Collaboration – Ihr Einkaufsratgeber

Collaboration

Wenn Sie auf der Suche nach einem Collaboration Tool für Ihr KMU sind, finden Sie hier die passenden Anbieter, die Ihnen die Zusammenarbeit und Interaktion in und zwischen Teams erheblich vereinfachen. 

Mit unseren Expertentipps und Informationen rund um E-Collaboration Tools erleichtern wir Ihnen den Evaluierungs- und Beschaffungs­prozess.

Unsere KMU Experten von GRYPS arbeiten mit über 240 geprüften Colla­boration Partnern in der Schweiz zusamme und finden für Sie bis zu drei passende Anbieter.

Kostenlos 3 Offerten für Collaboration Services erhalten



Falls Sie bereits einen User haben, können Sie mit dem Passwort die Eingabe der Kontaktdaten abkürzen.
*Mit dem Absenden stimmen Sie unseren Nutzungsbedingungen zu und nehmen Sie unsere Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis.
Fortschritt: 0%

gryps.ch - Ihre KMU Einkaufsexperten
unabhängig, einfach und kostenlos

step by step icons

Weitere Infos zu unserem Service

Collaboration Schweiz – das Wichtigste

  • Um die Arbeit beim Remote-Arbeiten im Homeoffice besser zu organisieren, stehen viele verschiedene Collaboration Tools, wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack, etc. zur Verfügung.
  • Collaboration Tools senken die Kosten und steigern gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen.
  • Sobald die Mitarbeitenden vom Homeoffice aus arbeiten, müssen datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet werden, um einem möglichen Datenschutzverstoss vorzubeugen.

Auswahlkriterien für Collaboration Tools

Bevor Sie sich mit den einzelnen E-Collaboration Tools auseinandersetzen ist es hilfreich, diese Aspekte zu klären:

  • In welchem Bereich wird ein Collaboration Service benötigt (Home Office, CMS, Organisation etc.)?
  • Welche Dienstleistungen sind notwendig (Beratung, Planung, Tool Konfiguration etc.)?
  • Wie viele Mitarbeitende sind im Unternehmen beschäftigt? Sind diese über die IT-Massnahmen informiert?
  • Sind bereits Collaboration Tools im Einsatz?
  • Welche Tools möchten Sie neu implementieren?
  • Was ist Ihr geplantes Budget für Implementierung und Setup?
  • Was ist Ihr jährliches Budget für laufende Kosten (Lizenzen, Infrastruktur, SLA)?


Was kostet eine E-Collaboration-Lösung?

Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für eine Collaboration-Lösung rechnen müssen, befragten unsere KMU Einkaufsexperten Collaboration-Anbieter in der Deutsch­schweiz anhand eines Beispiels nach ihren Preisen:
Collaboration Lösung für AG mit 40 Mitarbeitern aufgrund Ausbau Home Office

Die Kosten für eine Collaboration-Lösung liegen im Schnitt bei ca. 7'200 CHF.
Hinzu kommen jährliche Lizenzkosten, die sich bei 40 Mitarbeitenden auf ca. 5'000 - 6'000 CHF / Jahr belaufen.

Aufgrund unterschiedlicher Kostenmodelle variieren die Preise zum Teil stark, ein Vergleich lohnt sich.


Beschaffungstipps für Collaboration-Tools von unseren Ein­kaufs­experten

  • Mithilfe einer Open Source Collaboration werden alle nötigen Arbeitstools für ein Dokumenten- und Auf­gaben­management sowie Projektmanagement vereint.
  • Die Software wird mit dem offenen Quell­code (Open Source) und mit API ausgeliefert. So können Nutzer Audio- und Videokonferenzen für Gruppen durchführen.
  • Mitarbeitende, die von Zuhause aus arbeiten, müssen im Umgang mit Informationen und Cloud Computing Lösungen aufgeklärt werden, um Cyberangriffe zu verhindern.
  • E-Collaboration und Remote Work sind Trends, die auch nach der Corona Krise bestehen bleiben.


Collaboration Tool Funktionen

E-Collaboration Tools weisen meist mindestens eine dieser oder ähnliche Funktionen auf:

  • Cloudspeicher
  • Zugriffs- / Rechteverwaltung für Ansicht und Bearbeitung von Dateien in Organisationen und Teams
  • Kommentarfunktion
  • Sonstige organisierte Kommunikationsmöglichkeiten (z.B. Text Chats, Video Chats, Channels, Group Chats, Voice Call)
  • Gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien
  • Integration von externen Kommunikationskanälen (z.B. E-Mails)
  • Ticketing System
  • Gemeinsame Inbox zur kollektiven Aufarbeitung

Die populärsten Collaboration Tools bieten meist auch die Möglichkeit, die Anwendungen an die eigenen Anforderungen anzupassen. Diese Funktionen er­for­dern in vielen Fällen einen grossen Aufwand und gehen mit entsprechenden Kosten einher. Je nach Anforderungen des Unternehmens amortisiert sich diese Investition jedoch schnell und wirken sich positiv auf das Projektmanagement aus. Daher ist im Einzelfall abzuklären, ob sich aus­schliesslich Standard­funktionen und -schnitt­stellen oder auch massgeschneiderte Funktionen für die Integration Ihrer Unternehmensprozesse lohnen.


