Online Meeting Tools – Zoom, Teams und Co.

Collaboration

Online-Meeting-Tools sind eine Kommunikations­plattform, die sich für grosse und kleine Unter­nehmen eignen. Zu den wichtigsten Funktionen von Online-Meeting-Tools zählen:

  • Audio-, Video- und Webkonferenz
  • Chat und Gruppenchats
  • Teamarbeit in Echtzeit über z.B. Office 365 möglich
  • Anrufe über die App
  • Je nach Anbieter bis zu 10’000 Teilnehmende / Zuschauer an Konferenzen möglich

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Online Meeting Lösungen für Remote Work

Microsoft Teams und Co. sind nicht mehr weg­zu­denkende Tools in Zeiten von Homeoffice, Remote Work und mobilem Arbeiten. Die Kommu­nikations­lösungen ermöglichen es Unternehmen und ihren Mit­arbeitenden mit derselben Effizienz wie bei persönlichem Kontakt Meetings abzuhalten, Schulungen durch­zuführen oder Terminbuchungen vor­zunehmen.

Zu den bekanntesten Online Meeting Tools zählen:


Microsoft Teams

Microsoft Teams ist in die Office 365 Palette von Microsoft Office integriert. Damit bietet die Kommu­nikationslösung den wichtigen Vorteil, auch Produkte wie Word, Excel und PowerPoint über die Cloud in Echtzeit zugänglich zu machen. MS Teams ist auch als naheliegende Alternative zu Skype for Business bekannt, da letzteres in MS Teams integriert wurde.

Teams für effizientes Home Office
Teams ermöglicht die Erstellung von Arbeitsteams bestehend aus Personen im und ausserhalb des Unternehmens. Jedes Team kann verschiedene Kanäle zu unter­schiedlichen Themen anlegen.

Teams for Education
MS Teams for Education ist auch für Lehr­personen gedacht. Darüber lassen sich Teams für Klassen, Lehrer oder Lerngruppen ein­richten.

Messaging / Instant Messaging
Mit der Chatfunktion können über die Kanäle Gruppenchats geführt werden oder Personen auch direkt und privat angeschrieben werden.

Anrufe / Telefonkonferenzen
MS Teams macht über Voice over IP (VoIP) die Cloud-Telefonie möglich. Bestehende Nummern können bequem portiert und neue hinzugebucht werden. Alternativ lässt sich via Direct Routing auch die physische Telefon­anlage in Teams integrieren, die bestehenden Nummern müssen nicht portiert werden und der Telefonie­anbieter wird behalten.

Meetings
Mit Meeting können Videokonferenzen abgehalten werden. Die Teil­nehmenden werden anderen Team­mitgliedern als beschäftigt angezeigt. Die Konferenzen können aufgezeichnet und danach via Microsoft Streams auch anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

Für grosse Live-Events können Aufnahmen von bis zu 10’000 Teil­nehmenden ausgespielt werden.

MS Team Bots
MS Teams bietet eine Reihe verschiedener Bot­ Funktionen an, zum Beispiel um ohne Selbstaufwand Termine zu organisieren, Umfragen zu starten oder auch Abstimmungen durch­zuführen.


Zoom

Zoom ist eine softwarebasierte Konferenz­raumlösung, die die Video- und Audio­konferenzen sowie Chats und Webinare auf nahezu allen Endgeräten ermöglicht. Zoom ist eine moderne Alternative zu Microsoft Teams, Skype for Business und Google Meet. Die Plattform ist bekannt für ihre intuitive Benutzer­oberfläche.

Zoom für effizientes Home Office
Zoom bietet Kalenderintegrationen für bekannte Anbieter (Outlook, Gmail oder iCan). Dazu können mehrere Teil­nehmer gleichzeitig die Bildschirme teilen und während eines interaktiven Meetings mit Anmerkungen versehen.

