierung des Archivs
- Support und Betrieb
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So funktioniert Gryps
DMS Preise Schweiz – Kosten für Dokumentenmanagement
Folgende Tabelle gibt eine Übersicht der ungefähren DMS Preise nach Lizenzart:
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DMS Lizenz
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DMS Kosten
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|---|---|
| On Premise DMS |
ca. 250 - 600 CHF einmalige Lizenzkosten pro User |
| Cloud DMS | ca. 30 - 150 CHF monatliche Kosten pro User |
Ein Dokumentenmanagementsystem kann entweder als Client/Server Sofware, die im Unternehmen selber installiert wird, oder aus der Cloud bezogen werden.
Preise für Dokumentenmanagementsysteme können stark variieren. Die DMS Lizenzkosten kalkulieren sich anhand:
- des Leistungsumfangs der DMS Software
- der Schnittstellen zu weiterer Software
- der Anzahl Nutzer mit gleichzeitigem Zugriff (Concurrent Users)
- der Anzahl an namentlich eingetragener Nutzer (Named Users)
Diese Preise für eine Dokumentenverwaltung (DMS) variieren je nach Produkt und Software. Vor allem die Cloudversionen haben je nach Funktionen unterschiedliche Preise. Bei den On Premise Systemen kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware, Schulung sowie Updates und Support hinzu. Ausserdem können Scanning Services angeboten werden.
Dokumentenverwaltung – Lizenzarten
Folgende Tabelle zeigt Unterschiede zwischen den verschiedenen DMS Lizenarten:
| DMS Lizenz | DMS Lizenzmerkmale |
|---|---|
| On Premise DMS |
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| Cloud DMS |
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DMS Preis – Kosten bei der Einführung
Die Einführung eines DMS ist ein Projekt, das man nicht unterschätzen soll. Man braucht Zeit, um die Mitarbeiter an die neuen Prozesse und Programme zu gewöhnen und auch die Digitalisierung des Archivs wird einige Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen. Trotz all dieser Kostenfaktoren ist der Return on Investment für viele Dokumentenverwaltungssysteme bereits nach kurzer Zeit positiv. Eine erfolgreiche Einführung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, effizienter und besser zu arbeiten. Ausserdem sparen Sie Zeit, die Sie für die Verwaltung des physischen Archivs hätten aufwenden müssen.
Offertenbeispiele für Dokumentenmanagementsystem (DMS)
| Branche / Unternehmen | Anforderungen an die DMS Software |
|---|---|
| Industrie, 2 User |
Ein Unternehmen aus der Industrie benötigt ein DMS System. Es handelt sich um gewöhnliche A4 Dokumente, die digitalisiert werden und mit Volltextsuche wieder auffindbar sein sollen. Der Kunde hat das ERP System Europa 3000 im Einsatz. Man geht davon aus, das 2 Lizenzen mit geteilten Nutzerrechten ausreichen. Präferiert wird eine Cloud Lösung. |
| Handel, 10 User |
Ein Unternehmen in der Handelsbranche sucht ein DMS Dokumentenmanagementsystem. Man möchte Buchhaltungsdokumente und selbst erstellte Dokumente im DMS archivieren. 10 Mitarbeiter brauchen Zugriff auf das System. Das DMS soll auf den Windows Servern des Unternehmens installiert werden und auf den Windows-PCs laufen. |
Medienberichte über Gryps:
