Dokumente digitalisieren via DMS

Die Digitalisierung von Dokumenten ist auf mehrere Arten möglich: Scannen von Dokumenten, Einlesen von E-Mails, direktes Erstellen von Dokumenten im DMS etc. Unsere KMU-Einkaufsexperten arbeiten mit rund 60 geprüften Anbietern für die Dokumentendigitalisierung in der Schweiz zusammen und finden drei passende für Sie.

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Wie werden physische Dokumente ins DMS integriert?

Während digitale Dokumente bereits während der Erstellung bzw. der Verarbeitung vom Dokumentenmanagementsystem erkannt und erfasst werden, müssen physische Dokumente – also Akten, Pläne, Fotokopien und andere Ausdrucke – zuerst digitalisiert werden.

Tipps der KMU-EinkaufsexpertenAchten Sie darauf, dass die physischen Dokumente, die ins DMS übernommen werden, bereits beim Digitalisieren in die DMS-Kategorien eingeordnet und gefiltert werden können.
Wenn Sie ganz neu mit DMS anfangen: Lassen Sie zuerst Ihr DMS konfigurieren, bevor Sie daran gehen, Ihr ganzes Archiv zu digitalisieren. So werden die digitalisierten Dokumente von Anfang an am richtigen Ort abgelegt.

Wie lassen sich physische Dokumente digitalisieren?

Physische Dokumente können Sie über einen Scanner ins Dokumentenmanagementsystem einlesen, beispielsweise in Form von Adobe PDF. Wenn die entsprechende Software vorhanden ist, wird das Dokument dabei gleich klassifiziert und für die Volltextsuche indexiert. Je nach Schnittstelle läuft dabei die Erfassung im DMS automatisch oder muss manuell gemacht werden.

Profi-Scanner im eigenen Betrieb

Ist die Papierflut in Ihrem KMU mit dem gewöhnlichen Scanner nicht mehr zu bewältigen, lohnt sich die Investition in einen professionellen Scanner. Einige Systeme sind in der Lage, mehrseitige Dokumente zu erkennen und automatisch zusammenzuführen. So wird die Dokumentendigitalisierung stark vereinfacht und läuft effizienter ab. Die Anbindung ans DMS erfolgt in der Regel automatisch.

Scanning-Services

Bei kleineren Volumen lohnt sich die Anschaffung eines Scanners mitunter nicht. Verschiedene Anbieter führen daher einen Scanning-Service: Dokumente werden bequem für Sie eingescannt und ins DMS übertragen. So entfallen bei der DMS-Digitalisierung die Kosten für die Anschaffung eines Profi-Scanners und für die Wartung des Geräts. Sinnvoll ist dies vor allem bei Dokumenten, die nicht dringend rasch ins DMS erfasst werden müssen. Denn der «Umweg» über einen externen Scanning-Service nimmt meist etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Autor: Peter Stöferle