Homeoffice-Lösungen in der Schweiz – Anbieter finden

Collaboration Tools für Remote Work

Home-Office Programme für die Arbeit von Zuhause aus ermöglichen es, dass Team-Mitglieder zur gleichen Zeit von sämtlichen Orten auf der Welt gemeinsam arbeiten können. So erschafft Remote Work neue Wege der Online Zusammenarbeit in und zwischen Teams. Hierzu einiger Punkte und Tipps, wie Remote Work möglichst unkompliziert und schnell gelingt:

Home Office Lösungen – Technologie

Diese Technologien kommen rund um Homeoffice zum Einsatz:

• Collaboration Lösungen: Videokonferenzsysteme und Tools wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet etc.
• Cloud-basierte Office Tools wie Office 365, Google Docs etc.
• Cloud Computing Dienste wie IaaS, DaaS ,Online Speicher etc.
• Cloud-basierte Anwendungen z.B. CRM Software, ERP, Zeiterfassung etc.

Home Office Organisation

Neben der technischen Infrastruktur geht es beim Wechsel ins Home Office vor allem auch um organisatorisches. Hierzu einige Tipps, wie die Umstellung problemlos gelingt:

1. Wer soll zuerst ins Home Office?

Handelt es sich um Büroarbeitsplätze, ist die Einführung von Home Office für die Mitarbeitenden in der Regel machbar. Wenn die Umstellung sehr schnell erfolgen soll, empfiehlt es sich zu überlegen, welche Mitarbeitende zuerst ins Home Office geschickt werden sollen. Dazu sind z.B. diese Fragen zu bedenken:

• Wer kann ohne grosse technischen Aufwände direkt ins Homeoffice wechseln? Z.B. Mitarbeitende mit Firmen-Notebooks, Handys und Cloud-basierten Tools
• Wer arbeitet bereits teilweise im Home Office oder ist viel im Aussendienst unterwegs?
• In der aktuellen Situation der Corona Epidemie sind diese Punkte zusätzlich wichtig:
  • Wer pendelt und nutzt ÖV intensiv?
  • Sitzen Mitarbeitende im Büro eng zusammen?
  • Wer ist von Schulschliessungen seiner Kinder betroffen und benötigt mehr Präsenz zuhause?
  • Wer gehört aufgrund von Vorerkrankungen oder Alter zu einer besonders gefährdeten Zielgruppe?

2. Welche Tools & Zugriffe benötigen Mitarbeiter im Home Office?

Firmen, die bereits konsequent auf cloud-basierte Softwares setzen, haben es einfacher, auf Home Office umzustellen. Zusätzlich hilft die Kommunikation via GSM-Erweiterung für private Mobiltelefone und ein Online-Chat-Tool wie z.B. Slack. Zudem muss geklärt werden, ob die Mitarbeitenden Notebooks vom Unternehmen erhalten oder die BYOD-Strategie (Bring-your-own-device) eingeführt wird.

Sind folgende Zugriffe vorhanden oder müssen diese noch eingerichtet werden?

• Firmen-E-Mail-Account
• Datenspeicher / Fileablage
• Benötigte Office Tools (idealerweise cloud-basiert wie Office 365 oder Google Docs), falls bisher mit lokalen Office Lizenzen gearbeitet wurde und kein Office 365 im Einsatz ist, wäre allenfalls vorübergehend ein Wechsel auf ein kostenloses Open Source System wie LibreOffice (Bearbeitung mit MS Office-Dokumenten) möglich
• Branchenspezifische Software wie CRM, ERP, CAD etc.
• Kommunikationstools wie Telefonie und Online-Chat
• Security: Sind die privaten PCs sicher genug? Welche Anti-Virus-Software und Firewalls sollten unbedingt verwendet werden, um die Geschäftsdaten nicht zu gefährden, wenn von privaten PCs aus gearbeitet wird?

