DMS Kosten

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Dokumentenmanagementsysteme - DMS Kosten

Der direkte Vergleich von DMS Kosten wird durch die verschiedenen Lizenzierungsarten und Funktionen der Systeme erschwert. Wie bei jeder neu einzuführenden Software fällt nur ein Teil der Kosten für die Lizenzen an. Ein nicht unerheblicher Teil entsteht indirekt bei der Planung, Implementierung und beim Support. Die wesentlichen Kostenfaktoren bei der Einführung eines DMS sind:

  • Lizenzkosten
  • Design und Planung
  • Setup und Anpassung des Systems
  • Training der Mitarbeiter und anschliessende Digitalisierung des Archivs
  • Support und Betrieb

 

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Dokumentenmanagement Preise und Lizenzen

DMS können entweder als Client/Server Systeme, die im Unternehmen selber installiert werden, oder aus der Cloud bezogen werden.  Folgende Tabelle gibt eine Übersicht über die ungefähren Preise je nach Lizenzart:

DMS Lizenz
Preise
On Premise DMS 

250 - 600 CHF einmalige Lizenzkosten pro User
+ 15 - 25% jährliche Wartungskosten

Cloud DMS 30 - 150 CHF monatliche Kosten pro User

Die Preise für Dokumentenmanagementsysteme bewegen sich in einem grossen Rahmen. Die Lizenzkosten kalkulieren sich anhand: 

  • des Leistungsumfangs der Software
  • der Schnittstellen zu weiterer Software
  • der Anzahl Nutzer mit gleichzeitigem Zugriff (Concurrent Users)
  • der Anzahl an namentlich eingetragener Nutzer (Named Users)

Diese Preise variieren je nach Produkt und Software. Vor allem die Cloudversionen haben je nach Funktionen verschiedene Preise. Bei den On Premise Systemen kommen unter Umständen noch Kosten für Hardware, Schulung sowie Updates und Support hinzu. Ausserdem können Scanning Services angeboten werden.

Dokumenenmanagement Lizenzarten

Folgende Tabelle zeigt Unterschiede zwischen den verschiedenen Lizenarten:

DMS Lizenz DMS Lizenzmerkmale
On Premise DMS
  • einmalige Kosten für Installation
    + jährlich wiederkehrende Kosten für Updates und Support
  • Installation auf eigenem Server
Cloud DMS
  • monatliche Kosten, liquiditätsschonend
  • Installation in der Cloud (privat oder Business)
  • automatische Updates
  • oft modular aufbaubar
  • mobil nutzbar

Dokumentenmanagement Kosten bei der Einführung

Die Einführung eines DMS ist ein Projekt, das man nicht unterschätzen soll. Man braucht Zeit, um die Mitarbeiter an die neuen Prozesse und Programme zu gewöhnen und auch die Digitalisierung des Archivs wird einige Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen.

Trotz all dieser Kostenfaktoren ist der Return on Investment für viele Dokumentenverwaltungssysteme bereits nach kurzer Zeit positiv. Eine erfolgreiche Einführung ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, effizienter und besser zu arbeiten. Ausserdem sparen Sie sich die Zeit, die Sie für die Verwaltung des physischen Archivs hätten aufwenden müssen.

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