Zoom for Education
Zoom for Education ist für die Ausbildung gedacht und hilft verschiedenen Institutionen, sich während der Corona Pandemie über Wasser zu halten und ihr Programm weiter durchführen zu können. Zoom bietet weltweit einen kostenlosen Service für Schulen an.

Instant Messaging
Die Zoom Chatfunktion ermöglicht die Erstellung und den Austausch sowohl von den privaten als auch von den öffentlichen Gruppen. Zoom bietet auch die Inhaltsdurchsuchung, Datenfreigabe und ein 10-Jahres-Archiv an.

Telefonkonferenzen / Anrufe
Die Anruffunktionen ermöglichen weltweit eine sichere HD Audio Verbindung für Gespräche.

Zoom – kostenlose Funktionen
Zoom bietet kostenlose Gruppen­konferenzen mit einer Laufzeit von 40 Minuten an. Meetings unter vier Augen sind bei der kostenlosen Version nicht zeitlich begrenzt.

Darüber hinaus stehen kosten­pflichtige Abon­nements zur Verfügung, um die Anzahl der Teil­nehmenden zu erhöhen, die Laufzeit zu verlängern und erweiterte Funktionen freizuschalten. Dabei ermöglicht Zoom mit Breakout-Räumen eine Funktion, die sich bestens für Webinare und Workshops eignet.

Mit der Funktion Breakout Rooms können Videokonferenzen oder Audio Meetings je nach Bedarf in separate, kleinere Sitzungen aufgeteilt werden. Der Meeting-Host kann die separaten Meetings definieren, alle Teil­nehmenden auf die Meetingräume verteilen und jederzeit zwischen den Sitzungen wechseln.


Google Meet

In Google Meet – ehemals Google Hangouts – können Sie Chats und Video Meetings führen. Die Anrufe sind über WiFi und über das mobile Netz möglich. Google Meet ist eine Alternative zu Zoom, Microsoft Teams und Skype for Business.

Mit Google Meet können Sie eine Unterhaltung am Desktop-Computer beginnen und am Smartphone fortsetzen, ohne dabei den Anschluss zu verlieren.

Google Meet for Education
Google Meet ist auch für Lehrpersonen gedacht. Es können also auch Meetings für Klassen, Lehrer oder Lerngruppen erstellt werden.

Instant & private Messaging
Mit Google Meet können Sie auf Distanz mit mehreren Personen und Gruppen chatten. Der Chat funktioniert im Browser Ihres Computers und in den mobilen Anwendungen für Android und iOS.

Telefonkonferenzen & Anrufe
Um einen Audioanruf zu tätigen, benötigen Sie keine Handynummer. Es reicht, wenn Sie einen Google Account erstellen. Auf diese Weise können Sie jeden per Call oder Nachricht kontaktieren, der ebenfalls über einen Google Account verfügt.

Google Meet Meetings
Google Meet ist eine sehr praktische Plattform für berufliche Zwecke. Die Funktionen sind un­kompliziert und die intuitive Erstellung von Meetings für die Arbeit wird ermöglicht. Google Meet ist auch mit anderen Konferenz­lösungen kompatibel (z.B. Skype for Business und Polycom).


Cisco Webex

Als Alternative zu Zoom und anderen Video­konferenz­systemen konnte sich Cisco Webex durchsetzen. Cisco verspricht mit Webex Meetings realitätsnahe Kommunikation unabhängig vom Standort. Webinare, Remote Support, Online-Schulungen und Webcasts können für mehr als 40’000 Zuschauer mit Cisco Webex Meetings umgesetzt werden.

Cisco Webex Teams
Mit Webex Teams lässt sich die Zusammenarbeit im Team optimieren. Alle Webex Teams Anwendungen sind unterwegs nutzbar. Die Nachrichten sind End-to-End verschlüsselt und die Dateifreigabefunktion erlaubt ein Durchsuchen der übersichtlich gestalteten Dateistruktur. Mobile Geräte lassen sich unterwegs während Meetings als Whiteboards nutzen.