E-Collaboration Tool Kategorien

Unter anderem gibt es diese Kategorien von Collaboration Tools:

  • Projektmanagement Tools
  • Kundenservice Tools
  • Kommunikationstools
  • Design Tools
  • Tools zur Bearbeitung von Dokumenten
  • File Sharing Tools
  • Organisationstools

Die Tool Kategorien lassen sich weiter in Unterkategorien unterteilen. Social Collaboration Tools entwickeln sich immer weiter und eröffnen neue Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit im Team.


Collaboration für externe und interne Kom­muni­kation

Es gibt verschiedene Arten von kollaborativen Kommunikationstools, die die Zusammenarbeit im Unternehmen ermöglichen oder vereinfachen. Die wichtigsten Collaboration Tool Kategorien sind diese:

  • UCC – Unified Communication & Collaboration

UCC ist eine Erweiterung zur Unified Communication (UC), auch Real Time Communication (RTC) genannt. RTC Tools vereinheitlichen möglichst alle Kommu­nikations­kanäle auf einer zentralen Plattform. Kommunikationsprozesse werden dazu mithilfe der RTC Tools mit ERP, CRM oder Branchenlösungen verknüpft.

  • Collaboration Tools für online Meetings

Videokonferenztools bieten jeweils verschiedene Zusatzfunktionen, die meist mit einem entsprechenden Abonnement freigeschaltet werden können. In den Videochat Tools, wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet etc., sind textbasierte Chats sowie Telefonie Funk­tionen ebenfalls möglich.

  • Chat Tools

Chat Tools bieten viele komfortable Integrationen von Drittanbieter Tools sowie Chat Bots. Einige ermöglichen die Integration von E-Mails als vereinfachten Chat Verlauf sowie automatische Übersetzungen aller relevanten Sprachen. Zu den beliebtesten Tools zählen Slack, Spike, Fleep und Rocket Chat.

  • VoIP Funktionen

Für die sprachbasierte Kommunikation gibt es die sogenannte VoIP (Voice over IP), auch IP Telefonie genannt. VoIP Telefonie ist seit Ende 2019 in der Schweiz Standard und hat viele Vorteile gegenüber der herkömmlichen ISDN Telefonie. VoIP Funktionen, wie Konferenzen, Weiterleitungen, Warteschlangen, Skill Based Routings (z.B. für mehrsprachige Hotlines) usw., werden von den meisten VoIP Anbietern ermöglicht.


Kommunikationssysteme in Un­ternehmen

Damit das Kommunikationssystem perfekt auf das Unter­nehmen abgestimmt werden kann, sollten diese Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Die Analyse der Bedürfnisse und Anforderungen aller Anwender sollten abgeklärt und abgedeckt werden.
  • Das Kommunikationssystem sollte aktiv die Unternehmensprozesse unterstützen sowie die Collaboration und Kundenzufriedenheit fördern.
  • Das System passt zur Strategie des Unter­nehmens und fördert die Digitalisierung von Prozessen (Möglichkeiten für Integrationen).
  • Wichtige Funktionen für das Kundenerlebnis sollten auch im Home Office verfügbar sein (z.B. Weiterleitung eines Telefonats).
  • Auch beim mobilen Arbeiten sollte das System die IT Security Vorgaben einhalten können.
  • Das System sollte dem Know-how und der Kapazität des internen oder externen IT Teams entsprechen und Support kann gewährleistet werden.
  • Das Kommunikationssystem kann in die bestehende ICT-Infrastruktur eingebunden werden.
  • Die Skalierbarkeit wird gewährleistet.
  • Mindestens eine Finanzierungsoption des Kommunikationssystems passt zu den Bedürfnissen des Unternehmens.


Collaboration im Home Office

Bei den meisten Tools, die im Home Office von den Mitarbeitenden verwendet werden, handelt es sich um E-Collaboration Tools. Google Docs, Zoom, gemeinsame E-Mail-Postfächer, ERP, CRM, CMS zur ge­mein­samen Bearbeitung der Webseite und viele weitere zählen zu den Collaboration Tools, die die Zusammenarbeit ermöglichen.