3. Wie wird im Home Office kommuniziert?

Wenn klar ist, wer im Home Office arbeiten soll, ist die Frage der Kommunikation und Erreichbarkeit sicherzustellen:

• Ist die Telefonzentrale besetzt und sind die genutzten Firmennummern erreichbar?
• Haben Mitarbeitende kein Firmenhandy, so ist gegebenfalls eine App des Telefonieanbieters vorhanden, die als GSM Erweiterung auf den Mitarbeiterhandy installiert werden kann. So können diese weiterhin unter der gewohnten Firmennummer telefonieren und generieren keine privaten Gesprächskosten.
• Zur vereinfachten Kommunikation mit Mitarbeitenden und im Team untereinander hilft ein Online-Chat, in dem Mitarbeitende zu normalen Büroarbeitszeiten erreichbar sein müssen. Mögliche Tools, die kostenlos oder günstig für kleinere Teams zu haben sind, sind z.B. Slack, Google Hangout, Skype oder Microsoft Teams.
• Meetings, die nicht mehr vor Ort stattfinden, können via Videokonferenzsysteme durchgeführt werden. Dazu sind die oben genannten Tools ebenfalls sehr gut nutzbar, auch zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Bei Videokonferenzen ist darauf zu achten, dass störende Nebengeräusche wie Musik oder Gespräche von anderen Familienmitgliedern vermieden werden.

4. Klare Ziele und Aufgaben festlegen

Wenn Home Office neu eingeführt wird und Mitarbeitende kaum oder noch wenig Erfahrung damit haben, gilt es sicherzustellen, dass beide Seiten mit der neuen Situation adäquat umgehen können und keine Konflikte daraus entstehen. Es hilft, wenn mit den Mitarbeitende ganz konkret besprochen wird, wie die Erreichbarkeit sein muss und welche Aufgaben zuhause zu bearbeiten sind. Alle Seiten sollten sicherstellen, dass die Aufgabenerledigung von zuhause aus genauso zuverlässig und schnell erfolgt wie im Büro. Wer bisher noch keine Hilfsmittel wie online To Do Listen oder Projekttools verwendet hat, kann diese einführen. Hilfreich kann z.B. das kostenlose Tool Trello sein.

5. IT-Unterstützung hinzuziehen

In KMU, die noch keine Cloud Server oder cloud-basierten Office Tools im Einsatz haben, müssen zuerst die technischen Grundlagen geschaffen werden, damit Home Office überhaupt eingeführt werden kann.. Erfahrene IT Spezialisten im Bereich Collaboration und Cloud Computing können dabei unterstützen, dass die Umstellung auf Home Office möglichst störungsfrei für das operative Geschäft möglich ist.

Digitaler Workplace Vorteile

In der aktuellen Situation mit dem COVID-19 sind viele Unter­nehmen dazu gezwungen, Home Office zu ermöglichen. Für Schweizer Unter­nehmen lohnt es sich obendrein aus mehreren Gründen, Home Office als Option anzubieten:

• Finanzielle Aussichten: Die Umstellung von gewöhnlichen stationären PCs zu mobilen Tool-Sets aus Laptop und Smartphone lohnt sich finanziell. Bring-your-own-device ist ebenfalls eine praktische Möglichkeit für kleinere Unter­nehmen. Zudem können die Miet­kosten extrem sinken, da die Nach­frage nach grossen Arbeits­plätzen nicht mehr relevant ist. Auch auf Dienst­reisen kann verzichtet werden, da man z.B. durch Videokonferenzen teilnehmen kann. Die Folge ist ein transparenterer Budget­einsatz.
• Work-Life-Balance: Im Kampf um Fachkräfte ist es sehr wichtig für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden ein optimales Arbeits­umfeld zu bieten, damit die Angestellten sich wohl und motiviert fühlen, um gute Arbeit zu leisten. Dank Homeoffice kann jeder Angestellter bzw. Angestellte den Arbeits­platz nach eigenem Geschmack einrichten. Studien zeigen, dass mehr als 65% der Mitarbeitenden Homeoffice als einen positiven Effekt auf die Work-Life-Balance empfinden und produktiver sind.
• Sofortige Rückkopplung: Durch die Digitalisierung des Arbeits­platzes, z.B. ICT Arbeitsplätze, IT Services, Unternehmensapp, können die Angestellten immer erreichbar sein. Diese Interne Kommunikation ist sehr wichtig, um Ziele zu setzen und die Arbeits­beziehung zwischen Angestellten zu stärken.

Weitere Informationen finden Sie auf der detaillierten Auswahlhilfe für Collaboration Tools.