Webex Teams – individuelle Anpassungen
Cisco Webex Teams bietet Integrationen für die gängigsten Business-Anwendungen. Einige wenige Beispiele sind:

  • Twitter
  • Zendesk
  • Google Calendar
  • Google Drive
  • Box

Eine Integration von beliebten Business Anwendungen gehört für hochqualitative Produkte wie Cisco Webex Teams zum Standard.


GoToMeeting

GoToMeeting ist eine weitere Alternative für Videokonferenzen. Dieses Produkt bietet viele Features, die sich vor allem für Selbständige und Unternehmen eignen, deren Kern­geschäft Webinare sind.

GoToMeeting Optionen
Grundsätzlich werden drei Standardlösungen angeboten. Zum einen das STARTER Paket mit eingeschränkten Funktionen für 100 Teil­nehmenden, zum anderen das PRO Paket mit allen Funktionen für 500 Teil­nehmenden und zuletzt das PLUS Paket für 1’000 Teil­nehmer und Teilnehmerinnen. Für mass­geschneiderte Lösungen kann GoToMeeting auch individuell angepasst werden.

GoToMeeting Vorteile
Bereits im STARTER Paket werden viele Funktionen geboten. Dazu gehören unter anderem diese Features:

  • Umfragen
  • E-Mail-Automatisierung
  • Aufzeichnungen
  • Webinare auf Plattform GoToStage veröffentlichen

Für weitere Vorteile empfiehlt sich das PRO oder PLUS Abo. Diese bieten dieselben Funktionen und unterscheiden sich nur in der maximalen Teil­nehmer­zahl. Zu den Features gehören unter anderem:

  • Ein Videoeditor-Zugang
  • Englische Transkription der Videos
  • Simulierte Live-Events
  • Keine Downloadpflicht, um den Dienst zu nutzen


Zoho

Mit Zoho haben Sie diverse Online Meeting Tools auf einer Plattform. Sie können die interne Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitenden vereinfachen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit durch effizientere externe Kommunikation stärken.

Interne Kommunikation
In Zoho sind z.B. Tools wie E-Mail, Telefonie und Chatmöglichkeiten alles in einem enthalten. Die Chats können in Form von Privat­gesprächen geschehen oder auch in Gruppen. Zusätzlich können Sie auch ein internes soziales Netzwerk errichten, damit Infos ausgetauscht und die Zusammenarbeit durch die Meeting-Funktion verbessert werden kann.

Externe Kommunikation
Die Kommunikation gegen aussen kann ebenfalls mit Zoho unterstützt werden. So sind Funktionen enthalten, die den Supportprozess optimieren (z.B. Live-Chat), Ihre Social Media Posts planen oder sogar eine Remote­unterstützung anbieten. Dies dient alles dazu, dass Sie Ihren Kunden bei allfälligen Problemen so schnell wie möglich zur Hilfe kommen können.


Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex & GoToMeeting Support

Unsere über 240 geprüften IT-Anbieter haben Erfahrung und Expertise in der Installation, Implementierung und im Support verschiedener Collaboration Softwares und Lösungen. Neben den auf dieser Seite erwähnten Produkten gibt es auch professionelle Telepresence-Systeme. Diese sind qualitativ hochwertiger, was das Equipment, die Software und damit auch die Übertragung des Audio- und Videosignals betrifft. Unsere KMU Experten helfen Ihnen gerne dabei, den passenden Anbieter für Ihre Anforderungen zu finden.


Vorteile von E-Collaboration

Ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitenden E-Collaboration-Tools anbietet, kann unter anderem von diesen Vorteilen profitieren:

  • Ortsunabhängige Zusammenarbeit
  • Echtzeitzugriff auf alle Daten und Informationen
  • Informationsaustausch
  • Wir-Gefühl bei virtuellen Videokonferenzen
  • Kostensenkung durch Optimierung der Kommunikationsprozesse und Auslassen von Unternehmensreisen

Weiter zur detaillierten Auswahlhilfe für Collaboration-Tools.

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