DMS

DMS Erfassung

Die Dokumentenerfassung ist der erste Schritt zur Dokumentendigitalisierung. Die Erfassung geschieht über E-Mail oder Scanner und Dokumente können auch direkt im DMS erstellt werden.

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Dokumentenmanagementsystem - Erfassungsarten

Das Einlesen von Dokumenten in ein DMS kann über verschiedene Erfassungsarten erfolgen. Je nach Form des ursprünglichen Dokuments, kommt eine der folgenden Methoden zum Einsatz:

  • Scannen von physischen Dokumenten
  • Einlesen von E-Mails und anderen Dokumenten
  • Erstellen von Dokumenten direkt im DMS

 

 

Unabhängig , einfach und kostenlos.

So funktioniert Gryps

DMS Erfassen

Physische Dokumente können direkt über einen normalen Scanner in das DMS zur Dokumentendigitalisierung eingelesen werden. Wenn die entsprechende Software vorhanden ist, wird dabei auch gleich das Dokument klassifiziert und für die Volltextsuche indexiert. Wenn die Papierflut mit dem normalen Scanner nicht mehr zu bewältigen ist, lohnt sich die Investition in ein spezialisiertes Gerät. Einige Systeme sind in der Lage, mehrseitige Dokumente zu erkennen und automatisch zusammenzuführen. Manche Anbieter bieten auch einen Scanning Service an, bei dem Sie Ihre Dokumente für Sie einscannen.

Einlesen von elektronischen Dokumenten

Das Einlesen von Mails und anderen elektronischen Dokumenten kann sowohl von Hand als auch automatisch erfolgen. Über eine Schnittstelle zum Mailprogramm können Mails mit gewissen Betreffzeilen oder Absendern direkt ins Dokumentenmanagementsystem eingelesen und entsprechend verarbeitet werden. So wird die Dokumentenverwaltung vereinfacht.

Erstellen von elektronischen Dokumenten

Viele häufig verwendeten Dokumenttypen können Sie ganz einfach innerhalb des DMS erstellen. Dadurch können Sie das Dokument mit anderen Nutzern teilen und den Bearbeitungverlauf des Dokuments speichern. Ausserdem lässt sich das Dokument gleich katalogisieren.

Offertenbeispiel für DMS

Branche / Unternehmen Anforderungen
Consulting

Eine GmbH im Consultingbereich sucht ein einfaches Dokumentenmanagementsystem. Bisher sind die Dokumente im Filemanager abgelegt und sollen nun auf dem NAS mit einem DMS organisiert werden. Man benötigt nur eine Adminlizenz. Als zusätzliche Funktionen benötigt man die Volltextsuche und eine Nachverfolgung.

Liegenschaftsverwaltung

Eine Liegenschaftsverwaltung möchte eine DMS Lösung evaluieren. Bisher wurde alles mit Papier verwaltet und archiviert. Als Immobiliensoftware setzt man Rimo ein und eine Schnittstelle wäre wünschenswert. 10 Mitarbeiter benötigten Zugriff auf die DMS Software. Zu folgenden Funktionen wünscht man eine Beratung: 

  • Archivierung
  • Volltextsuche
  • Nachverfolgung
  • Automatisierter Workflow

Es wird auch darüber nachgedacht, einen Scanning Service zu beziehen.