DMS

DMS Archivierung

DMS sind ideal für die Archivierung von Dokumenten. Schweizer Unternehmen sind verpflichtet, verschiedene Dokumente über längere Zeit zu archivieren. In physischer Form müssen dabei nur die Jahresrechnung, Wertpapiere und Verträge gelagert werden. Die DMS Archivierung ist für alle anderen Dokumente optimal.

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DMS Vorteile - Archivierung

Ein elektronisches Datenarchiv über ein Dokumentenverwaltungssystem bietet folgende Vorteile gegenüber einer physischen Datenverwaltung oder der einfachen elektronischen Lagerung ohne DMS:

  • Ausfall- und Verlustsicherung
  • Zurgriffssicherung und Manipulationsresistenz
  • Platzersparnis
  • Automatische Löschung
  • Suchfunktion

 

 

Unabhängig , einfach und kostenlos.

So funktioniert Gryps

DMS Archivierungsmöglichkeiten

Ein Dokumentenmanagementsystem kann archivierte Daten an mehreren Orten, auch ausserhalb des Unternehmens, speichern. Wenn ein Datenträger beschädigt wird, existiert ein Backup von den verlorenen Daten. Auch Daten, die auf Papier gelagert werden, können beschädigt werden, sei es durch Hochwasser oder Feuer. Unterlagen, die über ein Dokumentenmanagementsystem archiviert sind, können selbst solche Katastrophen überleben.

DMS mit Zugriffssicherung und Schutz vor Manipulation 

Einige Archivdokumente müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt und alle Zugriffe müssen aufgezeichnet werden. Beide Aufgaben sind mit einer Dokumentenverwaltung kein Problem. Eine weitere Herausforderung liegt darin, zu verhindern, dass die archivierten Daten im Nachhinein manipuliert werden. Das kann über sogenannte WORM

-Speicher (Write once read many/multiple) gewährleistet werden. Die WORM-Eigenschaft kann durch die physikalische Eigenschaft des Speichermediums oder aber durch eine entsprechende Software zustande kommen.

DMS für Platzersparnis

Es ist nicht immer einfach, einen geeigneten Platz für ein Papierarchiv zu finden. Neben dem reinen Platzbedarf muss auch die maximale Bodenbelastung beachtet werden. Das ist besonders schmerzhaft, wenn man bedenkt, dass all dieser Platz nicht produktiv genutzt wird. Mit einem DMS kann das physische Archiv auf ein Minimum reduziert werden.

DMS mit automatischer Löschung

Ein DMS kann so programmiert werden, dass gewisse Dokumente automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Physische Dokumente müssen mühsam aussortiert und entsorgt werden. Dabei muss man beachten, welche Dokumente wie lange gelagert werden und welche vor der Entsorgung unkenntlich gemacht werden müssen. Diese Probleme existieren bei einem DMS nicht.

DMS Suchfunktion

In vielen Fällen werden archivierte Dokumente nicht mehr angeschaut. Doch wenn Dokumente mal aus dem Archiv entnommen werden müssen, geht es oft um Rechtsstreitigkeiten. In diesen Fällen ist eine gute Suchfunktion ein grosser Vorteil. Mit einem DMS lassen sich die richtigen Dokumente schnell und vor allem vollständig aus dem Archiv holen. Zudem wird das physische Archiv kleiner und damit übersichtlicher.

Offertenbeispiele für DMS
Branche / Unternehmen Anforderungen
Medien & Kommunikation, 4 User

Die Personalabteilung eines Unternehmens aus der Medienbranche möchte DMS Software evaluieren, um dem Ziel des papierlosen Büros näher zu kommen. Es müssen alle Personaldossiers gescannt und digitalisiert werden. Das gesuchte DMS benötigt eine Volltextsuche und eine Schnittstelle zum ERP System Abacus.

Produktion, 3 User Ein kleines KMU in der industriellen Produktion mit 10 Mitarbeitern benötigt ein DMS System. Das System soll als Know-how-Datenbank zum schnellen Wiederauffinden von Projekten, Problemstellungen und -lösungen dienen. Es sollen Textdokumente abgelegt und zum Teil durch Fotos dokumentiert werden. Die Dokumente sollen untereinander verknüpfbar und mit Volltext- und Keywordsuche auffindbar sein.