Die Zukunft der Collaboration

Die Zusammenarbeit in Organisationen findet vermehrt digital statt. Die Prozesse lassen sich so präziser an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen als bei zwischenmenschlichen Prozessen mit persönlichem Kontakt. Viele Collaboration Tools ermöglichen zumindest eine Teilautomation von Prozessen, die die zwischenmenschliche Kommu­nikation effizienter gestaltet. So werden Zeit und dadurch auch Kosten gespart.

Startups sowie etablierte Firmen setzen vermehrt auf diese Technologien, um mehr Zeit für das Kern­geschäft aufwenden zu können und langfristig Ressourcen zu sparen. Bei KMU macht sich ebenfalls ein Trend Richtung Collaboration Tools bemerkbar, dieser hält sich aber noch in Grenzen. KMU, die diese Tools zur Zusammenarbeit nutzen, kehren aufgrund der langfristigen Vorteile höchst selten zu den früheren Lösungen zurück. Meist ist die Rück­kehr zu älteren Prozessen mit einer schlechten Planung oder Implementation der Collaboration Lösungen zu begründen.


Häufige Fragen zu Collaboration

Welche Online Meeting Lösungen bieten sich für Homeoffice und mobiles Arbeiten an?
In Zeiten von Homeoffice und mobilem Arbeiten sind Google Meets, Microsoft Teams und Co. nicht mehr wegzudenkende Tools. Die Kommunikationslösungen ermöglichen es Unternehmen und ihren Mitarbeitenden unter anderem, mit derselben Effizienz wie bei persönlichem Kontakt Meetings abzuhalten, Schulungen durchzuführen oder Terminbuchungen vorzunehmen. Dabei bieten sich insbesondere diese Tools an:
  • Microsoft Teams
  • Zoom
  • Google Meet
  • Cisco Webex
  • GoToMeeting

Wo werden Collaboration Tools eingesetzt?
Collaboration Tools werden in Unternehmen, Verbänden und Organisationen eingesetzt, um die Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen, auch über verschiedene Standorte hinweg, zu fördern, die Verwaltung von Aufgaben und Projekten zu erleichtern sowie einen besseren Austausch und Transparenz im Team zu ermöglichen.

Welche Funktionen sollte ein Collaboration Tool abdecken?
Um den Arbeitsalltag der einzelnen Mitarbeitenden optimal abbilden zu können und Probleme zu verhindern, die in den Arbeitsbereichen entstehen können, sollte das Collaboration Tool über diese Features verfügen:
  • Aufgabenplanung
  • Projektansichten und Aufgabenvisualisierung
  • Gemeinsame Dateiverwaltung und Wissensmanagement
  • Kommunikation im Team
  • Terminplanung und Kalenderfunktion
Was sind die Vorteile eines Collaboration Tools?
Erfolgreiches Teamwork ist ausschlaggebend, wenn man die Vorhaben und Projekte eines Unternehmens effektiv umzusetzen will. Dafür bietet ein Collaboration Tool zahlreiche Vorteile:
  • Koordination von Aufgaben und Projekten wird vereinfacht und interner Austausch gefördert
  • Ortsunabhängige und flexible Zusammenarbeit entsteht
  • Dokumente werden gemeinsam geteilt und bearbeitet
  • Produktivität wird im gesamten Team gefördert
  • Mehr Flexibilität wird bei Änderungen der Anforderungen geschaffen
  • Zeit und Geld wird gespart

Warum gewinnen Collaboration Tools an Bedeutung?
Schreibblöcke mit To-do-Listen findet man heute nur noch selten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung verändert sich die Art und Weise, wie man miteinander kommuniziert und arbeitet. Auch der E-Mail-Austausch wird weniger, weil sich in den Unternehmen fortschrittlichere Lösungen zur Kommunikation etablieren. Durch Cloud Collaboration Tools können Unternehmen die Qualität ihrer Zusammenarbeit erhöhen, ihre Effizienz steigern, Informationen zeit- und ortsunabhängig abrufen und den Mitarbeitenden somit auch Homeoffice ermöglichen.


GRYPS – die KMU Einkaufs­experten für ein Collaboration-Tool

Seit über 10 Jahren sind wir in der KMU Beschaffung tätig und setzen uns Tag für Tag engagiert und persönlich dafür ein, für KMU die passenden Anbieter zu finden. Durch die täglichen Erfahrungen mit den KMU Suchanfragen kennen wir den Markt und die Bedürfnisse der KMU sehr gut. Unser Ziel ist es, die Beschaffung eines Collaboration-Tools für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Geben Sie uns Ihre Kriterien via Fragebogen an und wir finden aus über 240 von uns qualifizierten Collaboration Anbietern die drei passenden für Sie.

KMU Support: +41 55 211 05 30 oder support[at]gryps.ch

×

Bewertungen für Gryps

Medienberichte über Gryps AG:

Medien logos