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Collaboration Tools – Auswahlhilfe

Die richtigen Collaboration Tools können die Zusammenarbeit in Teams und zwischen Teams erheblich vereinfachen. Diese Fragen helfen dabei, die beste Collaboration Lösung zu finden:

  • Welche Aufgaben erfordern häufige Kommunikation und Zusammenarbeit?
  • Ist die Zusammenarbeit in Bezug auf diese Aufgaben effizient genug?
  • Welche Tools können die Effizienz bei der Zusammenarbeit steigern?

Mit dem passenden aus über 240 geprüften Collaboration Partnern bei Gryps finden, planen und implementieren Sie schnell die Lösung für Ihre individuellen Anforderungen. Unsere Einkaufsexperten helfen Ihnen gerne, den passenden Partner für Collaboration Tools zu finden.

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Collaboration Tools

Collaboration Tools ermöglichen innovative Wege zur Zusammenarbeit in flexiblen Teams mithilfe von internetfähigen Anwendungen. Die Teams können mit diesen Tools zum Teil oder gänzlich virtuell miteinander kommunizieren.

Es kann sich bei Tools aller Art um Collaboration Software handeln. Das wichtigste Kriterium ist die Möglichkeit der virtuellen Zusammenarbeit.


Collaboration Tool Funktionen

Collaboration Tools weisen meist mindestens eine dieser oder ähnliche Funktionen auf:

  • Cloudspeicher
  • Zugriffs- / Rechteverwaltung für Ansicht und Bearbeitung von Dateien in Organisationen und Teams
  • Kommentarfunktion
  • Sonstige organisierte Kommunikationsmöglichkeiten (z.B. Text Chats, Video Chats, Channels, Group Chats, Voice Call)
  • Gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien
  • Integration von externen Kommunikationskanälen (z.B. E-Mails)
  • Ticketing System
  • Gemeinsame Inbox zur kollektiven Aufarbeitung

Die populärsten Collaboration Tools bieten meist auch die Möglichkeit, die Anwendungen an die eigenen Anforderungen anzupassen. Diese Funktionen erfordern in vielen Fällen einen grossen Aufwand und dieser geht mit entsprechenden Kosten einher. Je nach Anforderungen des Unternehmens amortisiert sich diese Investition jedoch schnell. Daher ist im Einzelfall abzuklären, ob sich ausschliesslich Standardfunktionen und -schnittstellen oder auch massgeschneiderte für die Integration Ihrer Unternehmensprozesse lohnen.
 

Collaboration Tool Kategorien

Unter anderem gibt es diese Kategorien von Collaboration Tools:

  • Projektmanagement Tools
  • Kundenservice Tools
  • Kommunikationstools
  • Design Tools
  • Tools zur Bearbeitung von Dokumenten
  • File Sharing Tools
  • Organisationstools

Die Liste ist nicht abschliessend, obwohl sich die meisten bekannten Tools in eine der genannten Kategorien einordnen lassen. Die Tool Kategorien lassen sich weiter in Unterkategorien unterteilen.
 

Kommunikationssysteme in Unternehmen

Es gibt unzählige Varianten von Kommunikationssystemen für KMU. Bei der Auswahl gibt es jedoch einige Punkte zu beachten. Damit das Kommunikationssystem perfekt auf das Unternehmen abgestimmt werden kann, sollten diese Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Die Analyse der Bedürfnisse und Anforderungen aller Anwender sollten abgeklärt und abgedeckt werden.
  • Das Kommunikationssystem sollte aktiv die Unternehmensprozesse unterstützen sowie die Collaboration und Kundenzufriedenheit fördern.
  • Das System passt zur Strategie des Unternehmens und fördert die Digitalisierung von Prozessen (Möglichkeiten für Integrationen).
  • Wichtige Funktionen für das Kundenerlebnis sollten auch im Home Office verfügbar sein (z.B. Weiterleitung eines Telefonats).
  • Auch beim mobilen Arbeiten sollte das System die IT Security Vorgaben einhalten können.
  • Das System sollte dem Know-How und der Kapazität des internen oder externen IT Teams entsprechen und Support kann gewährleistet werden.
  • Das Kommunikationssystem kann in die bestehende ICT-Infrastruktur eingebunden werden.
  • Die Skalierbarkeit wird gewährleistet.
  • Mindestens eine Finanzierungsoption des Kommunikationssystems passt zu den Bedürfnissen des Unternehmens.

 

Finanzierungsoption von Collaboration Software

Für die Finanzierung von Collaboration Software gibt es verschiedene Optionen. Diese Variieren von Anbieter zu Anbieter. Mögliche Optionen sind:

  • Kauf
  • Miete
  • Leasing
  • Leistungsvergütung nach Bedarf

Die Leistungsvergütung nach Bedarf konnte sich mehrheitlich durchsetzen und gewann bei Anbietern sowie Unternehmen an Beliebtheit. Der Vorteil ist, dass man nur das bezahlt, was man effektiv braucht. Die monatlichen oder jährlichen Zahlungen variieren somit je nach Bedarf. Die genauen Preismodelle unterscheiden sich von Software zu Software, da nicht jedes Preismodell für jede Software sinnvoll ist.

 

KMU Kosten Benchmark – Collaboration Preise Vergleich

GRYPS ist das grösste Offertenportal der Schweiz und findet für KMU und Private die passenden Anbieter. Damit Sie eine Vorstellung haben, mit welchen durchschnittlichen Kosten Sie für eine Collaboration-Lösung rechnen müssen, befragte GRYPS Collaboration-Anbieter in der Deutschschweiz anhand eines Beispiels nach ihren Preisen.
 

Collaboration-Lösung für AG mit 40 Mitarbeitern aufgrund Ausbau Home Office

Collaboration Lösung für AG mit 40 Mitarbeitern aufgrund Ausbau Home Office

Die Kosten für die Collaboration-Lösung liegen im Schnitt bei 7'200 CHF. Hinzu kommen jährliche Lizenzkosten, die bei 40 Mitarbeitern zwischen 5'000 - 6'000 CHF / Jahr betragen. Aufgrund unterschiedlicher Kostenmodelle variieren die Preise z.T. stark, ein Vergleich lohnt sich.


Collaboration im Home Office

Bei den meisten Tools, die im Home Office von den Mitarbeitern verwendet werden, handelt es sich um Collaboration Tools. Google Docs, Zoom, gemeinsame E-Mail-Postfächer, ERP, CRM, das CMS zur gemeinsamen Bearbeitung der Webseite und viele mehr zählen zu den Collaboration Tools, weil sie die Zusammenarbeit ermöglichen.
 

Workplace

Um Collaboration Tools überhaupt nutzen zu können, brauchen Mitarbeiter die entsprechende Ausrüstung. Die Einrichtung des Arbeitsplatzes – sei es zu Hause oder im Unternehmen – muss in Bezug auf die gewünschten Collaboration Tools geplant und umgesetzt werden. Mobiltelefone ermöglichen zum Beispiel mit den richtigen Collaboration Apps und Tools die mobile Telefonie mit der Nummer des Geschäfts. Für die Nutzung des CRM benötigt man ebenfalls ein entsprechendes Endgerät.


Die Zukunft der Collaboration

Die Zusammenarbeit in Organisationen findet vermehrt digital statt. Die Prozesse lassen sich so präziser an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen als bei zwischenmenschlichen Prozessen mit persönlichem Kontakt. Viele Collaboration Tools ermöglichen zumindest eine Teilautomation von Prozessen, die die zwischenmenschliche Kommunikation effizienter gestaltet. So werden Zeit und dadurch auch Kosten gespart.

Startups sowie etablierte Firmen setzen vermehrt auf diese Technologien, um mehr Zeit für das Kerngeschäft aufwenden zu können und langfristig Ressourcen zu sparen. Bei KMU macht sich ebenfalls ein Trend Richtung Collaboration Tools bemerkbar, dieser hält sich aber noch in Grenzen. KMU, die diese Tools zur Zusammenarbeit nutzen, kehren aufgrund der langfristigen Vorteile höchst selten zu den früheren Lösungen zurück. Meist ist die Rückkehr zu älteren Prozessen mit einer schlechten Planung oder Implementation der Collaboration Lösungen zu begründen.
 


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